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Si eres el responsable de obtener más ingresos para tu negocio, tu trabajo se complica a medida que creces. Tienes que hacer lo necesario para agilizar tus procesos y reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas para eliminar la mayor cantidad de distracciones posibles. No existe una solución mágica, pero estas cinco prácticas y sencillas tácticas pueden ayudarte a impulsar el crecimiento rápido con mucha más facilidad. 1. Ofrécele a tu equipo recursos de ventas y marketing que ahorran tiempo. Nadie de tu fuerza de ventas debería enviar correos electrónicos puntuales una y otra vez. Es un desperdicio de tiempo evitable, que se puede eliminar ejecutando un proceso replicable de redacción y envío de correos electrónicos. ¿Cuál es la solución más sencilla e inmediata? ¡Usa plantillas de correos electrónicos! Las mejores herramientas de CRM específicas para ventas deben ofrecer a los usuarios la capacidad de seleccionar una plantilla de correo electrónico precargada, solo haciendo clic en un botón. La verdad es que el contenido no debe tener un valor de producción digno de ganar un Oscar, ni tampoco tener el nivel literario de un escrito de Hemingway. Algo tan simple como una hoja de cálculo compartida llena de respuestas a las preguntas frecuentes o una colección de plantillas de correos electrónicos pueden reducir drásticamente la necesidad de escribir y volver a escribir la información. 2. Crea más tiempo durante las horas más productivas Una forma de ganarle a la competencia podría ser comenzando más temprano los días más productivos de tus equipos. Puede que no sea una decisión bien recibida. Pero piensa lo siguiente: no estarías añadiendo horas a la semana, estarías aprovechando las horas más eficientes. Según Dan Ariely, profesor de psicología y economía del comportamiento de la Universidad de Duke, las horas productivas del día son las primeras dos desde que te despiertas. Naturalmente, estas horas dependen de la rutina individual de cada uno, pero comenzar el día antes, hace que sea más probable que tu equipo llegue en sus mejores horas productivas. Dejar que tu equipo elija sus horarios (tomando en cuenta las reuniones programadas, claro está) puede generar mejores niveles de motivación y energía en la oficina. Estimula a tu equipo a aprovechar el día e iniciar sus tareas temprano. A menos que tu audiencia responda mejor a trabajar más tarde, tu equipo de ventas puede irse de la oficina más temprano y disfrutar más horas de sol después del trabajo. Además, si estás usando una herramienta CRM como Pipedrive, podrás rastrear cuándo tus representantes son más productivos y así utilizar ese conocimiento para aprovechar los mejores períodos de productividad. 3. Aplica ingeniería inversa para tus objetivos de ventas Puedes revisar los procesos de ventas previos para entender las acciones necesarias para el cierre. Con esta información puedes recrear un modelo de proceso con el tiempo promedio entre etapas, y encontrar un patrón de acciones replicable que haya funcionado consistentemente en el pasado. Puedes usar esta metodología de ventas basadas en acciones para encaminar a tu fuerza de ventas en un proceso ideal, en lugar de ejercer presión constante para que obtengan resultados. Tu equipo no puede controlar los resultados pero sí las acciones que ejecutan. Puedes determinar las mejores acciones posibles a realizar en cualquier momento del ciclo de ventas. Analiza lo que ha dado resultados en el pasado, y con esas acciones crea un proceso de ventas replicable. Un CRM de ventas como Pipedrive incluso prioriza estas acciones para que tu personal sepa exactamente lo que deben hacer y cuándo lo deben hacer siguiendo tu proceso de ventas establecido. 4. Crea roles especializados para aprovechar las habilidades superiores Desarrolla divisiones de habilidades claras y relevantes para que los especialistas de tu equipo puedan perfeccionar sus capacidades individuales. Tus mejores colaboradores deben usar sus habilidades más relevantes para aprovechar al máximo su tiempo y sus esfuerzos. Delinear claramente los roles puede potenciar la productividad y hacer que el equipo atienda mejor el recorrido del comprador basándose en sus habilidades singulares. Para lograrlo con éxito, averigua en qué se destaca cada persona de tu equipo y estimula sus virtudes. Además, ser más responsables de lo que les corresponde hacer en el proceso, los impulsa a tener más éxito (y les permite refinar sus habilidades específicas y evitar en su día a día los aspectos consumidores de tiempo). El siguiente es un ejemplo de un desglose de especializaciones: Hunters (adquisición) Closers (fomento de relación con prospectos) Farmers (clientes existentes) 5. Solicita la ayuda de expertos que no se especializan en ventas El propósito de tu fuerza de ventas es muy simple: vender. Por lo tanto, no los pongas a hacer otras actividades. Déjalos que hagan lo que mejor saben hacer y asigna a otros equipos especializados de la organización, las tareas no relacionadas con las ventas en las que necesitan apoyo. Subcontratar expertos de marketing le da la libertad a tu equipo de ventas de aprovechar al máximo sus horas de trabajo. Además, deja los análisis y el tratamiento de los datos en manos de los profesionales, y proporciona a tu equipo conclusiones de mayor calidad con las que trabajar. Las tareas no relacionadas con las ventas deben estar en manos de departamentos de apoyo: Análisis de mercado Gestión de relaciones con clientes y socios (farmers) Experiencia en precios y consultoría (impulsores de ingresos) Propuesta de servicios (RFP) Gestión de pedidos Lo más importante que debes hacer para centrarte en impulsar el crecimiento es definir claramente tus objetivos y los resultados que quieres impulsar. Suena muy simple y obvio, y pavorosamente similar a lo que diría un libro de negocios. Pero necesitas una estrella guía; de lo contrario, irás detrás de todo lo que te llama la atención y se aparece en tu camino, por lo que la llama de tu sueño de crecimiento se irá apagando hasta extinguirse. La definición clara de objetivos y resultados no sólo motiva a tu equipo; también te ayuda a vigilar, rastrear y mejorar el proceso de ventas regularmente durante el transcurso del tiempo. Así es como se impulsa un crecimiento de ingresos sostenible. Si quieres aprender más sobre cómo gestionar tus ventas utilizando Pipedrive, visítanos en www.systec.com.mx/pipedrive o bien, contáctanos en info@systec.com.mx para brindarte información personalizada.

Hemos llegado al fin de nuestro recuento de puntos para planificar tus proyectos. Si te perdiste nuestro post anterior, en el siguiente enlace puedes consultarlo. 12 puntos a tomar en cuenta para planificar un proyecto P2. 9. Categoriza o codifica las actividades. Como te lo mencionamos en la primera parte de este post, “delegar responsabilidades” te permitirá gestionar, no solo las actividades sino el tiempo de ejecución de las mismas. Categorizar actividades hace que un plan de proyecto sea más fácil de interpretar. Por ejemplo, puedes categorizar cada actividad de acuerdo con el departamento responsable de la actividad, la ubicación en la que se está llevando a cabo la actividad, el riesgo relacionado con la actividad o la persona que trabajará en la actividad. 10. Define con qué frecuencia se actualizará el plan de trabajo. Decide con qué frecuencia se va a actualizar el plan del proyecto y asegura que todos los miembros del equipo están al tanto de cuándo se debe enviar su información del avance. Organiza reuniones periódicas de actualización con el equipo para que puedas informarles sobre cualquier cambio al plan y mostrarles cómo está progresando todo el proyecto. 11. Crea una copia del plan original. Al igual que en cualquier trabajo, haz una copia del plan del proyecto original. A medida que avanza el proyecto, puedes comparar el plan real contra el original y anotar las variaciones. Si el proyecto experimenta cambios significativos, puedes volver a establecerlo para tener un registro de exactamente qué cambió y cuándo. 12. Ten en cuenta que el plan podrá cambiar. La planificación de un proyecto puede llevar mucho tiempo, pero recuerda que cuanto más preciso sea el plan original, más probabilidades tendrá el proyecto de cumplir sus objetivos con la cantidad mínima de cambios en el plan. Comúnmente, por muy preciso que sea el plan inicial, puede ser que todo suceda como se planeó. Cuando el proyecto se ponga en marcha, es posible que te des cuenta se te olvidó incluir ciertos elementos en el plan; surgiendo eventos inesperados que retrasen su progreso. Nadie puede hacer predicciones precisas todo el tiempo; cada proyecto tiene cierto grado de incertidumbre. Para mantener tu proyecto en buen camino, necesitas actualizarlo regularmente para tener en cuenta los cambios a medida que ocurren. Esperamos que estos puntos sean de gran ayuda para ti y te ayuden en el proceso de planificación de tu proyecto. Si te interesa aprender más sobre cómo planificar tu proyecto, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. #planificar #equiposdetrabajo #proyectos

Es claro que un proyecto es un evento único que tiene un conjunto de objetivos que deben cumplirse dentro de los límites de tiempo establecido, costo y calidad. Un proyecto tiene un inicio y un final específicos. Por ello, creemos que es verdaderamente importante que tomes en cuenta los siguientes puntos a la hora de planificar un proyecto; sin importar su tamaño: 1. Decide con claridad el o los objetivos del proyecto Éste quizá sea uno de los puntos más importantes, cómo te lo mencionamos en nuestro anterior post sobre los Factores que destruyen proyectos: tener un proyecto sin un objetivo claro sólo confundirá y frustrará a las personas involucradas en su ejecución. Sólo teniendo claro los objetivos del proyecto se pueden organizar las actividades que se requieren para cumplir dichos objetivos y conocer si hemos llegado a la meta. 2. Entiende las limitaciones del proyecto Las limitaciones típicas para la mayoría de los proyectos son el costo, la calidad, la escala de tiempo y las restricciones internas (como la capacidad de los recursos con los que cuenta la empresa) y externas (como las interferencias de otros proyectos hacia el nuestro, o las actividades que dependan de otros y que afecten el avance de nuestro proyecto). Puede haber otras limitaciones, como las laborales o usar materiales muy específicos de poca fabricación. ¡Entenderlas te permitirá delimitar las acciones a realizar para que tu proyecto sea un éxito! 3. Define las actividades y calcula su duración “Delegar responsabilidades” es una de las acciones que te permitirá gestionar, no solo las actividades sino el tiempo de ejecución de las mismas. Como lo menciona el sitio de la revista “Entrepeneur” las actividades o labores en grupo son más fructíferas que los esfuerzos individuales. Inicia con las actividades generales, luego puedes dividirlas en actividades más pequeñas y específicas. Cuantos más detalladas sean, más preciso será el plan final del proyecto. Calcula la duración de cada Actividad. Cuanto más preciso sea el cálculo, más precisa será la duración total del proyecto. Sin embargo, no trates de ser completamente preciso, ya que puedes ajustar la duración de las actividades una vez que el proyecto está en marcha, sobre todo si se detectan variaciones importantes. 4. Identifica qué actividades afectan directamente a otras actividades En todo proyecto existen actividades que afectan a otras. Por ejemplo, identifica las actividades que deben completarse antes de que otra pueda comenzar, ya que el atraso de la primera actividad influye directamente en el inicio de la segunda. Así mismo se deben identificar las actividades que se pueden ejecutar simultáneamente, con el objeto de reducir tiempos de ejecución. Si te interesa aprender más sobre cómo planificar tu proyecto, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. #planificar #proyectos

Continuamos con este recuento de puntos para planificar tus proyectos. Si te perdiste nuestro post anterior, en el siguiente enlace puedes consultarlo. 12 puntos a tomar en cuenta para planificar un proyecto (parte 1 de 3). 5. Identifica cualquier restricción de tiempo o restricciones externas. Determina si hay restricciones de tiempo o externas en cualquiera de las actividades. Por ejemplo, ten en cuenta si una actividad solo puede ejecutarse durante un periodo de tiempo específico, o si una actividad no puede comenzar antes de que se haya recibido una notificación de un tercero. 6. Identifica los recursos requeridos. Identifica el personal, el equipo y los materiales (los recursos) que se requieren para trabajar en el proyecto. Se recomienda especificar las habilidades necesarias para completar una actividad, luego asignar recursos individuales a la actividad para satisfacer la demanda. Esto se conoce como “demanda y recursos programados”. La duración de una actividad puede depender de la cantidad de trabajo que un recurso necesita completar. Esto significa que la cantidad de tiempo que un recurso invierte en una actividad, controla la duración de la actividad. Por ejemplo, si una actividad tiene una duración de una semana y asigna un recurso que tiene una duración de dos semanas, la duración de la actividad aumenta a dos semanas para dar al recurso el tiempo suficiente para completar la actividad. Otra manera es que se asignen dos recursos a la actividad para que ésta concluya en una semana como se tenía previsto. 7. Define los calendarios de trabajo que se requieran. Es importante que decida si todas las actividades funcionarán con el mismo calendario o si algunas actividades trabajarán en momentos diferentes. Por ejemplo, las vacaciones de empleados clave pueden afectar el tiempo durante el cual se puede trabajar en una actividad. Se pueden crear calendarios para recursos y actividades. Si es necesario, cada recurso puede tener su propio calendario. Cuando se asigna un recurso a una actividad, se debe elegir si el recurso funciona con su propio calendario o con el de la actividad. 8. Determina el costo de las actividades. Cada actividad puede tener un costo directo y costos de recursos adicionales. Por ejemplo, el costo de empaquetar un producto puede incluir el costo de alquilar el almacén en el que se realiza el empaque (un costo indirecto) y el costo de los materiales de empaque y la mano de obra (costos directos de los recursos). También debe conocer el presupuesto del proyecto y los ingresos que se recibirán durante el proyecto. ¡Conoce más a través de nuestras redes sociales! Si te interesa aprender más sobre cómo planificar tu proyecto, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. #planificar #proyectos #equiposdetrabajo

¿Qué es la gestión de proyectos? La gestión de proyectos es una actividad que sirve para planear, organizar y controlar todas las tareas relacionadas con la ejecución de un proyecto y/o portafolio y poder alcanzar los objetivos definidos. Para toda empresa la gestión de proyectos es relevante porque se establece como una metodología necesaria que incrementa ingresos, reduce sobrecostos, evita saturación de recursos y aumenta la colaboración. Antes de empezar a ejecutar un proyecto, es necesario conocer las bases sobre la gestión y sus pasos, así como los beneficios de utilizar plataformas tecnológicas para facilitar su ejecución. ¿Quién gestiona un proyecto? El Project Manager (PM) es la persona que gestiona un proyecto de principio a fin. Actualmente sus tareas pueden ser tan complejas que solamente con la ayuda de herramientas tecnológicas puede lograr un control a detalle de todas las actividades y sus responsables. Dentro de las principales funciones del PM está el planificar, establecer objetivos, supervisar tareas, implementar soluciones, definir y presentar el proyecto. ¿Qué debe hacer un Project Manager? Para cumplir el objetivo de un proyecto, el Project Manager requiere ejecutar todas las actividades necesarias – inclusive de forma concurrente – administrando todo tipo de tareas desde fechas compromiso, descripciones, responsables de tareas, prioridades, planes y entregables. ¿Para qué es necesaria la gestión de proyectos? La gestión de proyectos se realiza para lograr un objetivo en específico, en el que se utilizan los medios necesarios para concretar un proyecto. Desde el inicio hay un plan que se debe seguir por medio de la implementación de estrategias específicas en las cuales se contemplan elementos como el tiempo, recursos, adaptabilidad entre otros. Dentro de la gestión de proyectos, un elemento importante es la gestión de recursos: el designar a colaboradores para realizar actividades que ayuden a que un proyecto se complete. Este es uno de los grandes factores a considerar ya que las diferentes áreas de trabajo requieren de cuidado y atención constante. Se debe reflexionar acerca de qué tipo de rol es el adecuado para cada perfil, el control de información y la motivación para obtener mejores resultados. ¿Cuáles son las etapas de la gestión de proyectos? Es claro que para poder llevar a cabo una buena gestión de proyectos se necesita planeación y estructura. Los 4 principales pasos son: Inicio: Es necesario definir el alcance del desarrollo del proyecto para poder lograr los objetivos establecidos. Planeación: Organizar desde el inicio los recursos que se requieren para llevar a cabo el proyecto, revisar si el plan es viable y preparar propuestas de cada una de las fases para tener un mayor control. Ejecución: Conseguir que todas las partes cooperen dentro y fuera de la empresa para que los trabajadores, proveedores y clientes se coordinen a través de una comunicación eficiente. Para alcanzar el éxito desde el inicio del proyecto se debe tener un alcance claro, visibilidad constante y detallada. Solo así se lograrán resolver riesgos de manera oportuna y ágil Fin del proyecto: Confirmar la terminación de todas las actividades para cerrar formalmente el proyecto. Es importante tomar en consideración las lecciones aprendidas para incorporarlas a otros proyectos. ¿Qué plataformas se pueden utilizar para gestionar proyectos? Las herramientas de gestión de proyectos son de gran ayuda para visualizar los planes en alto nivel, conocer qué actividades faltan por ejecutarse, llevar un buen control del avance, manejar costos y recursos. Utilizadas correctamente, solucionan problemas de productividad y agilidad en el desarrollo de un proyecto. La mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos no tienen como finalidad ayudar a una industria en específico, por lo que siempre se pueden utilizar para mejorar muchos de los procesos dentro de las empresas o proyectos. Algunas herramientas de gestión de proyectos son: Oracle Primavera: Plataforma líder mundial en gestión de soluciones para proyectos, tanto on-premise como en la nube. Se puede aplicar para cualquier empresa ya que engloba todos los entornos de gestión de proyectos. Smartsheet: Esta herramienta impulsa todos los beneficios que otorga una mayor colaboración y agilidad en el trabajo, ofreciendo una solución potente en la nube para que las empresas logren planear, dar seguimiento a actividades, automatizar tareas y crear informes de trabajo. Powerproject: Es una solución de gestión de proyectos para la construcción. Es fácil de adoptar y sus funciones la convierten en la primera opción de más de 100.000 profesionales de la construcción en todo el mundo. ¿Cuál es la importancia de usar una plataforma de gestión de proyectos? Aunque desde hace años existen diversas herramientas de apoyo, es muy importante seleccionar la plataforma adecuada a nuestras necesidades de gestión de proyectos. Contar con la información en tiempo real sobre el estatus del proyecto o el portafolio, tanto en términos de tiempo, costos y si estamos utilizando adecuadamente nuestros recursos, facilitará la toma de decisiones. La ejecución de un proyecto y el manejo de sus recursos puede resultar una tarea complicada, pero al contar con una herramienta tecnológica se facilita el proceso e incluso se puede consultar información histórica para realizar comparaciones y obtener la información de la manera más rápida. ¿Cuáles son los beneficios de utilizar plataformas para gestionar proyectos? Si aplicas de forma adecuada tus herramientas para gestionar proyectos, optimizas todos los recursos disponibles para el proyecto como las rutas críticas, la identificación de cuellos de botella, la mitigación de riesgos, la coordinación entre equipos de trabajo, se obtiene comunicación constante, se pueden evaluar KPI´s, se gestionan presupuestos, etc. Es claro que hoy en día las plataformas de gestión de proyectos son importantes para planear, monitorear y controlar proyectos, pero también es necesario que sean ágiles, adaptables y nos permitan coordinar los diferentes elementos del proyecto. Adicionalmente nos ayudarán a mantener una conexión entre el equipo del proyecto y nuestros clientes, y finalmente, lograr la ejecución exitosa del proyecto. Comienza a utilizar estas plataformas. No solo cambiarás la forma de gestionar tus proyectos y obtendrás mejores resultados, sino tu empresa tendrá mayores rendimientos y contarás con clientes satisfechos. Si quieres saber más sobre las herramientas que debes utilizar para gestionar los proyectos de tu empresa, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. #GestióndeProyectos #Ventajas #herramienta #Tecnología #Systec #gestión #Proceso #projectmanager #etapas #plataforma #OraclePrimavera #Smartsheet #Powerproject #beneficios

El secreto para llevar a cabo reuniones efectivas es comprender las posibles ineficiencias y concentrarlas antes de que se descontrolen. Con los cambios simples que te propusimos, ayuda a garantizar que en tu próxima reunión se dé un uso efectivo del tiempo para todos los involucrados. Si te perdiste nuestro anterior blog puedes consultarlo aquí. 6. Envía la revisión de los "Materiales" antes de tiempo. Ahora que tienes la agenda establecida y has invitado a las personas adecuadas, asegúrate de enviar los materiales de revisión necesarios con anticipación. Esto se relaciona con los asistentes que saben lo que se espera de ellos, por lo que se muestran preparados y listos para proporcionar información y tomar medidas. 7. Designa un moderador. Asegúrate de que alguien sea el moderador para comenzar y finalizar la reunión a tiempo y dirigir la discusión de regreso a la agenda si se desvía. Es útil asignar a alguien que no sea el moderador como el tomador de minutos o notas. De esta forma, el moderador puede enfocarse en mantener el debate en movimiento, y el tomador de notas puede enfocarse en capturar los detalles clave. 8. Comienza en el tiempo y termine en el tiempo. Si eres el organizador de la reunión, asegúrate de comenzar a tiempo, sin importar quién se retrase. Esto te ayudará a garantizar a apegarte al horario establecido para la agenda y respetar el tiempo de las otras personas que asisten a la reunión. 9. Captura puntos clave durante la reunión. Asegúrate de que alguien se concentre en capturar puntos clave a lo largo de la reunión. Al designar a alguien que no sea el moderador, el tomador de notas puede enfocarse en lo que se está discutiendo e identificar elementos de acción para el seguimiento, quién es responsable de cada uno y cuándo. Los últimos 5 minutos de cada reunión deben guardarse para recapitular estos próximos pasos. 10. Envía un correo electrónico de seguimiento con elementos de acción después de la reunión. Una vez que finaliza la reunión, el moderador debe revisar las notas tomadas y resumir los puntos clave decididos y los próximos pasos que se enviarán al grupo. Envía el correo electrónico de seguimiento, incluidos los elementos de acción, y luego asegúrate de comenzar la próxima reunión con elementos de acción de la reunión anterior. Aunque estos consejos te ayudarán a mejorar la eficiencia de tus reuniones de trabajo, tener una forma más colaborativa y automatizada para administrar el proceso reducirá el tiempo que dedica a coordinar todos los detalles. Si quieres saber más sobre cómo mejorar tus reuniones empresariales, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. #ReunióndeTrabajo #equiposdetrabajo #AdministracióndeProyectos #GerenciadeProyectos

En las juntas de trabajo existe una mejor manera de aprovechar el tiempo y que este sea en verdad, valioso. Te presentamos diez prácticas que puedes implementar para mejorar la eficacia de las reuniones de trabajo, y reducir los factores que detonan comportamientos disfuncionales: 1. Determinar si la reunión es necesaria Es fácil sugerir una reunión rápida para resolver detalles de proyectos, tareas o problemas. Pero antes de programarla, considera si la reunión es realmente necesaria, qué planeas lograr y por qué una reunión en persona es mejor que un correo electrónico. 2. Estimar una duración exacta del tiempo de reunión Calcula los parámetros a lo largo de la discusión. La mayoría de las personas programan reuniones para el tiempo predeterminado de una hora o treinta minutos, y luego suelen ocupar ese tiempo durante la reunión. Pero si la discusión solo tomará 15, 18 o 25 minutos, fija una duración más adecuada y ahorra a todos tiempo. 3. Establece la agenda antes de tiempo y apégate a ella Sin una agenda establecida, es más probable que las reuniones se desvíen. Crea una agenda con anticipación, incluidos los plazos sugeridos para cada elemento de la agenda, y envíala a todos los miembros de la reunión. Permite que los participantes comenten y agreguen elementos a la agenda. Luego, asegúrate de cumplir la agenda durante la reunión. 4. Incluye un objetivo claro y las expectativas sobre la reunión en la invitación Una vez que tengas una agenda, es hora de enviar la invitación a la reunión. Asegúrate de incluir su objetivo previsto para la reunión y cualquier expectativa que tengas de los asistentes. Con este conjunto anticipado, los asistentes saben lo que está por venir y se les puede pedir que participen y estén preparados. 5. Invita a las personas adecuadas Invitar a las personas adecuadas es tan importante como establecer la agenda. Invita a personas que participen en la discusión, y que no solo estén allí como espectadores. Además, se ha vuelto muy fácil invitar a todos los que puedan estar interesados ​​o tengan una opinión sobre el tema. Sin embargo, aquí es donde las reuniones pueden costar más. Al limitar el número de asistentes, la reunión se hace más corta, fomenta la participación y mejora la responsabilidad. Si quieres saber más sobre cómo mejorar tus reuniones empresariales, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. #equiposdetrabajo #ReunióndeTrabajo #AdministracióndeProyectos

Alcanzar los objetivos, lograr la estabilidad en el equipo y desarrollar profesionalmente a los participantes de un proyecto son en gran parte resultado de un buen liderazgo. Pero, ser líder no es una tarea fácil, sobre todo si partimos del principio básico: nadie nos enseña a ser líderes. Todos hemos tenido un jefe al cual nos gustaría darle un par de consejos para mejorar la manera en la que guía al equipo; pero ¿qué pasa cuando eres tú quien ocupa ese lugar? A continuación te presentamos una lista de errores que debes evitar cometer cuando te encuentres al frente de un equipo de proyectos: 1. No eres eficaz ¿Te ha pasado que el tiempo no te alcanza para terminar tus actividades y que en varias ocasiones no logras llegar a tu fecha compromiso? La razón principal por la que esto sucede es porque no estás siendo un líder eficaz. Se piensa erróneamente que para llevar un buen liderazgo es necesario tener reuniones continuamente. Déjame decirte que este pensamiento es equivocado; las reuniones deben hacerse con cierta periodicidad, pero además, deben ser concisas y encaminadas hacia objetivos claros y con la finalidad de revisar puntos clave. Recomendaciones: Enlista los objetivos y puntos clave de cada reunión. ¡No pierdas el enfoque dentro de las reuniones! Otro error común es intentar abarcar demasiadas cosas en poco tiempo, a tal grado que no te das abasto y al final acabas por no terminar con las actividades, o bien las completas sin la calidad necesaria. La clave es tener procesos bien establecidos y evitar tareas innecesarias. Por eso tu función como líder para fomentar la eficacia es priorizar las actividades y ocupar el tiempo eficientemente. Recomendaciones: Genera un calendario de tareas con sus responsables. Agrega información relevante a cada tarea como fechas de entrega y prioridad. 2. Tienes mala comunicación Hoy en día tenemos a la mano muchas herramientas que nos ayudan a comunicarnos; sin embargo, el no usarlas de manera adecuada puede ocasionar mensajes erróneos. Cuando la comunicación se vuelve siempre impersonal, y solo usas el correo como herramienta para atender asuntos importantes, puedes provocar que el mensaje deje de ser transmitido con claridad. Un líder debe ser capaz de transmitir correctamente las expectativas y los procesos que deben desarrollarse. Esto generará claridad y estabilidad en el equipo y evitará retrasos en el proyecto. Por el contrario, cuando existe mala comunicación, se genera una baja productividad; adicional a esto, puede ocasionar frustraciones y desmotivación en los miembros del equipo. Recomendaciones: Establece canales de comunicación eficientes, asegurándote de ser escuchado y entendido. Aporta retroalimentación sobre el desarrollo de las labores que permita a los miembros del equipo medir su desempeño. Prioriza la comunicación cara a cara para atender los asuntos más importantes. Esto favorece el diálogo y el intercambio de ideas; claro, sin olvidar los consejos del punto 1 de este artículo. 3. No delegas Un fallo imperdonable de cualquier líder es confundir la delegación de tareas con dar órdenes. Ordenar tiene que ver con asignar una tarea mientras que delegar conlleva implicar al responsable en la obtención de resultados. Cuando delegas el trabajo no solo puedes enfocarte en otros temas, sino además, envías a tu equipo el mensaje de que confías en ellos para ejecutar las actividades y que conoces sus habilidades, las respetas y por lo tanto, sabes que te entregarán un trabajo bien realizado. Recomendaciones: Aprovecha e identifica las habilidades de cada miembro del equipo asignando correctamente las responsabilidades. Explota los conocimientos y habilidades que tu equipo ya posee, pero también potencializa su talento con nuevos retos. 4. Huyes del cambio Por naturaleza el cerebro humano actúa a la defensiva ante la sensación de incertidumbre generada por el cambio, por lo que tendemos a paralizarnos. Muchos líderes motivan a la gente a permanecer en la zona de seguridad, sin considerar que el costo que se paga por la resistencia al cambio puede ser la existencia de la propia organización. Como líder tienes que ser el motor del cambio y fomentarlo en tu equipo. Recomendaciones: Recompensa las nuevas propuestas. De esta manera lograrás un crecimiento profesional en cada miembro del equipo. Cultiva una permanente proactividad para cambiar y mejorar las cosas. 5. No cuentas con un sistema de seguimiento ¿Qué nos falta por hacer en nuestro proyecto y dónde estamos parados? Son preguntas que nos interesa conocer todos los días y de las cuales pocas veces conocemos la respuesta. Sentirse a gusto sólo con estar informado por correo o preguntar de vez en cuando “¿qué hay de lo mío?” no significa tener un sistema de seguimiento. No te conformes con un resumen esporádico del equipo y crea una estructura que te ayude a coordinar y comprobar si los objetivos se cumplen. Esta estructura debe tener la particularidad de darte la visibilidad de los resultados actualizados y sin que sea necesario que alguien del equipo esté ahí para explicarte lo que significa cada resultado. Recomendaciones: Evita la incertidumbre, deja claro las métricas y objetivos a los que se dará seguimiento en cada reunión. Utiliza soluciones tecnológicas que te permitan visualizar los resultados obtenidos. Si quieres saber que herramientas utilizar para mejorar el liderazgo en tu empresa, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Para tener una empresa exitosa y un equipo de ventas eficiente, debes contar con una estrategia bien definida. Esta estrategia incluye crear un proceso de ventas detallado para que tus vendedores puedan seguirlo. Te recomendamos: Preparar una lista detallada del perfil de tu cliente meta. Desarrollar un mapa del “buyer journey” de tu cliente meta. Desglosar las actividades que realizas en tu proceso de ventas actual para acompañar cada etapa del buyer journey. Después, sigue estos pasos: Divide tu proceso en etapas Tu proceso de ventas registra y lleva un control de cada una las etapas de tu ciclo de ventas. Estas etapas incluyen: Prospección: haces el primer contacto con los leads seleccionados por marketing, y los leads que te buscan para pedir información general. Calificación: recopilas información de los prospectos que muestran más interés para identificar si cumplen con tu perfil de cliente meta. Estas dos primeras etapas coinciden con la etapa de descubrimiento del buyer journey y con la parte superior del embudo de ventas. Cita y diagnóstico: nutres la relación con tus prospectos calificados. Evalúas cuál es su problema y realizas un diagnóstico. También valoras si tu propuesta única de valor se adapta a sus necesidades. Negociación: personalizas tu propuesta única de valor para intentar llevar al prospecto al cierre. En esta etapa el prospecto está preparado para comprar. Es el momento de decisión de su buyer journey. Si tiene alguna duda final entre proveedores, es hora de: Ofrecer datos contundentes (cifras, testimonios, referencias directas de otros clientes). Brindar un descuento u oferta diferenciada. Facilitar al máximo los pasos finales de la compra. Cierre: defines las condiciones de contratación y se cierra la venta. Al concretar la venta, pasamos a la que sería la continuación del buyer journey: el deleite. El cliente va a consumir tu producto o servicio, y no debes olvidarte de él. Define tus metas de ventas globales Para definir tu meta de ventas globales, considera: ¿Cuánto vendiste el año pasado? De estas ventas, ¿cuántas fueron a clientes nuevos y cuántas a clientes existentes? Piensa cuáles son tus expectativas de crecimiento. Analiza cuánto deben aumentar tus ventas para alcanzarlas. Identifica qué indicadores de rendimiento deben mejorar. Define los objetivos específicos de cada etapa de tu proceso de ventas para alcanzar tu meta global. Analiza los datos de tus KPIs Los KPI, o indicadores clave de desempeño, te servirán para extraer los datos relevantes de tus ventas. Los datos de tus KPI son la materia prima para ajustar los objetivos dentro de tu proceso de ventas. Usando un CRM verás lo práctico que es. Por lo general, los KPI se miden semanal, mensual y anualmente. Así puedes predecir el comportamiento de las ventas y determinar qué etapas de tu proceso de ventas necesitan más atención. Analiza los indicadores según tu tipo de producto o servicio y tu sector de ventas. No obstante, existen tres indicadores que siempre tendrás que analizar y mejorar: volúmen, conversión y tiempo. Define qué actividades deben completarse para alcanzar los objetivos por etapas Un proceso de ventas claro debe basarse en actividades que ayuden a los representantes de ventas a enfocarse y que guíen a todos tus vendedores. Estas actividades son todas las que se completan durante un ciclo de ventas. Intenta que sean actividades claras y medibles para que tu equipo de ventas las entienda y las pueda realizar con éxito. Analiza cuáles son las que tienen mejor tasa de conversión dentro de tu ciclo de ventas y optimízalas. Algunas actividades comunes, por etapas, son: Prospección: registrar y clasificar los leads calificados por marketing, y realizar el primer contacto con el lead. Calificación: realizar llamadas o emails de calificación, llamadas o emails de seguimiento, búsqueda de datos del lead y análisis de datos del lead (propios y de terceros). Cita y diagnóstico: programar reuniones con los prospectos, preparar las reuniones con los prospectos (estudio de su situación actual, sus puntos de dolor, el producto o servicio que usa actualmente, etc.), realizar diagnóstico de su problema, y determinar si tu solución resuelve su problema. Negociación: enviar una propuesta única de valor personalizada, programar una reunión para negociar la propuesta, y ajustar la propuesta a las demandas del cliente potencial. Cierre: definir las fases de desarrollo de la propuesta, definir plazos de entrega, enviar los detalles del contrato al departamento legal, y programar la reunión para firmar la venta. Comparte tu proceso de ventas con tu equipo Los pasos previos te permiten crear el modelo inicial de tu proceso de venta, no obstante, el camino no acaba aquí. Debes evaluar si tu equipo lo entiende bien y definir cómo lo van a implementar. Valida tu proceso de venta con los reportes Llegó la hora de comprobar si tu proceso de ventas funciona. Una buena forma de hacerlo es analizando los reportes de ventas de tu equipo. ¿Cómo puedes obtener reportes de ventas que te den datos útiles? Tus reportes deben reflejar la información clave de tu proceso de ventas, es decir: objetivos alcanzados, tasas de conversión, volumen de las ventas y rendimiento de tus representantes. Otra información que puedes incluir son las opiniones de los clientes. No importa si son buenas o malas. Su punto de vista te ayuda a entender qué quieren y qué esperan de tu marca. A la hora de crear tus reportes, ten en cuenta los siguientes puntos: De las ventas; ¿Cuántas se cerraron con clientes nuevos? ¿Cuántas ventas hiciste el período pasado y cuántas hiciste en este? ¿Cuántos prospectos atendiste para lograr estas ventas? ¿Cuántas oportunidades de ventas tiene cada vendedor? Si quieres conocer más sobre cómo llevar a cabo un proceso de ventas exitoso, visita nuestro sitio www.systec.com.mx/pipedrive o bien, contáctanos en info@systec.com.mx para brindarte atención personalizada.

¿Estás buscando un CRM para dar el siguiente paso de tu proceso de ventas en tu empresa? ¡Pipedrive es el CRM correcto para lograr esto! En este artículo hablaremos sobre seis aspectos que no volverás a perder de vista en tu proceso de ventas cuando comiences a utilizar Pipedrive: 1. Prospectos: Como mencionamos en nuestro artículo “¿Cuál es la pieza fundamental de cualquier empresa?” Los prospectos son un elemento clave a la hora de gestionar nuestras ventas. Necesitamos tener el registro actualizado de los prospectos así como el historial del contacto con ellos. Pipedrive nos ayudará con esto, gracias a su bandeja de entrada de prospectos. Además, no solo te ayudará con los registros, ¡también con la generación de nuevos prospectos! A través de su módulo “Leadbooster” podrás configurar chatbots y webforms para que desde tu página web tengas abierta una puerta de entrada de prospectos 24/7. 2. Enfoque en las oportunidades correctas: Con Pipedrive podrás concentrarte en las oportunidades que necesitan tu atención. Por medio de su interfaz sencilla, podrás dirigirte a las oportunidades que lo requieren, mientras que su orientación a actividades te permitirá saber qué es lo que debes hacer a continuación. 3. Seguimiento a la comunicación: Concentra todo el historial de comunicaciones relativo a cada oportunidad, evitando navegar entre múltiples correos buscando las conversaciones que tuviste con tus clientes para poder darles seguimiento. Al concentrar en Pipedrive el historial de correos, ahorrarás horas de trabajo, teniendo a la mano un resumen de tus llamadas e incluso los archivos intercambiados. Esto te permitirá, una vez más, enfocarte en lo que necesitas hacer para dar atención personalizada a cada oportunidad. 4. Automatización de trabajo: Hablando sobre el ahorro de tiempo valioso, Pipedrive te permite automatizar el trabajo administrativo de acuerdo con tus necesidades; por ejemplo, crea actividades o envía correos de forma automática cada vez que se agregue una nueva oportunidad. Las plantillas de automatizaciones serán muy útiles en este punto ¡Explora todas las posibilidades! 5. Progreso en las metas: Podrás rastrear y medir el desempeño de tu equipo de ventas a través de los dashboards personalizables que tiene Pipedrive para ti. Analiza la información a nivel empresa, equipos de ventas o incluso de cada uno de los agentes de ventas. 6. Seguridad - ¡Bonus! Añadimos este sexto punto como bonus de la lista debido a la importancia que tiene mantener el control de la información dentro de tu pipeline. Pipedrive te permite proporcionar los permisos específicos para que cada usuario vea solamente la información que necesita, con el fin de que los datos de tus clientes y la información sensible, como ventas totales de la empresa, estén siempre seguros. Ahora que ya conoces los beneficios que Pipedrive tiene para ti y tu equipo de ventas ¿qué estás esperando para probarlo? Ingresa a www.systec.com.mx/pipedrive y programa una demo para conocer todo lo que puedes lograr con Pipedrive.

¿En alguna ocasión has empezado a tomar acciones para lograr una meta o un sueño sin tener un plan en mente o en papel? Si lo has hecho, ¿pudiste obtener resultados medibles? ¿Te sentiste perdido o confundido en algún momento? Te preguntaste a ti mismo, ¿“debí haber pensado en eso” o “desearía haber planeado esto con calma”? Muchos de nosotros tomamos acciones sin la planeación adecuada. “Al dejar de prepararnos, nos preparamos para fallar.” Benjamín Franklin Muchos fallan por no tomarse el tiempo necesario para pensar a futuro y planear para el éxito. Sin un plan, no tenemos una ruta a seguir con las alternativas necesarias para movernos del punto en el que estamos, al que queremos llegar. La planeación es un aspecto clave para el logro de objetivos. Al planear actuamos proactivamente y visualizamos situaciones, obstáculos y riesgos que se pueden presentar más adelante. Esto nos permite definir acciones para enfrentar dichas situaciones con confianza y oportunamente. Sin embargo y a pesar de los beneficios de la planeación, a muchos de nosotros no nos gusta planear , ni en nuestra vida cotidiana o profesional. Esperamos hasta el último momento para hacerlo o actuamos sólo reaccionando a las circunstancias del momento. Nuestra falta de interés para planear está enraizada en nuestra cultura Las siguientes 9 razones tratan de explicar el por qué evitamos dedicar el tiempo necesario a la planeación. 1. Somos reactivos en lugar de proactivos Ser reactivo, significa que no planeamos para ejecutar acciones y lograr nuestros objetivos hasta que se nos solicita o es verdaderamente urgente. Nuestra respuesta normalmente no es oportuna y con frecuencia no es la más adecuada. Si no cambiamos a una mentalidad proactiva , nuestro interés por planear continuará siendo insuficiente. 2. Somos desorganizados Nos puede gustar la idea de ser organizados o inclusive esperar que otros lo sean por nosotros pero en el fondo no creemos en los beneficios de la planeación. En efecto, al no planear, las cosas empezarán a fallar y reaccionaremos de una manera más desorganizada aún. Esto continuará sucediendo así hasta que tomemos conciencia de ello. Las personas que planean a futuro normalmente son muy organizadas. 3. No somos disciplinados Cuando somos indisciplinados tendemos a no seguir pasos o instrucciones ordenadamente. Razón por la cual no nos gusta planear anticipadamente. Llegamos a la conclusión de que al planear no podemos hacer las cosas como quisiéramos. Se nos olvida que hacer lo que queremos no es necesariamente lo que debemos hacer. Sin un plan y sin disciplina para ejecutarlo, será muy difícil llegar al destino que nos hemos propuesto. Las personas disciplinadas le dan orden a su vida personal y profesional. 4. Aplazamos nuestras decisiones Algunas personas son buenas haciendo planes pero aplazan el implementarlos. Otras, retrasan construir un plan porque piensan que es demasiado temprano, no están listos o peor aún, no saben cómo hacerlo. Mientras más aplacemos la decisión de planear, nunca abandonaremos la mala costumbre de evadirla. Hay que saber cuándo tomar al toro por los cuernos. 5. No somos pacientes Otra razón por la que no planeamos es porque no damos el tiempo necesario para aterrizar los planes. La planeación requiere de tiempo y esfuerzo de las personas que la llevan a cabo. Si lo que queremos es empezar la etapa de ejecución inmediatamente, nunca daremos el tiempo necesario a la etapa de planeación. Esta actitud resultará en planes incompletos, baja productividad y pérdidas. Evita estas consecuencias dándole a la planeación el tiempo razonable para realizarla. 6. Pensamos que planear es una pérdida de tiempo Normalmente no hacemos algo si no creemos en ello. Si pensamos que los planes no sirven y hacerlos es una pérdida de tiempo, no hay mucho que hacer. Esta postura es posiblemente la más difícil de cambiar. La planeación es una disciplina , una forma de trabajo , es una necesidad que debe estar arraigada en nuestra cultura y en la de la organización a la que pertenecemos. 7. Es difícil y no sabemos cómo planear efectivamente La planeación representa un reto. Requiere de conocimiento, experiencia y mejores prácticas. También requiere de contar con y saber utilizar las herramientas adecuadas para hacerlo. Hay que invertir recursos tangibles e intangibles en ella. Por lo tanto, no saber cómo planear resulta en un bajo interés para hacerlo. La buena noticia, como todo en la vida, nos volvemos mejores mientras más lo hacemos . 8. Sabemos que la planeación estará desactualizada en el momento que la terminemos Triste realidad, debemos aceptar que los planes están hechos para ser actualizados constantemente. Acaso la vida no es así, esto no indica que la planeación sea inutil. No podemos ir a ciegas para lograr los objetivos que nos hemos propuesto. La planeación es una actividad esencial y cíclica aunque no se mantenga vigente por mucho tiempo. “Los planes son nada; la planeación lo es todo” Dwight D. Eisenhower 9. Crea compromiso — complicado, ¿no es así? La planeación nos compromete, genera expectativas, nos hace responsables de cumplirla. La consecuencia, o no la hacemos o nos protegemos con tiempos más largos de los necesarios. Esto resulta en planes imprecisos y poco útiles. No hay nada más satisfactorio que hacer un plan que nos lleve a la meta deseada. Los planes llevan tiempo, requieren disciplina y exigen mucho trabajo, quizá parezca complicado en un principio, pero si mantenemos en forma estos tres elementos, el plan dará frutos y todo el esfuerzo habrá valido la pena. Tener claro el objetivo es indispensable, enfrentar los obstáculos es obligatorio y darse por vencido no es opción. Quizá no sea fácil llegar al resultado, pero tampoco imposible. “La disciplina es un puente entre las metas y los logros”. Jim Rohn

Un proceso de ventas es una guía paso a paso para conducir tus ventas. Es decir, una representación de las etapas por las que debe pasar un prospecto desde que descubre tu empresa hasta que se convierte en cliente. Las etapas del proceso de ventas se reflejan en el embudo de ventas. Cada una se basa en una serie de actividades necesarias para poder guiar a tus prospectos a que tomen una decisión. Por ejemplo: llamadas en frío, reuniones, negociaciones, etc. Estas actividades también sirven para determinar si quieres llevar un prospecto a la siguiente etapa. Te ayudan a enfocarte en los prospectos que muestran interés por tu propuesta, a tomar decisiones para convencerlos de escoger tu solución, y a descartar a los que tienen necesidades que no encajan con tus servicios o productos. Tener un proceso de ventas confiable te ayudará a aumentar el flujo de clientes nuevos y acelerar el crecimiento de tu negocio. Además, te dará una visión clara de las actividades que tus vendedores deben completar y qué prospectos son más interesantes. Relación entre el pipeline del proceso de venta y el embudo El significado del embudo se suele confundir con el pipeline del proceso de ventas, y se usan como sinónimos. Esto se debe a que hay una estrecha relación entre ellos, pero no son exactamente lo mismo. El embudo de ventas es una representación visual con forma de embudo, como su nombre lo indica, de las etapas por las que pasa tu prospecto durante el proceso de venta. Las etapas del embudo ocurren en paralelo con las del buyer journey (recorrido de compra del cliente). El embudo es también una buena herramienta para alinear el trabajo del área de marketing y ventas. Ya que ambas áreas deben entender bien cómo el buyer journey influye en sus esfuerzos de conversión de leads y en su estrategia de ventas. En el embudo se registran las cifras con las que mides los resultados de cada etapa. Algunas de ellas son: Número y valor medio de los tratos Tasas de conversión y de cierre Tiempo promedio para cerrar un trato ¿Qué es el pipeline? El pipeline es el flujo de tu proceso de ventas y también se puede representar de forma visual. Pero, en lugar de tener forma de embudo, el pipeline suele ser un mapa lineal. En el pipeline se destacan las actividades que se realizan para llevar al prospecto de una etapa del proceso de ventas a otra. En resumen, con el proceso de ventas sistematizas las etapas que tienes que completar para realizar una venta, mientras que con el embudo entiendes cómo se está desarrollando cada etapa. Adicionalmente te ayuda a gestionar mejor el pipeline de los procesos complejos y demorados. Las características clave del embudo y del proceso que orientan la gestión de ventas son: Métricas Mantenimiento Optimización Gestión del equipo de ventas Pronóstico de ventas Integración de herramientas Tu embudo y el flujo de tu proceso deben facilitar: La gestión visual de todos los eventos que forman parte del proceso de ventas. Una buena visión de tus prospectos en todos los momentos de su recorrido de compra. El acceso a datos valiosos (por ejemplo, a las tasas de conversión) que muestran qué actividades de ventas dan resultados en cada etapa. No existe una estructura única que funcione para todas las empresas. Las etapas que incluyas en tu proceso de ventas dependerán de tu negocio. Para establecer cuándo un trato debe avanzar en el pipeline de tu proceso de ventas, debes definir qué actividades deben completarse, o qué condiciones deben cumplirse, en cada etapa de tu ciclo de ventas. Con una herramienta CRM, como Pipedrive, te será más fácil alinear tu embudo con el pipeline de tu proceso. Esto hará que la gestión de ventas sea más sencilla. Si quieres conocer más sobre Pipedrive, te invitamos a escribirnos a info@systec.com.mx para agendar una demo o solicitar una prueba gratuita de la plataforma. También puedes visitar nuestro sitio webwww.systec.com.mx/pipedrive y conocer las soluciones que ofrecemos.