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Años atrás, un vendedor con carisma podía ingeniárselas para generar ventas. Hoy, debido a la competencia, a consumidores más informados y a un mercado en constante evolución tecnológica, tener una buena personalidad ya no es suficiente. En la actualidad la clave para lograr ventas es contar con una estrategia bien definida. Esta estrategia parte a partir de un proceso bien definido de ventas. ¿Por qué necesitas definir un proceso de ventas? Contar con un proceso confiable te permitirá cerrar más tratos, mejorar márgenes y hacer crecer tu negocio. En resumen, de este dependerá que lo hagas bien y aumentes tus ventas. Si lo haces mal, puedes paralizar la productividad de tu empresa. Te damos algunos tips para tener un proceso de ventas eficiente: 1. Reconoce tus metas de venta Analiza qué quieres lograr con tu proceso, plantea tus expectativas de crecimiento y define cuánto deben aumentar tus ventas para alcanzarlas. Tus metas deben ser realistas. 2. Define objetivos específicos por etapa Esto es clave porque las necesidades, obstáculos y resultados de cada etapa son variables. Además sabrás qué tanto te estás acercando a la meta global. 3. Determina las actividades indispensables Es importante que detalles cada etapa e identifiques cuáles son aquellas actividades que te permitirán alcanzar los objetivos de la misma y avanzar a la siguiente etapa de tu proceso. 4. Optimiza tu proceso Debes lograr un equilibrio perfecto; cuanto más largo sea el proceso es más probable que los prospectos cambien de opinión en el camino y las ventas no se cierren. Pero, si lo acortas demasiado, puedes presionarlos y tampoco lograr la venta. Por lo tanto debes optimizar tu proceso hasta que tengas las etapas necesarias. 5. Analiza tus KPIs Te permitirán extraer datos relevantes de tus ventas y te servirán como materia prima para optimizar tu proceso. 6. Comparte el proceso con tu equipo Es importante que tu equipo lo entienda y sepa cómo se ejecuta cada etapa del proceso. Un equipo de ventas alineado es proactivo porque entiende qué hacer y cómo hacerlo. 7. Valida tu proceso con reportes Al recabar información clave como objetivos alcanzados, volumen de ventas y el rendimiento de tus representantes podrás evaluar la efectividad de tu proceso. 8. Apóyate de un CRM Integrar herramientas tecnológicas eficientes te permitirá dar seguimiento a cada etapa de tu proceso y gestionar las actividades que la componen, además de automatizar actividades y obtener la información necesaria para analizar los resultados. De esta forma tu equipo podrá dejar a un lado las tareas rutinarias y concentrarse en lo más importante para tu empresa: ¡vender! Ahora que sabes cómo hacer de tu proceso de ventas un modelo de éxito, facilita las tareas que este implica a través de un software como Pipedrive creado por vendedores para vendedores. Si te interesa conocer más sobre él visita nuestra página web www.systec.com.mx/pipedrive o escríbenos a info@systec.com.mx .

Tener un equipo de ventas eficiente requiere una estrategia bien definida. Esta estrategia incluye crear un pipeline detallado para que los vendedores puedan seguirlo, así como tener las herramientas para gestionarlo correctamente. Empecemos por definir, ¿qué es un pipeline? El pipeline es la representación gráfica de tu proceso de ventas que destaca la etapa actual en la que se encuentra un prospecto, así como las actividades que deben realizarse para poder llevar a un prospecto de una etapa a otra. Es importante que consideres que tu pipeline comienza desde la fase de prospección donde empiezas a calificar un lead. Finaliza cuando se cierra la venta o se archiva la oportunidad. Cada vez que un prospecto se mueve a una fase distinta deben realizarse acciones específicas que ayuden a encaminar al prospecto hacia la conversión. Estas actividades suelen representarse visualmente en tu CRM. Cuanto más control y visibilidad tengas de tu pipeline, mayores ingresos obtendrás. Por lo tanto no basta con tener desarrollado tu proceso; gestionarlo es igual de importante. Ahora que tienes una perspectiva general de lo que es un pipeline te diremos algunos pasos que puedes seguir para construir el que tu empresa necesita: 1. Define tus metas de ventas globales. En este punto debes definir las expectativas de crecimiento que deseas alcanzar con tu pipeline 2. Elige las etapas que formarán parte de tu pipeline. El proceso de ventas difiere de negocio en negocio, por lo que tu pipeline de ventas debe ser único y reflejar el trayecto de un cliente típico al que tu le vendas productos o servicios. 3. Define el objetivo de cada etapa. Para alcanzar tu meta final y mejorar tus resultados, necesitas tener claros los objetivos que debes lograr en cada etapa de tu pipeline de ventas. 4. Establece las actividades que deben completarse para alcanzar los objetivos de cada etapa. Las actividades permiten a los vendedores enfocarse en lo que deben hacer sin divagar, por lo que estas actividades deben ser claras y medibles. 5. Comparte el proceso de ventas con tu equipo ya que serán ellos quienes lo ejecutarán. Es importante que estén informados del camino que van a seguir para lograr las ventas. 6. Monitorea tu pipeline. Una vez puesto en marcha tu proceso, este necesitará que realices ajustes y cambios para mejorarlo cada vez más. Contar con una herramienta que te permita visualizar la información de tu pipeline como: cuántos prospectos tienes, cuáles son los motivos de que los prospectos no avanzan al siguiente nivel, cuáles son los tratos con mayor posibilidad de cierre, cuáles se han enfriado, etc. te permitirá hacer un análisis para tomar decisiones estratégicas. ¿Por qué tener una herramienta de TI que gestione mi pipeline? Como mencionamos anteriormente cada proceso de ventas es diferente. Por esto los equipos necesitan una plataforma que les permita configurar el pipeline de acuerdo a sus propios procesos. Además de la personalización del pipeline, un CRM como Pipedrive te permite automatizar y programar las actividades de cada una de las etapas que conformen tu proceso. Una estrategia definida es clave para mejorar tus ventas. Como parte de esa estrategia debes pensar en una herramienta que te ayude en la gestión y además te brinde datos precisos para tomar decisiones sustentadas con información y no basadas en suposiciones. Ahora que sabes cómo puedes crear tu pipelines ¿qué estás esperando? Si necesitas una plataforma para gestionarlo, ejecutarlo y analizarlo escríbenos a info@systec.com.mx o ingresa a www.systec.com.mx/pipedrive y conoce todo lo que un CRM puede ayudarte a lograr.

¿Los datos que obtienes de la operación de tu empresa te sirven para mejorarla? Para que la respuesta sea SÍ es necesario que los datos se conviertan en información, la información en conocimiento, el conocimiento en experiencia y la experiencia en innovación. Este proceso normalmente se representa en la pirámide DIKW (Data, Information, Knowledge, Wisdom), que se traduce como: Datos, Información, Conocimiento y Sabiduría. La pirámide por sí sola no es un factor de cambio. Es por eso que modificamos el concepto de sabiduría por experiencia y hemos incorporado el concepto de innovación a nuestra versión de la pirámide (DIKEI) como se muestra en la siguiente imagen. Analicemos la pirámide desde el punto de vista de una empresa. 1. Datos Los datos son elementos o eventos aislados fuera de contexto, sin ninguna relación entre ellos. Con frecuencia los datos son obtenidos por medio de la observación, sistemas, sensores, experimentos o encuestas. Adicionalmente son representados por señales, palabras, números, e inclusive tablas. Los datos aislados no sirven de gran cosa porque se encuentran fuera de contexto. Es probable que la operación esté generando miles de datos constantemente. Para convertirlos en información es necesario recopilarlos, categorizarlos, cotejarlos, cuantificarlos y compararlos para entender cómo se relacionan entre ellos. 2. Información La información se compone de datos contextualizados para responder a preguntas como quién, qué, dónde, cuándo, cuánto. Representa la relación entre los datos y posiblemente referencias adicionales y/o complementarias. Debe ser objetiva, útil, oportuna, organizada y debe encontrarse estructurada para lograr su entendimiento. Se compone de oraciones, párrafos, conceptos, ideas, ecuaciones, historias simples, preguntas y respuestas. Para pasar de la información al conocimiento es necesario identificar los patrones de comportamiento que se están presentando y entender su significado en el tiempo. Para lograrlo es necesario continuar contextualizando la información que tenemos además de compararla, ordenarla, filtrarla, conectarla, darle prioridad y almacenarla. 3. Conocimiento El conocimiento busca contestar el “porqué” de las cosas. Se compone de información organizada, representada por patrones de comportamiento de la operación, información previamente obtenida y posiblemente otro conocimiento. Dichos patrones de comportamiento no constituyen conocimiento hasta no ser entendidos. Su entendimiento requiere de contexto, análisis y síntesis para convertirlos en lecciones aprendidas, teorías, axiomas, marcos de referencia e historias más complejas. El conocimiento se convierte en experiencia por medio de la aplicación de las lecciones aprendidas que deben documentarse de manera estructurada para ser evaluadas, interpretadas y desmenuzadas para repetirlas en caso de ser positivas y evitarlas o eliminarlas en caso negativo. 4. Experiencia Cuando logramos un alto grado de conocimiento obtenemos experiencia que nos permite aplicarlo para lograr objetivos específicos que deben ser medidos por medio de KPIs (Key Performance Indexes). La experiencia (lecciones aprendidas) debe documentarse de manera entendible, integrada y accionable por medio de libros blancos, procesos, políticas, tableros de control y manuales operativos que permitan definir un programa de mejora continua. El entrelazar, incorporar, discriminar y sintetizar nuestra experiencia nos permitirá crear una estrategia de innovación que permita el crecimiento y la continuidad de la empresa. 5. Innovación La innovación es el medio para crear, mejorar o reemplazar algo, un proceso, un producto o un servicio. La creación de valor es una característica clave de la innovación. Las iniciativas deben provocar acciones inmediatas, cambios a procesos y/o proyectos que logren los objetivos establecidos en ellas. ENTONCES... ¿Los datos que obtienes de la operación de tu empresa te sirven para mejorarla? Si la respuesta es “NO”, seguramente te podemos ayudar. Escríbenos a info@syste.com.mx o visita nuestra página: https://www.systec.com.mx/

Un CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta diseñada para ayudar a los equipos de ventas en administrar y hacer más eficientes las relaciones comerciales con los clientes. Seguramente te estarás preguntando ¿y cómo un CRM me puede ayudar a incrementar ventas? La respuesta es sencilla: llevando una adecuada y organizada gestión de prospectos. Conocer el nombre o datos de contacto del cliente y anotarlos en una libreta o en una base de datos no es gestión. Y no basta con solo registrar sus datos; necesitas llevar un historial de todas las actividades, negociaciones, acuerdos e intercambio de comunicación entre tu prospecto y tú para poder aprovechar la información y generar estrategias que te permitan cerrar la venta. Esto no significa que un CRM es una herramienta milagrosa que hará las ventas por tí. Pero, sí te ayudará a gestionar la relación con tus prospectos y recordar temas importantes que de otra manera probablemente olvidarías con las múltiples actividades y prospectos que manejas. Algunos de los beneficios que un CRM debería de aportar a tu negocio y área comercial son: 1. Centralizar toda la información: En empresas que no usan un CRM, la información de los clientes o prospectos está disgregada en múltiples sistemas formales (emails, archivos Excel, propuestas, etc.) e informales (agendas, post-its, cuadernos, etc.). Un CRM te permitirá estructurar toda esta información en un mismo lugar para que todas las personas que interactúan con los clientes puedan tener acceso a ella. Con esto definitivamente ahorrarás tiempo que podrás utilizar para realizar otras actividades. . 2. Gestionar tu proceso de ventas: Es sumamente importante comprender que el CRM no te indicará los pasos para poder vender; el proceso lo defines tú. Lo que el CRM te permitirá es hacer un seguimiento oportuno de dicho proceso mediante el cual podrás responder preguntas como: ¿Cuántas nuevas oportunidades estás generando? ¿Por cuánto valor? ¿Qué porcentaje de oportunidades pasaron a la siguiente fase? ¿Qué oportunidades están en peligro de perderse? ¿Qué porcentaje de oportunidades se convierten en tratos? 3. Planificar estrategias de venta: Medir los resultados de nuestros esfuerzos comerciales en tiempo real le da valor a la gestión. Gracias a los reportes podrás establecer objetivos, medir indicadores relevantes y segmentar tu cartera de clientes, lo que hace más fácil planificar estrategias de ventas. Con base en esta información obtenida, podrás definir cuántos prospectos necesitas conseguir para concretar una venta. Como pudiste observar un CRM es más que una plataforma para almacenar datos de tus contactos. Una solución de este tipo permite empoderar a tu equipo de ventas incrementando la colaboración y dotándolo con mayor claridad sobre los resultados de los esfuerzos realizados para poder generar estrategias que permitan alcanzar los objetivos. Si quieres conocer más sobre los beneficios que un CRM puede ofrecer a tu negocio, escríbenos a info@systec.com.mx o visita: www.systec.com.mx/pipedrive

Si alguna vez, durante tu día a día de ventas, has visto tu agenda, tu libreta de notas, tus post-its y tu bandeja de entrada y has pensado “esto no está funcionando”... no estás solo. Es probable que no tengas un plan de trabajo estructurado, y esto provoca oportunidades perdidas y un pronóstico de ventas poco realista. La solución es contar con un pipeline de ventas que te ayudará a convertir prospectos en oportunidades, y darle un seguimiento ordenado a este proceso reemplazando el caos existente. Aquí te presentamos algunas ideas para construir tu pipeline: 1. Define los pasos o etapas que debe seguir tu proceso de ventas Al identificar personas y empresas (prospectos) que pueden necesitar lo que vendes, estás dando los primeros pasos para construir tu pipeline. Seguramente tienes más de un prospecto. Algunos de ellos se convertirán en clientes y otros no. Tu pipeline consiste en los pasos que debes seguir para incrementar la posibilidad de que tus prospectos adquieran los productos y servicios que ofreces. Para construir tu pipeline debes definir las etapas que debes seguir. Estas etapas pueden ser: Etapa 1 - Prospecto identificado Etapa 2 - Prospecto contactado Etapa 3 - Presentación o demo realizada Etapa 4 - Propuesta enviada Etapa 5 - Cierre (ganada o perdida) Este es solo un ejemplo sencillo. Estas etapas deben ser definidas con base en tu experiencia y en las necesidades de tu negocio y tus clientes. Te recomendamos que no compliques demasiado el proceso; cinco o seis etapas deben ser suficientes. Toma en cuenta que el pasar de una etapa a otra debe incrementar la probabilidad de ganar la oportunidad. 2. Genera momentum de etapa-a-etapa Una vez que has definido tus etapas, debes mantenerlas en buen camino. Para esto es muy importante identificar las actividades que hay que realizar para mover las oportunidades de una etapa a la siguiente. Esto se conoce como ventas basadas en actividades (activity based selling). Por ejemplo: Hacer una llamada telefónica Entregar un folleto Realizar una demostración Enviar una propuesta Invitar a un webinar Estas actividades deben estar agendadas en un calendario y tener los mecanismos necesarios que impidan que se nos pase o retrase alguna de ellas. El resultado de cada una de estas acciones debe quedar documentado, pero lo más importante es que siempre debe haber una siguiente actividad planeada para el futuro cercano mientras la oportunidad no se haya perdido. Inclusive no está de más programar una llamada de seguimiento a pesar de haber perdido una oportunidad. Las cosas pueden haber cambiado con el paso del tiempo. Ten en mente que puedes controlar las actividades pero no su resultado. Establece objetivos diarios de actividades a realizar para mantener vivas tus oportunidades, evitar que se estanquen e incrementar la probabilidad de que se muevan a la siguiente etapa en el pipeline. 3. Establece una rutina para obtener nuevos prospectos Es primordial realizar actividades diariamente que identifiquen nuevos prospectos para mantener un pipeline sano e inagotable. Puedes realizar llamadas frías, obtener recomendaciones de tus clientes existentes, generar interés vía redes sociales, captar prospectos en tu página web, etc. 4. La magia de los números La pregunta mágica es: ¿Cuántas oportunidades debo agregar al pipeline para lograr mis objetivos? Sería grandioso ganar todas las propuestas pero eso, simplemente no sucede. Es posible que en un principio calcular este número no sea tan sencillo, pero el uso constante de tu pipeline te permitirá conocer: ¿Cuántas oportunidades ganas en promedio en un tiempo determinado? ¿Qué porcentaje de oportunidades se ganan vs. las que se pierden? ¿Cuánto tiempo pasan las oportunidades en cada una de las etapas? ¿Qué oportunidades están estancadas en alguna de las etapas? Si conoces cuántas oportunidades ganas en promedio, puedes calcular cuántas oportunidades necesitas en cada una de las etapas a lo largo del tiempo. Es probable que todas estas recomendaciones se puedan llevar a cabo manualmente o en una hoja electrónica, pero para hacerlo de forma más eficiente y productiva se necesita un CRM. Es muy probable que Pipedrive sea la plataforma de gestión de ventas indicada para tus necesidades. ¿Quieres conocer más acerca de Pipedrive? Visita: www.systec.com.mx/pipedrive, o escríbenos a: info@systec.com.mx para programar una demo y/o enviarte más información.

¿Estás buscando un CRM para dar el siguiente paso de tu proceso de ventas en tu empresa? ¡Pipedrive es el CRM correcto para lograr esto! En este artículo hablaremos sobre seis aspectos que no volverás a perder de vista en tu proceso de ventas cuando comiences a utilizar Pipedrive: 1. Prospectos: Como mencionamos en nuestro artículo “¿Cuál es la pieza fundamental de cualquier empresa?” Los prospectos son un elemento clave a la hora de gestionar nuestras ventas. Necesitamos tener el registro actualizado de los prospectos así como el historial del contacto con ellos. Pipedrive nos ayudará con esto, gracias a su bandeja de entrada de prospectos. Además, no solo te ayudará con los registros, ¡también con la generación de nuevos prospectos! A través de su módulo “Leadbooster” podrás configurar chatbots y webforms para que desde tu página web tengas abierta una puerta de entrada de prospectos 24/7. 2. Enfoque en las oportunidades correctas: Con Pipedrive podrás concentrarte en las oportunidades que necesitan tu atención. Por medio de su interfaz sencilla, podrás dirigirte a las oportunidades que lo requieren, mientras que su orientación a actividades te permitirá saber qué es lo que debes hacer a continuación. 3. Seguimiento a la comunicación: Concentra todo el historial de comunicaciones relativo a cada oportunidad, evitando navegar entre múltiples correos buscando las conversaciones que tuviste con tus clientes para poder darles seguimiento. Al concentrar en Pipedrive el historial de correos, ahorrarás horas de trabajo, teniendo a la mano un resumen de tus llamadas e incluso los archivos intercambiados. Esto te permitirá, una vez más, enfocarte en lo que necesitas hacer para dar atención personalizada a cada oportunidad. 4. Automatización de trabajo: Hablando sobre el ahorro de tiempo valioso, Pipedrive te permite automatizar el trabajo administrativo de acuerdo con tus necesidades; por ejemplo, crea actividades o envía correos de forma automática cada vez que se agregue una nueva oportunidad. Las plantillas de automatizaciones serán muy útiles en este punto ¡Explora todas las posibilidades! 5. Progreso en las metas: Podrás rastrear y medir el desempeño de tu equipo de ventas a través de los dashboards personalizables que tiene Pipedrive para ti. Analiza la información a nivel empresa, equipos de ventas o incluso de cada uno de los agentes de ventas. 6. Seguridad - ¡Bonus! Añadimos este sexto punto como bonus de la lista debido a la importancia que tiene mantener el control de la información dentro de tu pipeline. Pipedrive te permite proporcionar los permisos específicos para que cada usuario vea solamente la información que necesita, con el fin de que los datos de tus clientes y la información sensible, como ventas totales de la empresa, estén siempre seguros. Ahora que ya conoces los beneficios que Pipedrive tiene para ti y tu equipo de ventas ¿qué estás esperando para probarlo? Ingresa a www.systec.com.mx/pipedrive y programa una demo para conocer todo lo que puedes lograr con Pipedrive.

A medida que las empresas buscan crecer vendiendo más, maximizando sus rendimientos e intentando reducir costos, se ha vuelto cada vez más común escuchar las palabras "eficiencia" y "eficacia", a menudo utilizadas indistintamente. Sin embargo, estos términos tienen significados diferentes. Dado que las innovaciones técnicas como la automatización hacen que escalar rápidamente, reducir esfuerzos manuales e impulsar la productividad de los equipos de trabajo sea ahora más fácil que nunca, comprender la distinción entre los dos y cómo cada uno puede ayudar a su organización a lograr más, nunca ha sido tan importante. Hacer las cosas bien vs. hacer las cosas correctas “La eficiencia es hacer las cosas bien; la eficacia es hacer las cosas correctas”, dijo Peter Drucker, a menudo reconocido como “el padre moderno de la administración”. Si bien mejorar la eficiencia significa hacer las cosas más rápido, utilizando menos recursos y en menos pasos operativos, la eficacia significa alinear el trabajo para poder alcanzar los objetivos corporativos de alto nivel, lo cual requiere adoptar un enfoque más centrado y estratégico. En otras palabras, una persona eficaz es aquella que logra un resultado satisfactorio de un proyecto o proceso de negocio. Una persona eficiente hace su trabajo rápidamente y utiliza menos recursos. Tanto la eficiencia como la eficacia resultan de gran relevancia para poder desempeñar y concluir satisfactoriamente cualquier trabajo. Conseguir hacer las cosas bien empleando un mínimo de recursos es esencial para cualquier empresa que busque más rendimiento, calidad y resultados que superen las expectativas de sus clientes. Impulsa la eficiencia, mejora la eficacia Como ya vimos, aunque son conceptos diferentes, la eficacia y la eficiencia no se excluyen mutuamente. Al centrarse en crear las eficiencias adecuadas, las empresas pueden al mismo tiempo impulsar la eficacia de los equipos de trabajo. Encontrar este punto óptimo requiere de tres factores cruciales: 1. Estrategia Si la eficacia se logra mediante la realización de mejoras en los procesos y operaciones correctos para lograr las metas organizacionales, entonces el primer paso es definir esas metas. En la planificación estratégica las empresas necesitan identificar sus objetivos específicos y crear una ruta para lograrlos. Dicha planificación debe formar la columna vertebral de todas las iniciativas corporativas y considerar la visión, las necesidades, los recursos y otros factores de la empresa. Las estrategias pueden ser a gran escala, abarcando toda la organización o desarrolladas para equipos y departamentos puntuales. Es importante que las estrategias a menor escala se alineen con los objetivos corporativos generales. 2. Métricas y KPIs correctos Lógicamente medir la eficiencia es una tarea un poco más sencilla (menos horas trabajadas, menos costos y recursos invertidos etc.), que medir la eficacia de la realización del trabajo. La capacidad de cuantificar cualquier cosa, desde la cantidad de pasos que damos en un día hasta el valor exacto de un comentario o like que una publicación recibe en las redes sociales de la empresa, ha hecho que las organizaciones se concentren demasiado en los datos brutos y las métricas. No obstante, el hecho de que podemos medir todo no significa que debamos hacerlo: para generar un valor real, las empresas deben medir las cosas correctas. La clave aquí es prestar la atención a las métricas correctas y utilizar los resultados obtenidos de manera significativa para el negocio. De hecho, lo que distingue a las empresas líderes no es tanto la cantidad de métricas que rastrean sino cómo las usan para atraer mejor a los clientes y, por lo tanto, crecer sus negocios. Para determinar qué métricas monitorear, pregúntate qué historia contará cada indicador. Los KPI exactos variarán según lo que deseas lograr, pero es importante encontrar aquellos que muestren si el trabajo que se está realizando está ayudando a su equipo y a su organización a alcanzar los objetivos. 3. Compromiso Una vez que hayan decidido lo que quieren hacer y cómo sabrán si van por buen camino, el próximo desafío es el seguimiento continuo. Esto significa asegurarse de que todos comprendan los objetivos de la organización, su función y rol para lograrlos. Además, dentro de la organización debe existir el compromiso de empoderar a los equipos, incluyendo las herramientas que los empleados necesitan para dedicarse a las tareas productivas y medir su progreso, como el fácil acceso a proyectos y procesos, visualización de datos críticos en tiempo real, flujos de automatización de tareas repetitivas y monótonas. Adicionalmente será necesario realizar evaluaciones y refinamientos continuos a medida que vayan apareciendo nuevas herramientas tecnológicas capaces de facilitar el trabajo diario. Naturalmente el sólo deseo de ser eficiente y de producir servicios y productos de alta calidad no es suficiente para lograr esa meta; es necesario contar con una estructura adecuada y capaz de cumplir con los requerimientos para formar la base para un negocio exitoso. En orkesta sabemos la gran relevancia que tiene la eficiencia y eficacia para cualquier negocio, por ello ofrecemos distintas soluciones tecnológicas que pueden ayudarles a lograr más. ¡Conócelas en www.systec.com.mx!

En los últimos años el proceso de firma de documentos ha pasado de realizarse de manera autógrafa a digital. En México, como en muchos otros países, los contratos celebrados con soluciones electrónicas ya son válidos y ejecutables . Por ello la aceptación de firmas electrónicas ha aumentado en empresas e instituciones de diferentes tamaños debido a grandes ventajas como el poder firmar un documento importante desde cualquier lugar o dispositivo en cuestión de minutos. La firma electrónica garantiza la autenticidad de lo que manifiesta una persona en los documentos al firmarlos, respaldando toda la información que esté dentro del mismo. Adicionalmente tiene validez legal y jurídica como instrumento de identificación y autenticación. Las firmas electrónicas se están convirtiendo rápidamente en una necesidad empresarial. La oportunidad de mejora radica en poder contar con una herramienta que elimine la necesidad de enviar contratos, solicitudes, aprobaciones o acuerdos en papel y facilite los procesos. Smartsheet busca ser la plataforma central de ejecución de trabajo y por lo tanto es importante que se conecte con otras plataformas para impulsar y agilizar aún más los procesos administrativos. Con la nueva extensión para DocuSign, integrada directamente en el generador de documentos, ahora se cuenta con una herramienta poderosa que permite optimizar la forma en que sus equipos crean y ejecutan documentos críticos para el negocio. DocuSign es una herramienta que está disponible en los planes Enterprise y Premier sin ningún costo adicional. El único requisito es que al menos un miembro del equipo debe tener una licencia de DocuSign. La integración entre Smartsheet y DocuSign te permite: Crear documentos al combinar plantillas existentes de DocuSign y los datos de tu hoja para crear y enviar documentos personalizados para cada fila. Dar seguimiento al proceso de firma. Programar recordatorios automáticos. Recibir notificaciones para cada paso del proceso. Firmar documentos de manera electrónica. Guardar los documentos de manera segura y automática. Actuar rápidamente en consecuencia de las firmas obtenidas. Todo esto desde Smartsheet con cualquier dispositivo y desde cualquier lugar en el que te encuentres. ¿Cuales son las principales ventajas de la nueva integración de DocuSign a Smartsheet? Facilidad de uso: desde el celular, tableta o computadora de escritorio, las firmas electrónicas facilitan y aceleran los procesos de negocios. Eficiencia operativa: la productividad de los empleados aumenta debido a un flujo de trabajo de documentos completamente automatizado. Reducción de riesgos: evita errores humanos y asegúrate de que tus firmantes sean quienes dicen ser con métodos avanzados de autenticación digital. Reducción de costos operativos: al pasar del papeleo al entorno digital y reducir el tiempo de tediosas tareas administrativas. Experiencia de usuario mejorada: fomenta relaciones más sólidas con los clientes al proporcionar una experiencia de gestión de documentos simple y fácil de usar. En conclusión, al utilizar la nueva integración de Smartsheet como método de firma electrónica se ahorra tiempo, ya que todo el proceso se puede realiza r sin problemas en la nube y donde sea que uno se encuentre. Además se elimina el uso de papel y se reduce la pérdida de tiempo ya que la integración cuenta con recordatorios para realizar dicho proceso. De esta manera DocuSign tiene un impacto significativo y positivo a la gestión y administración de su negocio. Además, por medio de la firma electrónica, los documentos adquieren valor legal y carácter probatorio. La transformación digital presenta muchas oportunidades que las empresas puedan aprovechar. Pronto no será necesario volver a la pluma y al papel para estos procesos administrativos. ¡Compruébalo tu mismo! DocuSign ofrece un periodo de prueba de 30 días gratis a los clientes de Smartsheet para comenzar a ahorrar tiempo de inmediato con la nueva integración. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a: info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.

La incorporación de las tecnologías digitales y las aplicaciones en la nube han generado cambios sumamente importantes en la forma actual de trabajar . Una de estos cambios es la modalidad remota y la importancia de ésta para eliminar barreras cuando hablamos de trabajo a distancia. Es por eso que en esta edición de nuestro blog nos enfocaremos en hablar de lo nuevo que podemos observar a través de nuestro móvil. La aplicación móvil de Smartsheet, al igual que la plataforma en su versión web, busca agregar funcionalidades que nos ayuden a mejorar la experiencia de trabajo remoto. Con la app, que está disponible para todos los usuarios con licencia, podemos realizar la mayoría de las acciones más algunas adicionales como es el escaneo de códigos de barras o registro de la ubicación . Además, con la aplicación móvil es aún más fácil recibir notificaciones, contestar solicitudes y revisar los datos críticos estés donde estés. Para que sea cómodo trabajar con nuestras hojas de Smartsheet, la aplicación cuenta con diferentes modalidades de visualización. Muchas de ellas son conocidas ya que tratan de emular las vistas observadas desde nuestro ordenador, tales como: la vista de cuadrícula, vista de tarjeta, vista de lista, vista de gantt, vista de calendario y ahora, con la nueva actualización, contamos con l a incorporación de la vista móvil . La vista móvil, además de las opciones que ya teníamos anteriormente como buscar en hojas, ordenar, filtrar, etc., agrega ciertas funcionalidades como la selección de columnas a mostrar. De esta forma es posible observar los datos más importantes en cada sección sin necesidad de buscarlos en todas las columnas. También podemos activar o desactivar la opción de vista compacta en la cual cada una de las filas se observa con el valor de la columna principal sin detalles adicionales. Con esta vista logramos una navegación rápida y un acceso directo a los archivos adjuntos, comentarios y pruebas. La diferencia crucial entre las distintas vistas anteriormente utilizadas y la nueva es el ajuste al tamaño del dispositivo móvil utilizado . Esto nos brinda una mayor accesibilidad a los datos y mejora la visualización de la información. Otra de las características que se suman a la navegación dentro de la aplicación móvil de Smartsheet es la visualización de los archivos recientes sincronizados entre la aplicación móvil y la versión web. De esta manera es más fácil regresar a las hojas, informes y paneles visualizados recientemente sin importar el dispositivo que se está utilizando para acceder a la plataforma. Por último es importante recordar que el menú principal de la aplicación también nos ofrece un nuevo diseño donde podremos observar un acceso rápido y una navegación más fluida entre el inicio, las notificaciones, nuestros espacios de trabajo y la nueva herramienta de Smartsheet llamada WorkApps. Recuerda que es posible descargar la aplicación de Smartsheet en dispositivos móviles Android y iOS; solo búscala dentro de la AppStore o Play Store y realiza la descarga. ¿Necesitas más apoyo en el desarrollo y trabajo con la app móvil de Smartsheet? Ingresa a nuestra pagina www.systec.com.mx/smartsheet o escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.

¿Qué es Design Thinking? Design Thinking es un enfoque iterativo de resolución de problemas que tiene como objetivo mejorar las experiencias de las personas. En lugar de definir un proyecto por sus componentes estructurales o requisitos técnicos, Design Thinking se centra en averiguar cómo una idea puede ayudar a un usuario final a lograr objetivos específicos. Design Thinking no es solo para diseñadores. Puede aplicarse para desarrollar software, productos tecnológicos, servicios médicos, consultoría empresarial, experiencias del consumidor y mucho más. De hecho, este enfoque es reconocido y utilizado ampliamente en empresas como IBM, Uber, Airbnb, entre otras. Hasta la fecha se han desarrollado muchos modelos de Design Thinking. La mayoría siguen un proceso específico que comienza con el desarrollo de empatía a través de la investigación de necesidades de usuarios, pasando a la definición de problemas, la ideación, la creación de prototipos y la realización de pruebas. ¿Cómo encaja “Entreprise” en el Design Thinking? El Enterprise Design Thinking es un modelo de esta metodología que se desarrolló específicamente para empresas considerando sus retos, la velocidad y el escalamiento que demanda el mercado moderno. Este enfoque ayuda a equipos grandes y distribuidos a colaborar en proyectos complejos, centrándose en las necesidades y problemas de los clientes para mejorar su experiencia y entregar rápidamente los resultados. De acuerdo al estudio de Forrester Total Economic Impact™ (2018), las empresas que implementan este enfoque logran lanzar al mercado sus productos y servicios con el doble de la velocidad, obtienen un retorno de inversión de 300%, y sus equipos de trabajo se vuelven al 75% más eficientes. Principios de Enterprise Design Thinking El Enterprise Design Thinking comienza con tres principios que abren el camino para ver los problemas y las soluciones desde un punto de vista nuevo. La adherencia a estos principios es fundamental para satisfacer o, incluso, superar las expectativas de los clientes. Principio 1: Las necesidades de los clientes ante todo. En esta metodología, el usuario y sus necesidades es el centro de atención de las empresas que impulsan el negocio ayudándoles a alcanzar sus objetivos y resolviendo sus dificultades. Es importante mencionar que no podemos mejorar la experiencia actual del cliente si no la comprendemos con claridad. Por esta razón, una parte esencial de la implementación de Enterprise Design Thinking es la investigación (design research) para identificar quiénes son los clientes, qué problemas enfrentan y cómo se puede mejorar su experiencia futura. Principio 2: Reinvención continua. Este principio de Enterprise Design Thinking representa el proceso constante de observación, aprendizaje y realización de cambios para mejorar la solución de un problema. La reinvención continua implica la creación rápida de prototipos para validar ideas y romper con el status quo, lo que permite entregar productos o servicios a los usuarios de forma más rápida, escuchar sus comentarios, realizar cambios requeridos y repetir el procedimiento nuevamente. Para que este principio funcione, es clave desarrollar la mentalidad de ver todo como un prototipo. Si comenzamos a considerar todo lo que hacemos como trabajo en progreso, dejamos de esperar hasta que algo sea perfecto para que esté listo. Ya que realmente nunca terminamos y ninguna solución es perfecta, seguimos experimentando a diario en cómo mejorar estas experiencias. Principio 3: Equipos multidisciplinarios y empoderados. Es más probable que encontremos una solución innovadora a los problemas actuales si contamos con un equipo de trabajo que no teme a expresar sus ideas y tiene diferentes perspectivas de vista. Todas las prácticas involucradas en el Design Thinking, como la investigación, la observación del usuario, la lluvia de ideas y la creación de prototipos, se amplifican cuando se trabaja con equipos diversos que aportan habilidades, experiencias y perspectivas variadas al proyecto. ¿Cómo aplicar los principios de Enterprise Design Thinking? Los pasos y herramientas exactos que se deben implementar pueden variar para cada proyecto en función de su escala, complejidad y alcance geográfico. Sin embargo, los pasos esenciales que no pueden faltar son los siguientes: Empieza por definir el problema como una declaración centrada en el usuario. Involucra a diferentes equipos en el proceso de ideación. Valida las ideas generadas con los clientes y mide el progreso en función de qué tan bien las soluciones propuestas satisfacen sus necesidades. Trata todo como un prototipo y sigue buscando formas de mejorar sin obstruir la entrega de servicios o productos. Recuerda centrarte en satisfacer las necesidades de los usuarios en lugar de simplemente crear nuevos productos. El enfoque de Enterprise Design Thinking ya demostró su eficacia para miles de empresas y equipos de trabajo, ¡pruébalo tú también! Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a: info@systec.com.mx.

Independientemente de la industria a la que perteneces y de los productos y servicios que ofreces, los clientes son una parte muy importante para tu negocio. Sin clientes no se puede obtener ventas y esto pone en riesgo la continuidad y el crecimiento de tu empresa. Entonces, ¿los clientes son la pieza fundamental? No necesariamente. La pieza fundamental son los prospectos, que atendidos adecuadamente se convertirán en oportunidades y estas a su vez en clientes. Mientras tengamos estrategias para generar constantemente prospectos tendremos una fuente interminable de clientes potenciales. Convertir a un prospecto en una oportunidad y posteriormente en un cliente requiere de un proceso ordenado conocido como “pipeline”. Dicho pipeline debe mostrar claramente todas las etapas que hay que cubrir para lograr una venta exitosa. Durante cada una de las etapas del pipeline hay que realizar llamadas, enviar información y celebrar diferentes reuniones. Todas estas actividades se deben realizar en el momento preciso para lograr que la oportunidad se acerque cada vez más a un cierre exitoso. A esto le llamamos: VENTAS BASADAS EN ACTIVIDADES. Contar con una plataforma de seguimiento de las actividades asociadas a las ventas es clave para orquestar y documentar el proceso. Esta plataforma es una herramienta de trabajo diario que siempre nos indicará cuál es el siguiente paso a seguir, impedirá que las oportunidades se paralicen y que nos mantendrá enfocados en las que tienen mayor posibilidad de cerrar exitosamente. Las plataformas tecnológicas que hacen lo mencionado con anterioridad son conocidas como CRMs (Customer Relationship Management). Es por esto que en SYSTEC nos sentimos orgullosos de anunciar que hemos iniciado una nueva alianza estratégica con PIPEDRIVE, el CRM con mayor crecimiento, facilidad de uso, índice de adopción y velocidad de implementación en el mercado.

Al automatizar procesos manuales y repetitivos podemos reducir errores y aprovechar el tiempo en tareas más productivas que nos ayuden a mejorar los resultados y fomentar una cultura de innovación . Adicionalmente se libera tiempo y atención para un trabajo más valioso que puede ayudar a acelerar la ejecución de actividades pendientes. En este artículo te presentamos 5 consejos para que tu empresa pueda comenzar a adoptar una cultura de automatización de procesos. 1. Preguntar a los equipos: ¿qué tareas quieren dejar de hacer? El primer paso para automatizar un proceso es decidir qué es lo que se quiere dejar de hacer, analizando las tareas repetitivas de bajo valor , tales como: generación de reportes semanales, revisiones constantes de estados, llamadas de seguimiento u otras acciones. Un ejercicio útil es realizar un mapeo de procesos para identificar las actividades e interconexiones que pueden automatizarse dentro de la organización, generalmente siendo las que requieren de más intervenciones e involucran múltiples pasos manuales. 2. Analizar los objetivos comerciales de la empresa. Antes de seguir y dar un paso hacia la automatización de ciertos procesos es importante preguntarse ¿Cuál es su meta actual? ¿Cómo aportará a los objetivos de la organización? ¿En base a qué se medirá su éxito? . El análisis de estos puntos es clave para conocer el posicionamiento actual de los procesos en la organización y de esta forma revisar la viabilidad del cambio. Adicionalmente, las respuestas a estas preguntas ayudan no solo a encontrar los argumentos para promover la automatización de los procesos sino también a fijar las metas y los objetivos de este cambio en la organización. 3. Seleccionar una herramienta de TI útil para todos. En las organizaciones siempre se cuenta con diversas áreas y grupos de trabajo, por lo que es necesario encontrar una herramienta de tecnología que sea capaz de cubrir tanto las necesidades que se tienen en común, como los requerimientos más puntuales . Por esta razón una herramienta óptima tiene que ser flexible, adaptable y escalable a la forma de trabajar de distintos equipos. Por otro lado es importante asegurarse que la herramienta pueda importar / utilizar datos ya existentes en la organización y que pueda ofrecer reglas fáciles de configuración y automatización que no alejen a los colaboradores más conservadores del cambio. 4. Prepararse para la gestión del cambio. Dar el paso hacia la automatización conlleva otros aspectos después de su implementación : es necesario brindar formación para los nuevos usuarios y educación continua a los colaboradores más avanzados a través de sesiones de capacitación. Este empoderamiento de los equipos es de suma importancia, ya que impulsará la adopción e independencia de los usuarios para enfrentar modificaciones en la herramienta a mediano y largo plazo, buscando la mejora continua en los procesos. En una época en donde la digitalización es un tema cada vez más popular, contar con una plataforma que cambie con base en los requerimientos de la empresa resulta ser la mejor opción . 5. Supervisar y medir los resultados obtenidos. Está claro que la herramienta elegida debe ser capaz de agilizar los principales indicadores de desempeño y cubrir las necesidades de la organización. No obstante, para un análisis más profundo y el entendimiento de qué es lo que está funcionando o no, es sumamente importante analizar y medir los resultados. ¿Cuántas horas de trabajo se ahorraron los nuevos procesos? ¿Se percibe un cambio en la productividad de los equipos? Además, cuando se obtiene el impacto positivo es crucial compartir los resultados con el resto de la organización para crear conciencia sobre las ventajas de la automatización para su negocio. Estos son algunos consejos para promover la automatización dentro de los equipos de trabajo. Siguiéndoles, se puede ayudar a los empleados a hacer su trabajo de manera más eficiente y liberarlos para el pensamiento creativo y las tareas de mayor valor, buscando así alcanzar una mayor productividad y eficiencia en las tareas realmente importantes. Ahora sabes por dónde empezar ¿Estás listo para dar el primer paso hacia la automatización de tus procesos? Si tienes alguna duda o comentario, por favor escríbenos a: info@systec.com.mx