Al automatizar procesos manuales y repetitivos podemos reducir errores y aprovechar el tiempo en tareas más productivas que nos ayuden a mejorar los resultados y fomentar una cultura de innovación. Adicionalmente se libera tiempo y atención para un trabajo más valioso que puede ayudar a acelerar la ejecución de actividades pendientes.
En este artículo te presentamos 5 consejos para que tu empresa pueda comenzar a adoptar una cultura de automatización de procesos.
1. Preguntar a los equipos: ¿qué tareas quieren dejar de hacer?
El primer paso para automatizar un proceso es decidir qué es lo que se quiere dejar de hacer, analizando las tareas repetitivas de bajo valor, tales como: generación de reportes semanales, revisiones constantes de estados, llamadas de seguimiento u otras acciones. Un ejercicio útil es realizar un mapeo de procesos para identificar las actividades e interconexiones que pueden automatizarse dentro de la organización, generalmente siendo las que requieren de más intervenciones e involucran múltiples pasos manuales.
2. Analizar los objetivos comerciales de la empresa.
Antes de seguir y dar un paso hacia la automatización de ciertos procesos es importante preguntarse ¿Cuál es su meta actual? ¿Cómo aportará a los objetivos de la organización? ¿En base a qué se medirá su éxito?. El análisis de estos puntos es clave para conocer el posicionamiento actual de los procesos en la organización y de esta forma revisar la viabilidad del cambio. Adicionalmente, las respuestas a estas preguntas ayudan no solo a encontrar los argumentos para promover la automatización de los procesos sino también a fijar las metas y los objetivos de este cambio en la organización.
3. Seleccionar una herramienta de TI útil para todos.
En las organizaciones siempre se cuenta con diversas áreas y grupos de trabajo, por lo que es necesario encontrar una herramienta de tecnología que sea capaz de cubrir tanto las necesidades que se tienen en común, como los requerimientos más puntuales. Por esta razón una herramienta óptima tiene que ser flexible, adaptable y escalable a la forma de trabajar de distintos equipos. Por otro lado es importante asegurarse que la herramienta pueda importar / utilizar datos ya existentes en la organización y que pueda ofrecer reglas fáciles de configuración y automatización que no alejen a los colaboradores más conservadores del cambio.
4. Prepararse para la gestión del cambio.
Dar el paso hacia la automatización conlleva otros aspectos después de su implementación: es necesario brindar formación para los nuevos usuarios y educación continua a los colaboradores más avanzados a través de sesiones de capacitación. Este empoderamiento de los equipos es de suma importancia, ya que impulsará la adopción e independencia de los usuarios para enfrentar modificaciones en la herramienta a mediano y largo plazo, buscando la mejora continua en los procesos. En una época en donde la digitalización es un tema cada vez más popular, contar con una plataforma que cambie con base en los requerimientos de la empresa resulta ser la mejor opción.
5. Supervisar y medir los resultados obtenidos.
Está claro que la herramienta elegida debe ser capaz de agilizar los principales indicadores de desempeño y cubrir las necesidades de la organización. No obstante, para un análisis más profundo y el entendimiento de qué es lo que está funcionando o no, es sumamente importante analizar y medir los resultados. ¿Cuántas horas de trabajo se ahorraron los nuevos procesos? ¿Se percibe un cambio en la productividad de los equipos? Además, cuando se obtiene el impacto positivo es crucial compartir los resultados con el resto de la organización para crear conciencia sobre las ventajas de la automatización para su negocio.
Estos son algunos consejos para promover la automatización dentro de los equipos de trabajo. Siguiéndoles, se puede ayudar a los empleados a hacer su trabajo de manera más eficiente y liberarlos para el pensamiento creativo y las tareas de mayor valor, buscando así alcanzar una mayor productividad y eficiencia en las tareas realmente importantes.
Ahora sabes por dónde empezar ¿Estás listo para dar el primer paso hacia la automatización de tus procesos?
Si tienes alguna duda o comentario, por favor escríbenos a: info@systec.com.mx