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Esto es lo que hemos cubierto hasta el momento: Lección 1: Calcular el número correcto de prospectos y conversaciones que debemos tener para ganar una venta. Lección 2: Establecer las metas correctas con respecto a las actividades a ejecutar. En esta lección, combinaremos las metas establecidas en la Lección 2, con la estrategia para definir las etapas de nuestro embudo de ventas. ¿Cómo definir las etapas de tu embudo de ventas? Definir las etapas de una venta es definir el cómo hacemos las cosas en nuestra empresa. Hacerlo, ahorra tiempo y sincroniza a todos los involucrados. También ayuda a definir metas de realización de actividades más específicas. Puedes segmentar tu embudo de ventas en las etapas que quieras, pero para ayudarte, aquí te presentamos un ejemplo: Contacto inicial con el prospecto Identificar sus necesidades Demo de solución o producto Presentar propuesta económica Negociación Cierre ya sea ganada o perdida Por supuesto que, la industria a la que perteneces, tus procesos internos, el tipo de productos y/o servicios que ofreces, la forma en que tus clientes toman decisiones y otros factores deben ser tomados en cuenta para definir las etapas que hagan sentido. De acuerdo, pero ¿qué hago para definir las etapas que realmente aplican para mi negocio? Intenta esto: Para empezar, piensa en cómo toman decisiones tus clientes y en cuál es su proceso de compra. ¿Cómo piensan?, ¿cómo enfrentan una compra? y ¿qué motiva sus decisiones? Sugiere y anota las etapas de venta asociadas con la forma de pensar de tus clientes, es decir, con sus “etapas de compra”. Discute tus etapas de venta con tu equipo de ventas y toma en cuenta las opiniones de todos. Revisa todos los posibles escenarios a los que típicamente te enfrentas. Asegúrate de que las etapas que has definido hacen sentido para cada uno de ellos. Revisa nuevamente las etapas con tu equipo. Es vital que entiendan lo que sucede en cada una de ellas y en su importancia. Adicionalmente, asegúrate de que todos están de acuerdo en lo que debe cumplirse para pasar de una etapa a la siguiente. En un par de meses, revisa y perfecciona tu proceso. Si alguna de las etapas es confusa, cambia su nombre, elimina o agrega nuevas etapas para reflejar con precisión lo que realmente está sucediendo. Aunque solo estamos empezando, ya cuentas con las herramientas necesarias para empezar a ver un incremento importante en tu tasa de conversión. Si aún no estás emocionado, espera a ver lo que sigue. ¿Quieres definir tus etapas con una herramienta extremadamente fácil de usar? Prueba Pipedrive, la herramienta de gestión del embudo de ventas diseñada para mantenerte vendiendo. Si aún estás leyendo, es porque estás interesado. Contáctanos para darte atención personalizada. Curso creado por Timo Rein co-fundador de Pipedrive y Presidente de la Junta Directiva Copyright © 2022 Pipedrive Inc. All rights reserved.

El consejo de hoy no es convencerte de establecer metas. Ya sabemos que esa es una buena idea. En vez de eso, hablaremos de cómo establecer las metas correctas para gestionar tu embudo de ventas efectivamente y lograr los resultados deseados. Existen buenas y malas metas. Ningún ejecutivo de ventas puede garantizar los ingresos que desea obtener, si así fuera, todo vendedor sería multimillonario. No podemos controlar los resultados, pero sí podemos controlar nuestras acciones. La buena noticia es que podemos lograr excelentes resultados estableciendo metas con respecto a las actividades que debemos realizar. De hecho, los resultados que se obtienen al planear cuidadosamente y ejecutar oportunamente nuestras actividades, pueden superar considerablemente las metas orientadas a resultados que hemos definido en el pasado. A continuación un ejemplo: Imaginemos a un vendedor que se ha establecido una meta de $1,000 dólares cada día. ¿Qué pasaría si después de hablar con 17 personas, no ha cerrado ninguna venta e inclusive el último prospecto tuvo una reacción poco amigable? Lo más probable es que sería complicado seguir adelante. Ahora, qué sucedería si la meta es hablar con 20 prospectos cada día. Aun después del rechazo 17, el vendedor solo tendría que hablar con 3 prospectos más para lograr su meta. Seguramente haría las llamadas pendientes. Irónicamente, cuando dejamos de enfocarnos en los resultados y nos enfocamos en las actividades, nos sentimos más motivados y nos volvemos más efectivos. Enfócate en lo que puedes controlar. Así es como obtendrás los resultados. Como mencionamos en la Lección 1, no todas las personas con las que hablemos comprarán. Se trata de colocar el número correcto de conversaciones al frente de nuestro embudo y de llevarlas a cabo de manera ordenada y oportuna, así se asegura que el número correcto de oportunidades ganadas saldrá por el otro extremo del mismo. Si realizaste el ejercicio de la Lección 1, debes tener una idea bastante clara de la duración de tu ciclo de ventas y de los números que lo hacen funcionar. Ahora intenta esto: Calcula el promedio diario y semanal del número de actividades clave que realizas incluyendo reuniones, correos, llamadas, demos, etc. y compara estos números con los resultados que obtienes actualmente. Define tu meta diaria y semanal de actividades a realizar con base en los resultados que estás obteniendo actualmente y los que quieres lograr. ¿Quieres poner en práctica estos consejos? Prueba Pipedrive, la herramienta de gestión del embudo de ventas diseñada para mantenerte vendiendo. Si aún estás leyendo, es porque estás interesado. Contáctanos para darte atención personalizada. Curso creado por Timo Rein co-fundador de Pipedrive y Presidente de la Junta Directiva Copyright © 2022 Pipedrive Inc. All rights reserved.

Muchos piensan que los vendedores exitosos son personas que nacen con habilidades innatas que otros no poseen. Eso es falso. El éxito en ventas se basa en el tiempo y el esfuerzo que dedicamos a gestionar nuestro embudo de ventas. Mientras más disciplinados seamos, mejores serán los resultados. Tendremos un embudo de ventas rentable en la medida que nos enfoquemos en aquellas conversaciones que tienen mayor probabilidad de cierre; aquellas que caen dentro de nuestro ciclo de ventas. La persistencia es una gran cualidad, pero un esfuerzo enfocado será lo que realmente genere dinero. Obtendrás mejores resultados al entender el juego de los números. La verdad sobre el embudo de ventas es que no siempre será sólido, puede llegar contener muchos orificios y no todo lo que metamos en él, saldrá por el otro lado. Lo primero que debemos hacer es definir las etapas del embudo. Dependiendo de la industria en que nos encontremos, estas etapas pueden ser diferentes pero el principio es el mismo. También es importante recordar que no todos los prospectos comprarán eventualmente. En este ejemplo usaremos las siguientes etapas: Prospecto Seleccionado Reunión Acordada Propuesta Enviada Oportunidad Ganada A continuación, debemos determinar a cuántas personas debemos contactar para realizar una venta. Esta proporción es nuestra tasa de conversión de ventas. Digamos que: Tenemos 10 personas en nuestro embudo a las que pensamos llamar. 4 de ellas acceden a reunirse con nosotros, pero las otras 6 no muestran interés. 2 de las 4 personas tienen necesidad de lo que ofrecemos y solicitan una propuesta. De las 2 propuestas enviadas, solo 1 es exitosa y ganamos la oportunidad convirtiendo al prospecto en nuestro cliente. Esto significa que nuestra tasa de conversión es del 10%. Así que si nuestra meta es ganar 1 venta, debemos hablar con 10 personas. Si queremos ganar 6 ventas, necesitamos hablar con 60 personas. Para hacer X número de ventas, hay que hablar con Y número de prospectos. Así es como la gestión del embudo de ventas funciona y cómo podemos asegurar que lograremos nuestra meta mensual de ventas. Mientras más esfuerzo hagamos, más precisa será nuestra tasa de conversión. Identificar nuestra tasa de conversión es la llave mágica para el éxito en ventas. ¿Quieres poner en práctica estos consejos? Prueba Pipedrive, la herramienta de gestión del embudo de ventas diseñada por vendedores para vendedores. Si aún estás leyendo, es porque estás interesado. Contáctanos para darte atención personalizada. Curso creado por Timo Rein co-fundador de Pipedrive y Presidente de la Junta Directiva Copyright © 2022 Pipedrive Inc. All rights reserved.

Si eres el responsable de obtener más ingresos para tu negocio, tu trabajo se complica a medida que creces. Tienes que hacer lo necesario para agilizar tus procesos y reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas para eliminar la mayor cantidad de distracciones posibles. No existe una solución mágica, pero estas cinco prácticas y sencillas tácticas pueden ayudarte a impulsar el crecimiento rápido con mucha más facilidad. 1. Ofrécele a tu equipo recursos de ventas y marketing que ahorran tiempo. Nadie de tu fuerza de ventas debería enviar correos electrónicos puntuales una y otra vez. Es un desperdicio de tiempo evitable, que se puede eliminar ejecutando un proceso replicable de redacción y envío de correos electrónicos. ¿Cuál es la solución más sencilla e inmediata? ¡Usa plantillas de correos electrónicos! Las mejores herramientas de CRM específicas para ventas deben ofrecer a los usuarios la capacidad de seleccionar una plantilla de correo electrónico precargada, solo haciendo clic en un botón. La verdad es que el contenido no debe tener un valor de producción digno de ganar un Oscar, ni tampoco tener el nivel literario de un escrito de Hemingway. Algo tan simple como una hoja de cálculo compartida llena de respuestas a las preguntas frecuentes o una colección de plantillas de correos electrónicos pueden reducir drásticamente la necesidad de escribir y volver a escribir la información. 2. Crea más tiempo durante las horas más productivas Una forma de ganarle a la competencia podría ser comenzando más temprano los días más productivos de tus equipos. Puede que no sea una decisión bien recibida. Pero piensa lo siguiente: no estarías añadiendo horas a la semana, estarías aprovechando las horas más eficientes. Según Dan Ariely, profesor de psicología y economía del comportamiento de la Universidad de Duke, las horas productivas del día son las primeras dos desde que te despiertas. Naturalmente, estas horas dependen de la rutina individual de cada uno, pero comenzar el día antes, hace que sea más probable que tu equipo llegue en sus mejores horas productivas. Dejar que tu equipo elija sus horarios (tomando en cuenta las reuniones programadas, claro está) puede generar mejores niveles de motivación y energía en la oficina. Estimula a tu equipo a aprovechar el día e iniciar sus tareas temprano. A menos que tu audiencia responda mejor a trabajar más tarde, tu equipo de ventas puede irse de la oficina más temprano y disfrutar más horas de sol después del trabajo. Además, si estás usando una herramienta CRM como Pipedrive, podrás rastrear cuándo tus representantes son más productivos y así utilizar ese conocimiento para aprovechar los mejores períodos de productividad. 3. Aplica ingeniería inversa para tus objetivos de ventas Puedes revisar los procesos de ventas previos para entender las acciones necesarias para el cierre. Con esta información puedes recrear un modelo de proceso con el tiempo promedio entre etapas, y encontrar un patrón de acciones replicable que haya funcionado consistentemente en el pasado. Puedes usar esta metodología de ventas basadas en acciones para encaminar a tu fuerza de ventas en un proceso ideal, en lugar de ejercer presión constante para que obtengan resultados. Tu equipo no puede controlar los resultados pero sí las acciones que ejecutan. Puedes determinar las mejores acciones posibles a realizar en cualquier momento del ciclo de ventas. Analiza lo que ha dado resultados en el pasado, y con esas acciones crea un proceso de ventas replicable. Un CRM de ventas como Pipedrive incluso prioriza estas acciones para que tu personal sepa exactamente lo que deben hacer y cuándo lo deben hacer siguiendo tu proceso de ventas establecido. 4. Crea roles especializados para aprovechar las habilidades superiores Desarrolla divisiones de habilidades claras y relevantes para que los especialistas de tu equipo puedan perfeccionar sus capacidades individuales. Tus mejores colaboradores deben usar sus habilidades más relevantes para aprovechar al máximo su tiempo y sus esfuerzos. Delinear claramente los roles puede potenciar la productividad y hacer que el equipo atienda mejor el recorrido del comprador basándose en sus habilidades singulares. Para lograrlo con éxito, averigua en qué se destaca cada persona de tu equipo y estimula sus virtudes. Además, ser más responsables de lo que les corresponde hacer en el proceso, los impulsa a tener más éxito (y les permite refinar sus habilidades específicas y evitar en su día a día los aspectos consumidores de tiempo). El siguiente es un ejemplo de un desglose de especializaciones: Hunters (adquisición) Closers (fomento de relación con prospectos) Farmers (clientes existentes) 5. Solicita la ayuda de expertos que no se especializan en ventas El propósito de tu fuerza de ventas es muy simple: vender. Por lo tanto, no los pongas a hacer otras actividades. Déjalos que hagan lo que mejor saben hacer y asigna a otros equipos especializados de la organización, las tareas no relacionadas con las ventas en las que necesitan apoyo. Subcontratar expertos de marketing le da la libertad a tu equipo de ventas de aprovechar al máximo sus horas de trabajo. Además, deja los análisis y el tratamiento de los datos en manos de los profesionales, y proporciona a tu equipo conclusiones de mayor calidad con las que trabajar. Las tareas no relacionadas con las ventas deben estar en manos de departamentos de apoyo: Análisis de mercado Gestión de relaciones con clientes y socios (farmers) Experiencia en precios y consultoría (impulsores de ingresos) Propuesta de servicios (RFP) Gestión de pedidos Lo más importante que debes hacer para centrarte en impulsar el crecimiento es definir claramente tus objetivos y los resultados que quieres impulsar. Suena muy simple y obvio, y pavorosamente similar a lo que diría un libro de negocios. Pero necesitas una estrella guía; de lo contrario, irás detrás de todo lo que te llama la atención y se aparece en tu camino, por lo que la llama de tu sueño de crecimiento se irá apagando hasta extinguirse. La definición clara de objetivos y resultados no sólo motiva a tu equipo; también te ayuda a vigilar, rastrear y mejorar el proceso de ventas regularmente durante el transcurso del tiempo. Así es como se impulsa un crecimiento de ingresos sostenible. Si quieres aprender más sobre cómo gestionar tus ventas utilizando Pipedrive, visítanos en www.systec.com.mx/pipedrive o bien, contáctanos en info@systec.com.mx para brindarte información personalizada.

Hemos llegado al fin de nuestro recuento de puntos para planificar tus proyectos. Si te perdiste nuestro post anterior, en el siguiente enlace puedes consultarlo. 12 puntos a tomar en cuenta para planificar un proyecto P2. 9. Categoriza o codifica las actividades. Como te lo mencionamos en la primera parte de este post, “delegar responsabilidades” te permitirá gestionar, no solo las actividades sino el tiempo de ejecución de las mismas. Categorizar actividades hace que un plan de proyecto sea más fácil de interpretar. Por ejemplo, puedes categorizar cada actividad de acuerdo con el departamento responsable de la actividad, la ubicación en la que se está llevando a cabo la actividad, el riesgo relacionado con la actividad o la persona que trabajará en la actividad. 10. Define con qué frecuencia se actualizará el plan de trabajo. Decide con qué frecuencia se va a actualizar el plan del proyecto y asegura que todos los miembros del equipo están al tanto de cuándo se debe enviar su información del avance. Organiza reuniones periódicas de actualización con el equipo para que puedas informarles sobre cualquier cambio al plan y mostrarles cómo está progresando todo el proyecto. 11. Crea una copia del plan original. Al igual que en cualquier trabajo, haz una copia del plan del proyecto original. A medida que avanza el proyecto, puedes comparar el plan real contra el original y anotar las variaciones. Si el proyecto experimenta cambios significativos, puedes volver a establecerlo para tener un registro de exactamente qué cambió y cuándo. 12. Ten en cuenta que el plan podrá cambiar. La planificación de un proyecto puede llevar mucho tiempo, pero recuerda que cuanto más preciso sea el plan original, más probabilidades tendrá el proyecto de cumplir sus objetivos con la cantidad mínima de cambios en el plan. Comúnmente, por muy preciso que sea el plan inicial, puede ser que todo suceda como se planeó. Cuando el proyecto se ponga en marcha, es posible que te des cuenta se te olvidó incluir ciertos elementos en el plan; surgiendo eventos inesperados que retrasen su progreso. Nadie puede hacer predicciones precisas todo el tiempo; cada proyecto tiene cierto grado de incertidumbre. Para mantener tu proyecto en buen camino, necesitas actualizarlo regularmente para tener en cuenta los cambios a medida que ocurren. Esperamos que estos puntos sean de gran ayuda para ti y te ayuden en el proceso de planificación de tu proyecto. Si te interesa aprender más sobre cómo planificar tu proyecto, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. #planificar #equiposdetrabajo #proyectos

Es claro que un proyecto es un evento único que tiene un conjunto de objetivos que deben cumplirse dentro de los límites de tiempo establecido, costo y calidad. Un proyecto tiene un inicio y un final específicos. Por ello, creemos que es verdaderamente importante que tomes en cuenta los siguientes puntos a la hora de planificar un proyecto; sin importar su tamaño: 1. Decide con claridad el o los objetivos del proyecto Éste quizá sea uno de los puntos más importantes, cómo te lo mencionamos en nuestro anterior post sobre los Factores que destruyen proyectos: tener un proyecto sin un objetivo claro sólo confundirá y frustrará a las personas involucradas en su ejecución. Sólo teniendo claro los objetivos del proyecto se pueden organizar las actividades que se requieren para cumplir dichos objetivos y conocer si hemos llegado a la meta. 2. Entiende las limitaciones del proyecto Las limitaciones típicas para la mayoría de los proyectos son el costo, la calidad, la escala de tiempo y las restricciones internas (como la capacidad de los recursos con los que cuenta la empresa) y externas (como las interferencias de otros proyectos hacia el nuestro, o las actividades que dependan de otros y que afecten el avance de nuestro proyecto). Puede haber otras limitaciones, como las laborales o usar materiales muy específicos de poca fabricación. ¡Entenderlas te permitirá delimitar las acciones a realizar para que tu proyecto sea un éxito! 3. Define las actividades y calcula su duración “Delegar responsabilidades” es una de las acciones que te permitirá gestionar, no solo las actividades sino el tiempo de ejecución de las mismas. Como lo menciona el sitio de la revista “Entrepeneur” las actividades o labores en grupo son más fructíferas que los esfuerzos individuales. Inicia con las actividades generales, luego puedes dividirlas en actividades más pequeñas y específicas. Cuantos más detalladas sean, más preciso será el plan final del proyecto. Calcula la duración de cada Actividad. Cuanto más preciso sea el cálculo, más precisa será la duración total del proyecto. Sin embargo, no trates de ser completamente preciso, ya que puedes ajustar la duración de las actividades una vez que el proyecto está en marcha, sobre todo si se detectan variaciones importantes. 4. Identifica qué actividades afectan directamente a otras actividades En todo proyecto existen actividades que afectan a otras. Por ejemplo, identifica las actividades que deben completarse antes de que otra pueda comenzar, ya que el atraso de la primera actividad influye directamente en el inicio de la segunda. Así mismo se deben identificar las actividades que se pueden ejecutar simultáneamente, con el objeto de reducir tiempos de ejecución. Si te interesa aprender más sobre cómo planificar tu proyecto, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. #planificar #proyectos

Continuamos con este recuento de puntos para planificar tus proyectos. Si te perdiste nuestro post anterior, en el siguiente enlace puedes consultarlo. 12 puntos a tomar en cuenta para planificar un proyecto (parte 1 de 3). 5. Identifica cualquier restricción de tiempo o restricciones externas. Determina si hay restricciones de tiempo o externas en cualquiera de las actividades. Por ejemplo, ten en cuenta si una actividad solo puede ejecutarse durante un periodo de tiempo específico, o si una actividad no puede comenzar antes de que se haya recibido una notificación de un tercero. 6. Identifica los recursos requeridos. Identifica el personal, el equipo y los materiales (los recursos) que se requieren para trabajar en el proyecto. Se recomienda especificar las habilidades necesarias para completar una actividad, luego asignar recursos individuales a la actividad para satisfacer la demanda. Esto se conoce como “demanda y recursos programados”. La duración de una actividad puede depender de la cantidad de trabajo que un recurso necesita completar. Esto significa que la cantidad de tiempo que un recurso invierte en una actividad, controla la duración de la actividad. Por ejemplo, si una actividad tiene una duración de una semana y asigna un recurso que tiene una duración de dos semanas, la duración de la actividad aumenta a dos semanas para dar al recurso el tiempo suficiente para completar la actividad. Otra manera es que se asignen dos recursos a la actividad para que ésta concluya en una semana como se tenía previsto. 7. Define los calendarios de trabajo que se requieran. Es importante que decida si todas las actividades funcionarán con el mismo calendario o si algunas actividades trabajarán en momentos diferentes. Por ejemplo, las vacaciones de empleados clave pueden afectar el tiempo durante el cual se puede trabajar en una actividad. Se pueden crear calendarios para recursos y actividades. Si es necesario, cada recurso puede tener su propio calendario. Cuando se asigna un recurso a una actividad, se debe elegir si el recurso funciona con su propio calendario o con el de la actividad. 8. Determina el costo de las actividades. Cada actividad puede tener un costo directo y costos de recursos adicionales. Por ejemplo, el costo de empaquetar un producto puede incluir el costo de alquilar el almacén en el que se realiza el empaque (un costo indirecto) y el costo de los materiales de empaque y la mano de obra (costos directos de los recursos). También debe conocer el presupuesto del proyecto y los ingresos que se recibirán durante el proyecto. ¡Conoce más a través de nuestras redes sociales! Si te interesa aprender más sobre cómo planificar tu proyecto, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. #planificar #proyectos #equiposdetrabajo

¿Qué es la gestión de proyectos? La gestión de proyectos es una actividad que sirve para planear, organizar y controlar todas las tareas relacionadas con la ejecución de un proyecto y/o portafolio y poder alcanzar los objetivos definidos. Para toda empresa la gestión de proyectos es relevante porque se establece como una metodología necesaria que incrementa ingresos, reduce sobrecostos, evita saturación de recursos y aumenta la colaboración. Antes de empezar a ejecutar un proyecto, es necesario conocer las bases sobre la gestión y sus pasos, así como los beneficios de utilizar plataformas tecnológicas para facilitar su ejecución. ¿Quién gestiona un proyecto? El Project Manager (PM) es la persona que gestiona un proyecto de principio a fin. Actualmente sus tareas pueden ser tan complejas que solamente con la ayuda de herramientas tecnológicas puede lograr un control a detalle de todas las actividades y sus responsables. Dentro de las principales funciones del PM está el planificar, establecer objetivos, supervisar tareas, implementar soluciones, definir y presentar el proyecto. ¿Qué debe hacer un Project Manager? Para cumplir el objetivo de un proyecto, el Project Manager requiere ejecutar todas las actividades necesarias – inclusive de forma concurrente – administrando todo tipo de tareas desde fechas compromiso, descripciones, responsables de tareas, prioridades, planes y entregables. ¿Para qué es necesaria la gestión de proyectos? La gestión de proyectos se realiza para lograr un objetivo en específico, en el que se utilizan los medios necesarios para concretar un proyecto. Desde el inicio hay un plan que se debe seguir por medio de la implementación de estrategias específicas en las cuales se contemplan elementos como el tiempo, recursos, adaptabilidad entre otros. Dentro de la gestión de proyectos, un elemento importante es la gestión de recursos: el designar a colaboradores para realizar actividades que ayuden a que un proyecto se complete. Este es uno de los grandes factores a considerar ya que las diferentes áreas de trabajo requieren de cuidado y atención constante. Se debe reflexionar acerca de qué tipo de rol es el adecuado para cada perfil, el control de información y la motivación para obtener mejores resultados. ¿Cuáles son las etapas de la gestión de proyectos? Es claro que para poder llevar a cabo una buena gestión de proyectos se necesita planeación y estructura. Los 4 principales pasos son: Inicio: Es necesario definir el alcance del desarrollo del proyecto para poder lograr los objetivos establecidos. Planeación: Organizar desde el inicio los recursos que se requieren para llevar a cabo el proyecto, revisar si el plan es viable y preparar propuestas de cada una de las fases para tener un mayor control. Ejecución: Conseguir que todas las partes cooperen dentro y fuera de la empresa para que los trabajadores, proveedores y clientes se coordinen a través de una comunicación eficiente. Para alcanzar el éxito desde el inicio del proyecto se debe tener un alcance claro, visibilidad constante y detallada. Solo así se lograrán resolver riesgos de manera oportuna y ágil Fin del proyecto: Confirmar la terminación de todas las actividades para cerrar formalmente el proyecto. Es importante tomar en consideración las lecciones aprendidas para incorporarlas a otros proyectos. ¿Qué plataformas se pueden utilizar para gestionar proyectos? Las herramientas de gestión de proyectos son de gran ayuda para visualizar los planes en alto nivel, conocer qué actividades faltan por ejecutarse, llevar un buen control del avance, manejar costos y recursos. Utilizadas correctamente, solucionan problemas de productividad y agilidad en el desarrollo de un proyecto. La mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos no tienen como finalidad ayudar a una industria en específico, por lo que siempre se pueden utilizar para mejorar muchos de los procesos dentro de las empresas o proyectos. Algunas herramientas de gestión de proyectos son: Oracle Primavera: Plataforma líder mundial en gestión de soluciones para proyectos, tanto on-premise como en la nube. Se puede aplicar para cualquier empresa ya que engloba todos los entornos de gestión de proyectos. Smartsheet: Esta herramienta impulsa todos los beneficios que otorga una mayor colaboración y agilidad en el trabajo, ofreciendo una solución potente en la nube para que las empresas logren planear, dar seguimiento a actividades, automatizar tareas y crear informes de trabajo. Powerproject: Es una solución de gestión de proyectos para la construcción. Es fácil de adoptar y sus funciones la convierten en la primera opción de más de 100.000 profesionales de la construcción en todo el mundo. ¿Cuál es la importancia de usar una plataforma de gestión de proyectos? Aunque desde hace años existen diversas herramientas de apoyo, es muy importante seleccionar la plataforma adecuada a nuestras necesidades de gestión de proyectos. Contar con la información en tiempo real sobre el estatus del proyecto o el portafolio, tanto en términos de tiempo, costos y si estamos utilizando adecuadamente nuestros recursos, facilitará la toma de decisiones. La ejecución de un proyecto y el manejo de sus recursos puede resultar una tarea complicada, pero al contar con una herramienta tecnológica se facilita el proceso e incluso se puede consultar información histórica para realizar comparaciones y obtener la información de la manera más rápida. ¿Cuáles son los beneficios de utilizar plataformas para gestionar proyectos? Si aplicas de forma adecuada tus herramientas para gestionar proyectos, optimizas todos los recursos disponibles para el proyecto como las rutas críticas, la identificación de cuellos de botella, la mitigación de riesgos, la coordinación entre equipos de trabajo, se obtiene comunicación constante, se pueden evaluar KPI´s, se gestionan presupuestos, etc. Es claro que hoy en día las plataformas de gestión de proyectos son importantes para planear, monitorear y controlar proyectos, pero también es necesario que sean ágiles, adaptables y nos permitan coordinar los diferentes elementos del proyecto. Adicionalmente nos ayudarán a mantener una conexión entre el equipo del proyecto y nuestros clientes, y finalmente, lograr la ejecución exitosa del proyecto. Comienza a utilizar estas plataformas. No solo cambiarás la forma de gestionar tus proyectos y obtendrás mejores resultados, sino tu empresa tendrá mayores rendimientos y contarás con clientes satisfechos. Si quieres saber más sobre las herramientas que debes utilizar para gestionar los proyectos de tu empresa, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. #GestióndeProyectos #Ventajas #herramienta #Tecnología #Systec #gestión #Proceso #projectmanager #etapas #plataforma #OraclePrimavera #Smartsheet #Powerproject #beneficios

El secreto para llevar a cabo reuniones efectivas es comprender las posibles ineficiencias y concentrarlas antes de que se descontrolen. Con los cambios simples que te propusimos, ayuda a garantizar que en tu próxima reunión se dé un uso efectivo del tiempo para todos los involucrados. Si te perdiste nuestro anterior blog puedes consultarlo aquí. 6. Envía la revisión de los "Materiales" antes de tiempo. Ahora que tienes la agenda establecida y has invitado a las personas adecuadas, asegúrate de enviar los materiales de revisión necesarios con anticipación. Esto se relaciona con los asistentes que saben lo que se espera de ellos, por lo que se muestran preparados y listos para proporcionar información y tomar medidas. 7. Designa un moderador. Asegúrate de que alguien sea el moderador para comenzar y finalizar la reunión a tiempo y dirigir la discusión de regreso a la agenda si se desvía. Es útil asignar a alguien que no sea el moderador como el tomador de minutos o notas. De esta forma, el moderador puede enfocarse en mantener el debate en movimiento, y el tomador de notas puede enfocarse en capturar los detalles clave. 8. Comienza en el tiempo y termine en el tiempo. Si eres el organizador de la reunión, asegúrate de comenzar a tiempo, sin importar quién se retrase. Esto te ayudará a garantizar a apegarte al horario establecido para la agenda y respetar el tiempo de las otras personas que asisten a la reunión. 9. Captura puntos clave durante la reunión. Asegúrate de que alguien se concentre en capturar puntos clave a lo largo de la reunión. Al designar a alguien que no sea el moderador, el tomador de notas puede enfocarse en lo que se está discutiendo e identificar elementos de acción para el seguimiento, quién es responsable de cada uno y cuándo. Los últimos 5 minutos de cada reunión deben guardarse para recapitular estos próximos pasos. 10. Envía un correo electrónico de seguimiento con elementos de acción después de la reunión. Una vez que finaliza la reunión, el moderador debe revisar las notas tomadas y resumir los puntos clave decididos y los próximos pasos que se enviarán al grupo. Envía el correo electrónico de seguimiento, incluidos los elementos de acción, y luego asegúrate de comenzar la próxima reunión con elementos de acción de la reunión anterior. Aunque estos consejos te ayudarán a mejorar la eficiencia de tus reuniones de trabajo, tener una forma más colaborativa y automatizada para administrar el proceso reducirá el tiempo que dedica a coordinar todos los detalles. Si quieres saber más sobre cómo mejorar tus reuniones empresariales, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. #ReunióndeTrabajo #equiposdetrabajo #AdministracióndeProyectos #GerenciadeProyectos

En las juntas de trabajo existe una mejor manera de aprovechar el tiempo y que este sea en verdad, valioso. Te presentamos diez prácticas que puedes implementar para mejorar la eficacia de las reuniones de trabajo, y reducir los factores que detonan comportamientos disfuncionales: 1. Determinar si la reunión es necesaria Es fácil sugerir una reunión rápida para resolver detalles de proyectos, tareas o problemas. Pero antes de programarla, considera si la reunión es realmente necesaria, qué planeas lograr y por qué una reunión en persona es mejor que un correo electrónico. 2. Estimar una duración exacta del tiempo de reunión Calcula los parámetros a lo largo de la discusión. La mayoría de las personas programan reuniones para el tiempo predeterminado de una hora o treinta minutos, y luego suelen ocupar ese tiempo durante la reunión. Pero si la discusión solo tomará 15, 18 o 25 minutos, fija una duración más adecuada y ahorra a todos tiempo. 3. Establece la agenda antes de tiempo y apégate a ella Sin una agenda establecida, es más probable que las reuniones se desvíen. Crea una agenda con anticipación, incluidos los plazos sugeridos para cada elemento de la agenda, y envíala a todos los miembros de la reunión. Permite que los participantes comenten y agreguen elementos a la agenda. Luego, asegúrate de cumplir la agenda durante la reunión. 4. Incluye un objetivo claro y las expectativas sobre la reunión en la invitación Una vez que tengas una agenda, es hora de enviar la invitación a la reunión. Asegúrate de incluir su objetivo previsto para la reunión y cualquier expectativa que tengas de los asistentes. Con este conjunto anticipado, los asistentes saben lo que está por venir y se les puede pedir que participen y estén preparados. 5. Invita a las personas adecuadas Invitar a las personas adecuadas es tan importante como establecer la agenda. Invita a personas que participen en la discusión, y que no solo estén allí como espectadores. Además, se ha vuelto muy fácil invitar a todos los que puedan estar interesados ​​o tengan una opinión sobre el tema. Sin embargo, aquí es donde las reuniones pueden costar más. Al limitar el número de asistentes, la reunión se hace más corta, fomenta la participación y mejora la responsabilidad. Si quieres saber más sobre cómo mejorar tus reuniones empresariales, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. #equiposdetrabajo #ReunióndeTrabajo #AdministracióndeProyectos

Alcanzar los objetivos, lograr la estabilidad en el equipo y desarrollar profesionalmente a los participantes de un proyecto son en gran parte resultado de un buen liderazgo. Pero, ser líder no es una tarea fácil, sobre todo si partimos del principio básico: nadie nos enseña a ser líderes. Todos hemos tenido un jefe al cual nos gustaría darle un par de consejos para mejorar la manera en la que guía al equipo; pero ¿qué pasa cuando eres tú quien ocupa ese lugar? A continuación te presentamos una lista de errores que debes evitar cometer cuando te encuentres al frente de un equipo de proyectos: 1. No eres eficaz ¿Te ha pasado que el tiempo no te alcanza para terminar tus actividades y que en varias ocasiones no logras llegar a tu fecha compromiso? La razón principal por la que esto sucede es porque no estás siendo un líder eficaz. Se piensa erróneamente que para llevar un buen liderazgo es necesario tener reuniones continuamente. Déjame decirte que este pensamiento es equivocado; las reuniones deben hacerse con cierta periodicidad, pero además, deben ser concisas y encaminadas hacia objetivos claros y con la finalidad de revisar puntos clave. Recomendaciones: Enlista los objetivos y puntos clave de cada reunión. ¡No pierdas el enfoque dentro de las reuniones! Otro error común es intentar abarcar demasiadas cosas en poco tiempo, a tal grado que no te das abasto y al final acabas por no terminar con las actividades, o bien las completas sin la calidad necesaria. La clave es tener procesos bien establecidos y evitar tareas innecesarias. Por eso tu función como líder para fomentar la eficacia es priorizar las actividades y ocupar el tiempo eficientemente. Recomendaciones: Genera un calendario de tareas con sus responsables. Agrega información relevante a cada tarea como fechas de entrega y prioridad. 2. Tienes mala comunicación Hoy en día tenemos a la mano muchas herramientas que nos ayudan a comunicarnos; sin embargo, el no usarlas de manera adecuada puede ocasionar mensajes erróneos. Cuando la comunicación se vuelve siempre impersonal, y solo usas el correo como herramienta para atender asuntos importantes, puedes provocar que el mensaje deje de ser transmitido con claridad. Un líder debe ser capaz de transmitir correctamente las expectativas y los procesos que deben desarrollarse. Esto generará claridad y estabilidad en el equipo y evitará retrasos en el proyecto. Por el contrario, cuando existe mala comunicación, se genera una baja productividad; adicional a esto, puede ocasionar frustraciones y desmotivación en los miembros del equipo. Recomendaciones: Establece canales de comunicación eficientes, asegurándote de ser escuchado y entendido. Aporta retroalimentación sobre el desarrollo de las labores que permita a los miembros del equipo medir su desempeño. Prioriza la comunicación cara a cara para atender los asuntos más importantes. Esto favorece el diálogo y el intercambio de ideas; claro, sin olvidar los consejos del punto 1 de este artículo. 3. No delegas Un fallo imperdonable de cualquier líder es confundir la delegación de tareas con dar órdenes. Ordenar tiene que ver con asignar una tarea mientras que delegar conlleva implicar al responsable en la obtención de resultados. Cuando delegas el trabajo no solo puedes enfocarte en otros temas, sino además, envías a tu equipo el mensaje de que confías en ellos para ejecutar las actividades y que conoces sus habilidades, las respetas y por lo tanto, sabes que te entregarán un trabajo bien realizado. Recomendaciones: Aprovecha e identifica las habilidades de cada miembro del equipo asignando correctamente las responsabilidades. Explota los conocimientos y habilidades que tu equipo ya posee, pero también potencializa su talento con nuevos retos. 4. Huyes del cambio Por naturaleza el cerebro humano actúa a la defensiva ante la sensación de incertidumbre generada por el cambio, por lo que tendemos a paralizarnos. Muchos líderes motivan a la gente a permanecer en la zona de seguridad, sin considerar que el costo que se paga por la resistencia al cambio puede ser la existencia de la propia organización. Como líder tienes que ser el motor del cambio y fomentarlo en tu equipo. Recomendaciones: Recompensa las nuevas propuestas. De esta manera lograrás un crecimiento profesional en cada miembro del equipo. Cultiva una permanente proactividad para cambiar y mejorar las cosas. 5. No cuentas con un sistema de seguimiento ¿Qué nos falta por hacer en nuestro proyecto y dónde estamos parados? Son preguntas que nos interesa conocer todos los días y de las cuales pocas veces conocemos la respuesta. Sentirse a gusto sólo con estar informado por correo o preguntar de vez en cuando “¿qué hay de lo mío?” no significa tener un sistema de seguimiento. No te conformes con un resumen esporádico del equipo y crea una estructura que te ayude a coordinar y comprobar si los objetivos se cumplen. Esta estructura debe tener la particularidad de darte la visibilidad de los resultados actualizados y sin que sea necesario que alguien del equipo esté ahí para explicarte lo que significa cada resultado. Recomendaciones: Evita la incertidumbre, deja claro las métricas y objetivos a los que se dará seguimiento en cada reunión. Utiliza soluciones tecnológicas que te permitan visualizar los resultados obtenidos. Si quieres saber que herramientas utilizar para mejorar el liderazgo en tu empresa, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Para tener una empresa exitosa y un equipo de ventas eficiente, debes contar con una estrategia bien definida. Esta estrategia incluye crear un proceso de ventas detallado para que tus vendedores puedan seguirlo. Te recomendamos: Preparar una lista detallada del perfil de tu cliente meta. Desarrollar un mapa del “buyer journey” de tu cliente meta. Desglosar las actividades que realizas en tu proceso de ventas actual para acompañar cada etapa del buyer journey. Después, sigue estos pasos: Divide tu proceso en etapas Tu proceso de ventas registra y lleva un control de cada una las etapas de tu ciclo de ventas. Estas etapas incluyen: Prospección: haces el primer contacto con los leads seleccionados por marketing, y los leads que te buscan para pedir información general. Calificación: recopilas información de los prospectos que muestran más interés para identificar si cumplen con tu perfil de cliente meta. Estas dos primeras etapas coinciden con la etapa de descubrimiento del buyer journey y con la parte superior del embudo de ventas. Cita y diagnóstico: nutres la relación con tus prospectos calificados. Evalúas cuál es su problema y realizas un diagnóstico. También valoras si tu propuesta única de valor se adapta a sus necesidades. Negociación: personalizas tu propuesta única de valor para intentar llevar al prospecto al cierre. En esta etapa el prospecto está preparado para comprar. Es el momento de decisión de su buyer journey. Si tiene alguna duda final entre proveedores, es hora de: Ofrecer datos contundentes (cifras, testimonios, referencias directas de otros clientes). Brindar un descuento u oferta diferenciada. Facilitar al máximo los pasos finales de la compra. Cierre: defines las condiciones de contratación y se cierra la venta. Al concretar la venta, pasamos a la que sería la continuación del buyer journey: el deleite. El cliente va a consumir tu producto o servicio, y no debes olvidarte de él. Define tus metas de ventas globales Para definir tu meta de ventas globales, considera: ¿Cuánto vendiste el año pasado? De estas ventas, ¿cuántas fueron a clientes nuevos y cuántas a clientes existentes? Piensa cuáles son tus expectativas de crecimiento. Analiza cuánto deben aumentar tus ventas para alcanzarlas. Identifica qué indicadores de rendimiento deben mejorar. Define los objetivos específicos de cada etapa de tu proceso de ventas para alcanzar tu meta global. Analiza los datos de tus KPIs Los KPI, o indicadores clave de desempeño, te servirán para extraer los datos relevantes de tus ventas. Los datos de tus KPI son la materia prima para ajustar los objetivos dentro de tu proceso de ventas. Usando un CRM verás lo práctico que es. Por lo general, los KPI se miden semanal, mensual y anualmente. Así puedes predecir el comportamiento de las ventas y determinar qué etapas de tu proceso de ventas necesitan más atención. Analiza los indicadores según tu tipo de producto o servicio y tu sector de ventas. No obstante, existen tres indicadores que siempre tendrás que analizar y mejorar: volúmen, conversión y tiempo. Define qué actividades deben completarse para alcanzar los objetivos por etapas Un proceso de ventas claro debe basarse en actividades que ayuden a los representantes de ventas a enfocarse y que guíen a todos tus vendedores. Estas actividades son todas las que se completan durante un ciclo de ventas. Intenta que sean actividades claras y medibles para que tu equipo de ventas las entienda y las pueda realizar con éxito. Analiza cuáles son las que tienen mejor tasa de conversión dentro de tu ciclo de ventas y optimízalas. Algunas actividades comunes, por etapas, son: Prospección: registrar y clasificar los leads calificados por marketing, y realizar el primer contacto con el lead. Calificación: realizar llamadas o emails de calificación, llamadas o emails de seguimiento, búsqueda de datos del lead y análisis de datos del lead (propios y de terceros). Cita y diagnóstico: programar reuniones con los prospectos, preparar las reuniones con los prospectos (estudio de su situación actual, sus puntos de dolor, el producto o servicio que usa actualmente, etc.), realizar diagnóstico de su problema, y determinar si tu solución resuelve su problema. Negociación: enviar una propuesta única de valor personalizada, programar una reunión para negociar la propuesta, y ajustar la propuesta a las demandas del cliente potencial. Cierre: definir las fases de desarrollo de la propuesta, definir plazos de entrega, enviar los detalles del contrato al departamento legal, y programar la reunión para firmar la venta. Comparte tu proceso de ventas con tu equipo Los pasos previos te permiten crear el modelo inicial de tu proceso de venta, no obstante, el camino no acaba aquí. Debes evaluar si tu equipo lo entiende bien y definir cómo lo van a implementar. Valida tu proceso de venta con los reportes Llegó la hora de comprobar si tu proceso de ventas funciona. Una buena forma de hacerlo es analizando los reportes de ventas de tu equipo. ¿Cómo puedes obtener reportes de ventas que te den datos útiles? Tus reportes deben reflejar la información clave de tu proceso de ventas, es decir: objetivos alcanzados, tasas de conversión, volumen de las ventas y rendimiento de tus representantes. Otra información que puedes incluir son las opiniones de los clientes. No importa si son buenas o malas. Su punto de vista te ayuda a entender qué quieren y qué esperan de tu marca. A la hora de crear tus reportes, ten en cuenta los siguientes puntos: De las ventas; ¿Cuántas se cerraron con clientes nuevos? ¿Cuántas ventas hiciste el período pasado y cuántas hiciste en este? ¿Cuántos prospectos atendiste para lograr estas ventas? ¿Cuántas oportunidades de ventas tiene cada vendedor? Si quieres conocer más sobre cómo llevar a cabo un proceso de ventas exitoso, visita nuestro sitio www.systec.com.mx/pipedrive o bien, contáctanos en info@systec.com.mx para brindarte atención personalizada.