Uno de los mayores retos para las empresas es la organización de los documentos. Ya sean contratos, cotizaciones, escrituras, facturas o archivos, tanto en formato digital como físico, existe el riesgo constante de que se pierdan o se mezclen, e incluso puede darse el caso de que solo una persona en toda la empresa sepa dónde encontrarlos.
Además, en el caso específico de los documentos físicos, este proceso tradicional no solo implica un mayor riesgo de desorganización, sino que también contribuye al consumo excesivo de papel, generando una carga adicional a nivel ambiental.
Cuando se habla de monday.com, una de las primeras características que se vienen a la mente es su facilidad de uso. Sin embargo, hoy en día, también puedes utilizar esta plataforma en tu empresa para cuidar los recursos que utilizas.
En este artículo, conocerás las opciones disponibles para guardar, conectar y proteger tus archivos en la plataforma, logrando ser consciente con el entorno mientras se administra y organiza la información de tu negocio.
En primer lugar, una de las formas más efectivas para acceder a tus archivos, es directamente desde un tablero. Ya sea que se trate de gestionar contratos o documentación importante, la plataforma te brinda la posibilidad de hacerlo a través de la columna "Archivo".
Agregar la columna "Archivo" a tu tablero es muy sencillo. Solo necesitas hacer clic en el símbolo "+" ubicado a la derecha de tus columnas y seleccionar "Archivo" de la lista de opciones disponibles. Con esta funcionalidad, podrás mantener tus documentos organizados y accesibles.
Ahora podrás entrar a diferentes tipos de documentos en cada uno de tus elementos dentro de monday.com.
Además, tendrás la opción de visualizar todos los archivos de un tablero en un mismo lugar, utilizando la funcionalidad de "Galería de archivos". Para acceder a esta vista, simplemente haz clic en el símbolo "+" ubicado en la parte superior de tu tablero, justo debajo del nombre, y encontrarás esta opción en el menú desplegable.
*Nota: En esta vista de archivo, podrás ver todos aquellos documentos que hayas cargado directamente desde tu ordenador, pero no los que se encuentran almacenados en la nube externa.
Ahora que ya tienes tu columna de ”Archivo”, puedes empezar a cargar los documentos necesarios para acceder a ellos de manera rápida y sencilla.
1. Del escritorio a monday.com: Transfiere toda la información de tu computadora fija o dispositivo móvil. Puedes cargar archivos de diversos formatos permitidos, tales como JPEG, PDF, XLSX, GIF, Word/Doc, MP4, CSV, SVG, TXT y AI. El límite máximo individual al subir es de 500 MB.
2. De tu nube externa a monday.com: Sincroniza tus cuentas de OneDrive, Google Drive, Dropbox, Box o SharePoint y empieza a colaborar con tus compañeros en los documentos dinámicos.
Para conectarlas a monday.com, simplemente asegúrate de utilizar la misma dirección de correo tanto en monday.com como en las cuentas asociadas a las plataformas. Durante el proceso de vinculación con tu cuenta en la nube, se te pedirá una autorización de integración. Esto te permitirá agregar tus documentos directamente a cada tablero de forma rápida y sencilla.
Privacidad de la información
Puedes proteger todos tus documentos si deseas limitar la visualización del contenido para ciertos miembros de tu equipo. Hay dos formas de lograrlo:
Permiso directo del archivo en la nube: Al subir tus archivos, se respetan las restricciones de seguridad que hayas establecido en tus documentos, incluidas las personas con las que los compartiste en la nube. De esta manera, el documento no será visible para aquellos que no tengan acceso autorizado a él en la nube.
Permiso de columna “Archivo”: En el menú desplegable de los tres puntos de la columna “Archivo”, podrás restringir la visualización de esta columna y seleccionar específicamente las personas dentro de tu tablero que tendrán la capacidad exclusiva de ver los documentos.
Seguridad de los documentos
Obtén una seguridad interna en la que puedes confiar plenamente, en donde todos tus datos están protegidos.
Algunos de los mecanismos de seguridad con las que cuenta monday.com son:
Marcos, normas y certificaciones: Tales como ISO/IEC 27001:2013 (certificado para la gestión de la seguridad de la información) e ISO/IEC 27018:2014 (certificado para la protección personal identificable en servicios de computación en la nube).
Auditoría interna: Las cuentas Enterprise tienen una función de Auditoría interna en la sección de administración. Con esta función, puedes revisar quién ha descargado archivos o compartido información.
Botón de pánico: Para situaciones inusuales, existe un "Botón de Pánico" que puedes activar al detectar actividades que ni tú o tus colaboradores han hecho. Al activarlo, todas tus sesiones se cerrarán automáticamente. Esto te brinda la oportunidad de investigar antes de tomar las medidas necesarias.
Gracias a las numerosas funciones y medidas de seguridad implementadas en monday.com, puedes depositar con total confianza tus archivos laborales en la plataforma. Al tener el control absoluto sobre las diversas interacciones que tus colaboradores pueden realizar dentro de los documentos, garantizas no solo la seguridad, sino también la eficiencia en la colaboración, brindando un entorno completamente gestionado para el almacenamiento y trabajo conjunto de archivos esenciales.
Si quieres conocer más acerca de monday.com y sus beneficios, te invitamos a visitar nuestro sitio web https://www.orkesta.net/monday o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.