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La forma en que continuamente informamos sobre el estado de nuestros proyectos es clave para su éxito. Todo proyecto genera montañas de datos que hay que convertir en información. Algunos ejemplos de estos datos son: Los avances diarios de las actividades que hay que ejecutar. Los issues que se han presentado en el proyecto. Los cambios que hay que analizar, aprobar y realizar. El análisis de estos datos debe convertirse en información útil para la toma de decisiones, y así conocer: El impacto de los avances reales sobre la terminación del proyecto. El resultado de los issues resueltos, pero sobre todo de los que están pendientes de resolver. La afectación en tiempo y costo de los cambios aprobados. ¿Estás utilizando algún método para reportar el estado de tu proyecto? ¿Lo haces de manera tradicional o moderna? Para conocer la respuesta, compara lo que haces hoy con los métodos que te presentamos a continuación. 1. Características del Método Tradicional Los gerentes de proyecto utilizan diferentes sistemas, herramientas y mecanismos manuales para almacenar la información. La dirección del proyecto o empresa demanda constantemente la entrega de reportes precisos y oportunos sobre el estado del proyecto. Dedicas uno o dos días para localizar y ordenar los datos. Tardas un par de días más para analizar los datos y convertirlos en información valiosa. Generar reportes puede llevar tres o cuatro días adicionales, y normalmente es un “Powerpoint” con información estática. El reporte se enfoca en lo que ya sucedió y no en lo que debe suceder en las próximas semanas. Cuando entregas el reporte puede haber transcurrido más de una semana y ya no contiene información relevante, porque lo que sucede en una semana en la vida de un proyecto puede cambiarlo todo. 2. Características del Método Moderno Los datos se almacenan en plataformas en la nube de forma ordenada y fácil de localizar. Estos datos se convierten automáticamente en información dinámica y precisa. La información se distribuye por medio de reportes automatizados con la frecuencia necesaria y se presenta en dashboards interactivos que muestran información en tiempo real. La dirección del proyecto o empresa cuenta con información al instante y puede llegar a ella cuando la necesita; incluso solo pide información adicional por excepción. En las reuniones de seguimiento de proyecto se discuten sólo los temas críticos navegando a la información pertinente, generando reportes y consultando dashboards en tiempo real. Siempre se cuenta con información a futuro (el two week lookahead) que permite resolver situaciones antes de que se presenten. La información no es otra cosa que datos refinados que permite entenderlos e interpretarlos para conocer su significado. Por otro lado, el conocimiento es la información relevante y objetiva que nos permite llegar a conclusiones y lecciones aprendidas que nos ayudarán a hacer las cosas mejor la próxima vez. Los proyectos continuarán generando montañas de datos, así que es momento de cambiar al método “moderno” si no lo has hecho todavía.

Existen hábitos que entorpecen la productividad dentro una empresa. Cambiándolos puede llegar a ser difícil, pero es seguro que generarán un cambio positivo en la operación interna. 1. No inviertas mucho tiempo en leer el correo electrónico Es poco probable que los empleados pierdan tiempo en el correo a propósito, pero es común que se revise de manera constante descuidando otras actividades. Es difícil sustituir esta herramienta ya que es de utilidad para encontrar datos, archivos e información relevante. Para lograr agilizar el envío y recepción de correos existen plataformas para la gestión de proyectos que envían notificaciones sobre tareas o cualquier modificación que se realice logrando eficacia en la toma de decisiones. 2. No tengas juntas por tenerlas Con la ayuda de herramientas que continuamente informan sobre avances o modificaciones en los proyectos se pueden tomar decisiones de forma rápida y adecuada dando como resultado una mayor productividad, ahorrando tiempo que se ocupa en reuniones. Con las plataformas adecuadas se logrará agilizar: El estado de tu proyecto La búsqueda de información especifica Toma de decisiones 3. No olvides las fechas de entrega Al ser líder normalmente se está al pendiente de las fechas de entrega de todo un equipo, por lo que el recordar a cada uno sus plazos y metas se vuelve poco ágil. Utilizar herramientas donde las fechas de entrega se programan como recordatorios de acuerdo a cada área y necesidad ayuda a que exista una mejor colaboración, respuesta y acción sobre decisiones importantes. 4. No pierdas tiempo al validar información El corroborar información para realizar el trabajo es importante pero la mayoría de las veces se pierde mucho tiempo en el proceso tardando más de lo planeado. La búsqueda de datos se puede agilizar a través de plataformas probadas que ofrecen soluciones con contenido actualizado, legitimo y útil. 5. No reacciones ante las interrupciones El pausar una tarea para responder dudas o comprobar que el proceso de la tarea es el adecuado suele distraer y perder concentración en lo que se realiza. Estas acciones se pueden corregir mediante programas que automatizan solicitudes de aprobación y espacios para responder dudas. 6. No asignes valor a las acciones de tu equipo No reconocer el esfuerzo en el trabajo afectará de manera negativa el rendimiento. A través de algunas herramientas que controlan la colaboración, tareas y horarios se incrementa satisfactoriamente la productividad agregando valor al trabajo realizado. Conclusión Estos cambios específicos lograrán aumentar la productividad aprovechando una colaboración integral, mejor comunicación y tiempo. Atrévete a utilizar plataformas innovadoras que generen cambios importantes dentro de la actividades de tu empresa o proyectos. #productividad #cambios #positivos #hábitos #herramientas #ágil #necesidad

Los líderes de un equipo o empresa deben ocuparse de la motivación, crecimiento y la eficacia de su equipo. Para ello existen algunas acciones que lograran esto de la mejor forma posible sin perder de vista el objetivo en común que tienen dentro de la organización. 1. No ser eficaz Cuando la ejecución de una tarea o pendiente lleva más tiempo de lo acordado se deben revisar los procesos. Si éstos son erróneos solo se estará perdiendo tiempo valioso dejando ser eficaz y afectará de manera directa e indirectamente otras tareas. Existen reuniones de trabajo que llevan más tiempo de lo acordado. Es importante que desde el inicio se revisen los puntos clave para lograr que cada una de las tareas vayan en tiempo y forma, y no perder tiempo redundando en temas que ya fueron explicados. 2. Una mala comunicación Una buena comunicación ahorra muchos malos procesos sobretodo dentro de las áreas que dependen una de otra. Esto va vinculado con la accesibilidad que se tenga para aclarar cada punto de trabajo con los líderes de equipo. Crear una buena relación desde el principio con el equipo al que se lidera ayuda mucho para una buena cohesión en el trabajo, confianza y eficacia para lograr los resultados deseados. 3. No aprender a delegar Otorgar diversas responsabilidades y tareas dentro del equipo propiciará una mayor seguridad y también el desahogo de tareas para el líder, empleando este tiempo para revisar si los resultados van acorde con lo previsto o si se debe priorizar en alguna área para optimizar tiempo, esfuerzo, trabajo, etc. Se puede reducir el tiempo y simplificar los datos si se logra una buena planeación y servirá para entregar resultados más rápidos, sintetizados y específicos. 4. Tareas innecesarias En el trabajo diario surgen diversas tareas que se deben de ejecutar. Algunas pocas son estratégicas, muchas son no prioritarias. De estas, hay que identificar cuáles no son estratégicas para ejecutarlas rápidamente, delegarlas o rechazarlas. 5. Falta de accesibilidad Como líder es importante crear un impacto dentro de la empresa exigiendo resultados pero también motivando al equipo de trabajo. Es indispensable que para que exista un buen lugar para trabajar y se den acciones positivas haya una excelente comunicación y confianza dentro de cada una de las áreas. Los líderes deben poner siempre el ejemplo. El crear un ambiente de trabajo óptimo es importante para generar una conexión con el equipo directo y con otras áreas. Esto crea accesibilidad total dentro de la empresa y una cultura organizacional de ayuda que se traslade al trato con los clientes. #Lider #proyectos #Smartsheet #equiposdetrabajo #eficaz #comunicación

De acuerdo con un estudio, investigadores de la Bain & Company, determinaron que el costo anual total de las reuniones ejecutivas asciende a $15 millones de dólares al año. Aunado a esto la investigación determinó que muchas empresas gastan el 15 por ciento de su tiempo colectivo en reuniones. A continuación te mencionaremos 5 comportamientos disfuncionales que definitivamente debes evitar en las reuniones de trabajo. 1. Multitareas. La investigación demostró que en el 22% de las reuniones, los participantes enviaron tres o más correos electrónicos por cada 30 minutos de tiempo de reunión. Desafortunadamente, cuando haces varias cosas a la vez no estás involucrado completamente en la reunión. Esto significa que o no eras esencial para esa reunión o puedes contribuir, pero no lo haces porque tu atención está en otra parte. 2. Falta de planificación y estructura. Muchas reuniones simplemente salen mal, debido a que no tienen un objetivo claro o una agenda establecida. Cuando las reuniones no están estructuradas, se convierten en una batalla para ver quién tiene la personalidad más fuerte. 3. Los participantes no están preparados. No tiene sentido que alguien asista a una reunión a menos que participe activamente en la discusión. Si los asistentes no están preparados para la discusión, con posibles preguntas y argumentos, gran parte de la reunión se pierde para ponerse al día. 4 Reuniones comienzan y terminan tarde. Cuando hay una cultura de reuniones retrasadas, con el tiempo se convierte en norma. Las reuniones que comienzan tarde provocan que pierdan el tiempo otros asistentes, el cual podría ser mejor aprovechado en otro lugar. Tan importante como comenzar a tiempo, es terminar a tiempo para que las personas vuelvan a trabajar. 5 El tiempo no está orientado a la acción. El objetivo de cada reunión debe ser lograr una acción u objetivo específico. Cuando los objetivos no están claros, los asistentes se van sin resultados claros o sin una visión de lo logrado durante la reunión. ¡Conoce más en nuestras redes sociales! Y no te pierdas el siguiente blog. #problemas #ReunióndeTrabajo #equiposdetrabajo

Hemos llegado al final de nuestro tema sobre los ciclos de un proyecto; te recordamos que al tratarse de ciclos y fases puedes repetirlos y volver a consultarlos para que todas las dudas que tengas respecto al tema, estén resueltas. Si te perdiste o tienes dudas en los ciclos, recuerda que puedes consultar nuestro blog anterior. 6. LIQUIDACIÓN. Es el corte que se hace a un proyecto para poder evaluarlo, esto no significa que necesariamente ahí se termine o se cierra la planta o empresa, pues para la realización de esta fase es importante hacerse la siguiente pregunta. ¿Al cabo de cuánto tiempo es conveniente cambiar o terminar el proyecto?. Por lo que es importante definir la duración en cada una de las fases y de esta manera, determinar si se ha planeado bien su ejecución. Por ejemplo. Situación. Adquisición de un vehículo de servicio público de transporte urbano. Fase pre-operativa = 6 meses. Corresponde a todas las actividades de análisis, consulta, observación y en general, de conocimiento de todo lo que tiene que ver con las acciones antes de poner el vehículo en operación. Fase operativa = 5 años. Se inicia cuando el bien o servicio entra en operaciones. En este caso, se comienza a comercializar el bien o servicio y se identifica fácilmente porque se comienzan a recibir ingresos (por cobro de una tarifa), pero también se incurren en costos y gastos indispensables para el funcionamiento del bien o servicio. Fase de liquidación = 6 meses. Es el corte que se hace al proyecto para evaluar las bondades en un determinado período. En el caso propuesto se recomienda hacer esta evaluación a los cinco años, teniendo en cuenta el desgaste, y la necesidad de buscar otras alternativas de mejoramiento del mismo, o bien cambiar definitivamente de actividad. Esperamos que esta información haya sido de utilidad para ti y tengas un mejor panorama de las características que involucran las fases o ciclos de un proyecto. ¡Conoce más en nuestras redes sociales! Y no te pierdas el siguiente blog. #GestióndeProyectos #Inversión #proyectos #planificar

Nos acercamos al final del tema de los ciclos de un proyecto, no olvides que es importante repasar bien cada ciclo para que al final tengas un proyecto bien consolidado. Si tienes preguntas sobre el tema puedes consultar nuestro anterior blog. Esta ocasión hablaremos de los ciclos de operación y evaluación de un proyecto. 4. OPERACIÓN. Este ciclo comprende dos etapas que pueden generarse de forma simultánea: la producción y la comercialización. En este ciclo los recursos humanos, técnicos y administrativos son orientados hacia la producción de un bien o prestación de un servicio, que constituye el objeto social de la empresa y se realizan de forma permanente. Las actividades de aprovisionamiento de materias primas e insumos como el uso de mano de obra, la comercialización y las actividades de tipo administrativo, representan el ciclo de la acción administrativa: planeación, acción y control. 5. EVALUACIÓN EX – POST. En este ciclo se analizan los resultados de cada etapa del proyecto a partir de indicadores de costos, cumplimiento y eficiencia. Este análisis permite mejorar la formulación de proyectos futuros, los indicadores usados en este ciclo son. Indicador de costos (IC) = Gastos reales / Gastos estimados Indicador de cumplimiento = Plazo real / Plazo estimado Indicador de eficiencia = Eficiencia real / Eficiencia estimada La evaluación ex-post, de resultados o de fin de proyecto se realiza cuando culmina el proyecto. Esta se enfoca en indagar el nivel de cumplimiento de los objetivos (Propósito y Resultados en caso de marco lógico); asimismo busca demostrar que los cambios producidos son consecuencia de las actividades del proyecto (exclusivamente o en interacción con otras fuentes). Para esto suele recurrir a un diseño experimental. No sólo indaga por cambios positivos, también analiza efectos negativos e inesperados. Te recordamos que al tratarse de ciclos, estos pueden repetirse las veces que sea necesario hasta alcanzar su etapa final. ¡Conoce más en nuestras redes sociales! Y no te pierdas el siguiente blog. #AdministracióndeProyectos #Inversión #proyectos #GestióndeProyectos

Como vimos en nuestro blog anterior las dos primeras etapas de la formulación en el ciclo de pre-inversión, son relevantes para que este ciclo sea el adecuado para nuestro proyecto. Continuando con este tema, en estas últimas etapas de la formulación en el ciclo de pre-inversión descubriremos la factibilidad de nuestro proyecto y su implementación. Pre-factibilidad. Tiene por objeto depurar, con mayor detalle, los aspectos de análisis del mercado, técnicos, financieros, institucionales, administrativos (legales y organizacionales) y ambientales. Para esto se acude, si es necesario, a información primaria para algunas variables relevantes y que requieren un nivel de certeza alto, de modo que se pueda concluir cuál es la mejor alternativa y pasar, si se requiere, a la etapa de factibilidad o al diseño definitivo para su ejecución. En el estudio es importante incluir el análisis de sensibilidad que permita observar el comportamiento del proyecto ante cambios en las variables más relevantes. Factibilidad: Busca reducir al máximo la incertidumbre asociada con la realización del proyecto y obtener mejores y más confiables soportes a los indicadores de evaluación. La decisión de iniciar esta etapa es del alta gerencia, pues implica altos gastos financieros, inversión de tiempo y, en algunos casos, costos políticos y de oportunidad. En este estudio solamente se evalúa una alternativa, la cual puede pasar del rechazo del proyecto, considerando su mejoramiento tomando las recomendaciones de los expertos, o al diseño técnico definitivo para su ejecución. Diseño definitivo: Esta etapa se aplica especialmente a proyectos de alta complejidad y que exigen grandes inversiones. Aquí se define con claridad cuál será el ente administrativo y gerencial que asumirá la responsabilidad de su ejecución y se seleccionan los servicios de ingeniería requeridos y los servicios complementarios (interventora, auditoría contable, asesoría jurídica, licitaciones, entre otros.) Recuerda que aplicar de forma correcta estas etapas contribuyen al desarrollo del primer ciclo de tu proyecto, la pre-inversión, y son indispensables para el buen funcionamiento del mismo. ¡Conoce más en nuestras redes sociales! Y no te pierdas el siguiente blog. #Preinversión #Inversión #AdministracióndeProyectos

Una vez desarrollado el ciclo de pre-inversión, continúan las siguientes fases: la inversión, ejecución y construcción del proyecto, donde descubrirás si tu ciclo anterior está bien fundamentado. 2. INVERSIÓN, EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN. Este ciclo inicia en el momento en que se toma la decisión de ejecutar el proyecto y termina cuando finaliza la ejecución, y la empresa o negocio queda listo para iniciar operaciones. En esta etapa se distinguen dos momentos que son: la consecución de la autorización y financiamiento (legalización de la empresa, permisos y licencias), y la de ejecución. La ejecución es básicamente una etapa de movilización de recursos humanos, financieros y físicos con el propósito de garantizar los medios idóneos para el cumplimiento posterior del objetivo social de la empresa. Este ciclo es responsabilidad de la gerencia de proyectos, la cual debe planear, ejecutar, controlar y revisar. En esta fase las etapas son: Diseño definitivo del proyecto (para proyectos complejos y de grandes inversiones). Adquisición e instalación de maquinaria, equipos, muebles e inmuebles. Realización de obras físicas como construcciones, adecuaciones y obras complementarias. Adquisición de las materias primas. Desarrollo procesos productivos. Programas de capacitación del personal responsable. En esta fase se realizan las inversiones y desembolsos que permitan la ejecución de las acciones programadas en el proyecto. 3. CONSTRUCCIÓN. En este ciclo se adquieren los muebles e inmuebles, se realizan las construcciones, adecuaciones y obras complementarias; se compran y montan los equipos y maquinaria, y se hacen las pruebas necesarias para poner a punto de operación. ¡Conoce más en nuestras redes sociales! Y no te pierdas el siguiente blog. #Preinversión #Inversión #GestióndeProyectos #AdministracióndeProyectos

Como lo vimos en nuestro anterior blog, en el ciclo de pre-inversión existen diferentes procesos que debemos llevar a cabo en un proyecto. Uno de ellos es la “formulación”, la cual permite clarificar los objetivos del proyecto y analizar en detalle las partes que lo componen. En este nivel encontramos las siguientes etapas: Etapa de idea. Tiene por objetivo clarificar una opción que se presenta entre muchas, para atender una necesidad, una carencia, un problema o aprovechar una oportunidad, teniendo en cuenta los aspectos económicos, técnicos, institucionales, ambientales, sociales y financieros. Etapa de perfil. Aquí se realiza un análisis profundo de la necesidad u oportunidad a partir de información obtenida principalmente de fuentes secundarias. Para este análisis se debe de: Preparar soluciones elaboradas. Definir objetivos. Contrastar el producto o servicio frente a la población objetivo (caracterización del mercado). Determinar la viabilidad técnica, la cual debe contener las posibles localizaciones, el tamaño, el proceso productivo y los modelos organizacionales para la instalación y operación. Realizar una aproximación global al monto de las inversiones requeridas, determinando los costos e ingresos que faciliten la estimación preliminar (“flujos de caja”), a los cuales se les pueda aplicar ciertos indicadores de rentabilidad que permitan calificar, en principio, las ventajas o limitaciones del proyecto. Determinar en qué áreas se debe profundizar el estudio, de modo que se puedan aclarar aquellos aspectos que están confusos o tener mayor seguridad en su estimación. Estas dos primeras etapas son el inicio del desarrollo de la formulación en el ciclo de pre-inversión. Éstas son muy importantes para poder hacer una estimación adecuada de la inversión para nuestro proyecto. ¡Conoce más en nuestras redes sociales! Y no te pierdas el siguiente blog. #Idea #Preinversión #equiposdetrabajo

Antes de adentrarnos en el tema, ten en cuenta los 3 pasos fundamentales que te proporcionamos en nuestro blog anterior para la generación de ideas que darán pie a tu proyecto. Teniendo en mente que al tratarse de ciclos, estos pueden repetirse las veces que sea necesario hasta alcanzar su etapa final. Si es necesario, repasalos varias veces para identificar idoneamente la etapa en la que se encuentra tu proyecto. 1. Pre-inversión: Este ciclo corresponde a todos los estudios que se precisan adelantar antes de tomar la decisión formal de canalizar o no recursos hacia algún objetivo particular. Se deben incluir los procesos de: Identificación. Explicación de los aspectos principales de la necesidad u oportunidad y el planteamiento de las posibles alternativas de solución. Selección. Elección de él o los proyectos que maximizan los beneficios, teniendo en cuenta las restricciones de capital y, desde luego, la magnitud del riesgo. Formulación. Permite clarificar los objetivos del proyecto y analizar en detalle las partes que lo componen. En este nivel encontramos las siguientes etapas: de idea, de perfil, de prefactibilidad, de factibilidad y el diseño definitivo. Estas últimas etapas las definiremos en nuestro siguiente blog, donde hablaremos de cómo analizar a detalle las partes que componen nuestro proyecto con el proceso de formulación. ¡Conoce más en nuestras redes sociales! #AdministracióndeProyectos #GestióndeProyectos #proyectos #Inversión #Preinversión

Una idea, es el punto de partida, la base sobre la que se construirá el conjunto del proyecto. Con base en esto, en SYSTEC te recomendamos seguir los siguientes pasos. Debemos elaborar un buen diagnóstico sobre lo que queremos desarrollar en relación a la existencia de necesidades no satisfechas o parcialmente satisfechas, disponibilidad de recursos naturales, conocimiento de las características sociales y culturales de la población, disponibilidad de servicios y vías de comunicación, procesos productivos eficientes, políticas gubernamentales positivas, avances tecnológicos, presencia de conflictos sociales, entre otros. Ser creativo e innovador (factor fundamental en la generación de ideas). Plantear una serie de interrogantes cómo: ¿Cuál es la principal actividad económica de la zona? ¿Qué número de personas se beneficiarán directa e indirectamente? ¿Qué servicios se prestarán y cuál es la calidad de los mismos? ¿Existe suficiente disponibilidad de recursos humanos y físicos en la zona? ¿Cuál es el nivel de ingreso de la población? ¿Cuál es la situación de empleo de la región? Cada vez que tengamos clara la idea del proyecto que vamos a desarrollar, debemos llevarlo paso a paso a través de sus diferentes ciclos. Cuéntanos cómo te fue; escríbenos en nuestras redes sociales y conoce más de la gestión de proyectos en ellas. #proyectos #Idea #AdministracióndeProyectos