¿Estamos seguros que los proyectos que estamos ejecutando son los indicados?
En el artículo sobre el Factor 1 de esta serie, hablamos de que los proyectos deben estar alineados a los “objetivos estratégicos” de la organización, enfocados en los inversionistas, los clientes, la operación y los empleados. Sin embargo esto no es suficiente.
Cada idea de proyecto debe ser estudiada detalladamente antes de convertirse en un proyecto a ejecutar. Es por esto que necesitamos contar con un portafolio de iniciativas y un proceso de evaluación ordenado que permitan recopilarlas, estudiarlas y documentarlas para decidir objetivamente cuáles de ellas se convertirán en proyectos.
Todos los miembros de la organización deberían tener la posibilidad de someter iniciativas para ser tomadas en cuenta, convirtiéndose prácticamente en una fuente inagotables de posibles proyectos.
Independientemente del proceso de evaluación que se haya establecido, cualquier iniciativa debería contar por lo menos con las siguientes características al momento de ser sometida:
Una clave que la identifique
Nombre de la iniciativa
Descripción detallada
Fecha en que se sometió
Nombre de quien la sometió
Área o departamento de quien la somete
Objetivo(s) estratégicos a los que se alinea
Tipo de iniciativa
Impacto esperado en el negocio
Costo estimado de inversión
Duración estimada
El proceso de evaluación no solo estudia las iniciativas de forma individual sino que las compara y pone a competir entre sí para convertirse en proyectos, formar parte del backlog del portafolio o ser rechazadas.
Algunos de los atributos a evaluar deben ser:
El valor que agrega al negocio
El grado de complejidad para llevarla a cabo
El costo involucrado
La duración para implementarla
El retorno sobre la inversión
Los riesgos involucrados
Un mapa de inversión (gráfica de burbujas) nos permite graficar cuatro variables de cada iniciativa y es muy útil para tener un comparativo visual del portafolio.
En este ejemplo las variables son:
Eje X = Beneficio para el negocio
Eje Y = Grado de riesgo
Tamaño de la burbuja = Costo de inversión
Color de la burbuja = Objetivo estratégico
¿Cuáles crees que sean las iniciativas que deben convertirse en proyectos?
Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie:
2. Selección equivocada de proyectos
3. Asignación equivocada del personal
4. Planes de trabajo no detallados
6. Gestión de riesgos inexistente
7. Scope Creep - Constante cambio de alcance
10. Falta de indicadores claros y oportunos
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