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10 pasos a seguir para configurar tu Help Desk (2/2)


Aquí continuaremos con nuestros últimos 5 pasos para la creación de tu Help Desk.


No te olvides de checar la primera parte en nuestro artículo anterior.


Paso 6: Configura las funciones de productividad de tus agentes


A continuación, te presentamos algunos de los trucos de productividad más utilizados que puedes configurar para tus agentes:


  • Plantillas de respuestas personalizadas: Puedes crear plantillas, o respuestas predefinidas, para las preguntas comunes de los clientes. Tus agentes pueden añadirlas con un solo clic en lugar de escribir las mismas respuestas varias veces.

  • Creación de automatizaciones para escenarios comunes de soporte: Puedes agrupar una serie de pasos que los agentes realizan de forma recurrente con un cliente, en un flujo de trabajo que un agente pueda ejecutar con un solo clic.

  • Base de conocimientos para los agentes: Si tienes preguntas frecuentes o guías que contengan información sobre el producto, puedes añadirlas al help desk y crear una base de conocimientos que los agentes puedan consultar para resolver las consultas de los clientes.


Paso 7: Configura y personaliza tu portal de autoservicio


A tus clientes les puede resultar más cómodo encontrar respuestas por sí mismos que depender de un agente humano para la resolución de problemas.


Crea un portal de autoservicio en tu Help Desk con preguntas frecuentes, guías, tutoriales y formularios de contacto para fomentar la autoayuda de los clientes.


Los clientes consideran que los portales de autoservicio alojados en tu sitio web son una forma más fácil de iniciar una conversación con tu empresa. Por eso, disponer de formularios de contacto con la marca y personalizar el portal de asistencia facilita que los clientes se pongan en contacto contigo.



Paso 8: Integra las aplicaciones existentes con el servicio de asistencia técnica


Si los datos de tus clientes están repartidos en otras herramientas como Shopify o Quickbooks, o utilizas diferentes apps como Microsoft Teams o Slack para colaborar y compartir archivos, puedes conectar estas aplicaciones con tu sistema de Help Desk para acceder a toda la información relevante desde una única fuente.


Tu equipo puede resolver los problemas de forma más rápida y eficiente con todos los datos a su alcance.


Paso 9: Comprueba la configuración de seguridad del servicio de asistencia técnica


Habilita las opciones de seguridad disponibles para tu Help Desk.


Por ejemplo, en Freshdesk, puedes habilitar el inicio de sesión único para tus agentes, para una autenticación perfecta y también elegir la región de alojamiento de tu servidor para proteger tus datos.


Paso 10: Prueba y optimiza tu Help Desk


Utiliza los informes incorporados de tu Help Desk para obtener información sobre su uso.


Puedes vigilar el volumen y el número de tickets que recibes, analizar los patrones de volumen de tickets y supervisar las métricas críticas de los SLA, así como el tiempo de respuesta o el tiempo promedio de resolución, con los informes del servicio de asistencia.


Adicionalmente, puedes optimizar tus operaciones de soporte y la gestión general del Help Desk basándote en estos datos


Como pudiste ver, un sistema de Help Desk te aporta a ti y a los miembros de tu equipo de soporte grandes beneficios, permitiéndote ofrecer mejores experiencias de servicio al cliente.


Si estás buscando un software de Help Desk intuitivo y potente que sea fácil de configurar y utilizar, tanto para los supervisores como para los agentes de soporte, no dudes en probar Freshdesk. Contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada o visita nuestro sitio web www.orkesta.net/freshdesk.


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