Guía para entender costos, créditos y automatización de la IA

La inteligencia artificial se ha incorporado a diferentes procesos empresariales y actualmente puede participar en actividades que van desde la generación y clasificación de información hasta la automatización de tareas y la ejecución de flujos de trabajo. Para las organizaciones que ya utilizan plataformas de gestión, esto permite incorporar capacidades de IA directamente en procesos relacionados con proyectos, operaciones, atención al cliente, marketing y otras áreas de trabajo.

Guía para entender costos, créditos y automatización de la IA

Implementar inteligencia artificial, sin embargo, requiere algo más que activar una función. También es necesario comprender qué capacidades están disponibles, qué plan las incluye, cuánto se utilizan y cómo se calcula su consumo. Estos elementos permiten construir una estrategia de adopción más clara y relacionar la inversión en IA con resultados concretos para el negocio.

¿Qué significa usar IA dentro de una empresa?

La inteligencia artificial empresarial reúne diferentes capacidades que pueden incorporarse a los procesos de trabajo para analizar información, generar contenido, clasificar datos, automatizar tareas o ejecutar determinadas acciones. Su utilidad depende de la forma en que se integra a las operaciones y del tipo de problema que la organización busca resolver.

Dentro de una plataforma de gestión del trabajo, la IA puede intervenir en diferentes momentos de un proceso. Puede ayudar a resumir actualizaciones, transformar información, clasificar registros, generar contenido, crear fórmulas o activar determinadas acciones. También puede integrarse en automatizaciones y flujos de trabajo que conectan varias tareas para reducir la intervención manual.

Entre las capacidades de IA que pueden encontrarse actualmente se incluyen:

• Generación y transformación de contenido.

• Clasificación de información.

• Creación de fórmulas.

• Automatizaciones con IA.

• Flujos de trabajo impulsados por IA.

• Agentes de IA.

• Asistentes de IA.

• Herramientas para reuniones y notas.

La documentación oficial de monday.com contempla estas y otras funciones dentro de su catálogo de IA.

Esto permite utilizar la IA dentro de actividades que ya forman parte de la operación diaria. Una organización puede, por ejemplo, configurar un proceso para que una solicitud sea analizada, clasificada y enviada al responsable correspondiente sin que cada paso tenga que realizarse manualmente.

¿Cómo funciona la IA dentro de una plataforma de gestión?

La inteligencia artificial puede incorporarse a una plataforma de trabajo con diferentes niveles de participación. Una función puede encargarse de una tarea específica, mientras que una automatización o un flujo de trabajo puede combinar varias acciones para completar un proceso más amplio.

Una capacidad de IA generativa puede utilizarse para crear o transformar contenido a partir de información disponible en un tablero. Una automatización puede activar una acción cuando se cumple una condición determinada. Un flujo de trabajo con IA puede conectar diferentes pasos para llevar una solicitud desde su recepción hasta su clasificación, asignación y seguimiento.

Los agentes de IA permiten trabajar con tareas más especializadas y ejecutar determinadas acciones siguiendo instrucciones y herramientas previamente configuradas. Esto puede ser útil cuando una actividad requiere varios pasos y debe repetirse de forma constante.

La elección de una capacidad depende del proceso que la empresa quiere mejorar. Antes de implementar una función, conviene responder tres preguntas:

• ¿Qué tarea queremos mejorar?

• ¿Con qué frecuencia se realiza?

• ¿Qué resultado esperamos obtener?

Estas preguntas también ayudan posteriormente a calcular el consumo de IA y determinar si la inversión genera un beneficio suficiente.

Uso de créditos de IA en monday.com

¿En qué plan está disponible la IA?

Una de las primeras preguntas que debe responder una empresa antes de implementar IA es qué capacidades están disponibles dentro de su plan actual. No todas las funciones tienen las mismas condiciones de acceso y algunas capacidades dependen del nivel de cuenta contratado.

Por eso, la evaluación debería considerar tanto el plan de la plataforma como las capacidades específicas de IA que necesita cada equipo. Una organización que solamente requiere funciones básicas puede tener necesidades diferentes a otra que busca implementar agentes, automatizaciones avanzadas o flujos de trabajo impulsados por IA.

La disponibilidad puede cambiar conforme se actualizan los productos y planes, por lo que antes de contratar una solución es recomendable revisar la información comercial y técnica vigente.

¿Cómo se paga la IA en una empresa?

Una vez identificadas las funciones que necesita la organización, el siguiente paso es comprender cómo se calcula el consumo. El modelo actual de monday AI utiliza créditos de IA para medir el uso de determinadas capacidades.

Los créditos funcionan como una unidad de consumo. Cada función puede utilizar una cantidad diferente dependiendo de la actividad realizada y de su complejidad. Por eso, el costo de la IA no depende únicamente del número de usuarios de la plataforma.

Una empresa debe considerar dos aspectos:

• Usuarios: determinan quién tiene acceso a la plataforma y a las capacidades disponibles según su plan.

• Créditos de IA: permiten medir el consumo generado por determinadas funciones de inteligencia artificial.

Según la documentación oficial de monday.com hasta la fecha de publicación del artículo, la cantidad mínima mensual de créditos varía según el tipo de plan, inicia a partir de los 3,000 para cuentas Pro y personalizado para cuentas Enterprise. 

Las organizaciones que necesitan un mayor volumen pueden adquirir créditos adicionales. Las condiciones comerciales pueden cambiar según el plan, la modalidad de contratación y las actualizaciones del producto, por lo que es recomendable verificar los precios vigentes antes de realizar una compra.

¿Qué son los créditos de IA?

Los créditos permiten medir el consumo de determinadas funciones de inteligencia artificial. No todas las acciones requieren la misma cantidad, porque una tarea sencilla puede necesitar menos recursos que una actividad que implica analizar información más compleja o ejecutar varios pasos.

Por ejemplo, la documentación oficial indica diferentes modelos de consumo para funciones como AI Blocks, AI Notetaker y agentes de IA. En el caso de los agentes, el consumo puede variar de acuerdo con la complejidad de la tarea realizada.

Esto significa que una empresa debe analizar cómo utiliza la IA, no solamente cuántas personas tienen acceso a ella.

Una automatización que se ejecuta unas cuantas veces al mes puede tener un consumo reducido. En cambio, un proceso operativo que se ejecuta cientos de veces puede utilizar una cantidad considerablemente mayor de créditos.

¿Cuántos créditos de IA necesita una empresa?

No existe una cantidad universal de créditos que funcione para todas las organizaciones. El consumo depende del número de procesos que utilizan IA, la frecuencia con la que se ejecutan y la complejidad de cada actividad.

Una forma sencilla de realizar una estimación inicial es:

Consumo mensual estimado = número de ejecuciones × créditos utilizados por ejecución

Por ejemplo, si una automatización requiere 8 créditos por ejecución y se activa 500 veces durante un mes:

500 × 8 = 4,000 créditos mensuales

Este cálculo sirve como referencia inicial. El consumo real dependerá de las capacidades utilizadas y de las condiciones específicas de cada función.

Para hacer una estimación más completa, una empresa puede revisar:

• Número de usuarios que utilizarán IA.

• Cantidad de automatizaciones activas.

• Ejecuciones estimadas por mes.

• Complejidad de las tareas.

• Uso de agentes de IA.

• Flujos de trabajo que incorporan IA.

• Procesamiento de reuniones mediante herramientas de IA.

Con esta información es posible crear una previsión de consumo antes de implementar la IA a mayor escala.

¿Cuánto cuesta utilizar IA?

El costo de la inteligencia artificial depende del modelo de contratación y del volumen de uso de cada organización. El modelo de comercialización actual contempla créditos incluidos según el plan y la posibilidad de adquirir créditos adicionales cuando las necesidades superan la cantidad disponible.

La documentación oficial también señala diferencias en el costo por crédito según la modalidad de contratación. Los precios pueden actualizarse y variar según el mercado y las condiciones comerciales, por lo que las cifras deben verificarse directamente antes de publicar un presupuesto.

Para una empresa, sin embargo, el precio por crédito es solamente una parte de la evaluación. También es necesario calcular cuánto cuesta realizar el mismo proceso de manera manual.

Por ejemplo, si una tarea requiere varias horas de trabajo cada semana y puede automatizarse de forma confiable, el costo de los créditos debe analizarse junto con el tiempo que el equipo deja de dedicar a esa actividad.

¿Cómo controlar el consumo de IA?

Cuando la IA comienza a utilizarse en varios equipos, la administración del consumo se vuelve importante. La organización necesita conocer qué funciones están habilitadas, quién puede utilizarlas y qué procesos generan mayor consumo.

La gestión puede comenzar con tres áreas:

Permisos

Los administradores pueden establecer quién tiene acceso a determinadas capacidades de IA, dependiendo de las funciones disponibles para su cuenta. Esto permite asignar el uso de acuerdo con las responsabilidades de cada equipo.

Consumo

Revisar periódicamente los créditos utilizados permite identificar qué procesos tienen mayor demanda y anticipar cuándo será necesario ajustar la cantidad disponible.

Optimización

Si una automatización genera ejecuciones innecesarias o utiliza IA en pasos donde no aporta suficiente valor, puede revisarse y modificarse para reducir el consumo.

monday.com también contempla notificaciones relacionadas con los niveles de utilización de créditos, lo que permite dar seguimiento al consumo antes de alcanzar el límite disponible.

¿Cómo optimizar el consumo de IA?

Optimizar no significa utilizar menos IA en todos los casos. Significa utilizarla donde el beneficio sea mayor.

La complejidad de una tarea puede influir en el consumo y, en determinadas funciones, el modelo seleccionado también puede modificar la cantidad de créditos utilizados. Por esta razón, comprender la relación entre tarea, modelo y consumo puede ayudar a administrar mejor los recursos disponibles.

Una empresa puede comenzar identificando procesos que tengan:

• Alto volumen de ejecución.

• Actividades repetitivas.

• Tiempos prolongados de procesamiento.

• Gran cantidad de información que necesita clasificación.

• Dependencia de tareas manuales.

• Oportunidades claras de automatización.

Después, puede evaluar cuánto consume el proceso con IA y qué resultado obtiene.

¿Cómo implementar IA sin aumentar innecesariamente los costos?

La implementación puede comenzar con procesos concretos antes de extenderse a toda la organización. Esto permite conocer el consumo real, evaluar la calidad de los resultados y determinar qué actividades tienen mayor potencial de automatización.

Un buen punto de partida son las tareas repetitivas que requieren procesamiento constante de información. Algunas posibilidades son:

• Clasificación de solicitudes.

• Generación de actualizaciones.

• Creación de resúmenes.

• Seguimiento de tareas.

• Procesamiento de información.

• Asignación de responsables.

• Generación de respuestas iniciales.

Antes de implementar una automatización conviene establecer una línea base. La empresa puede registrar cuánto tiempo toma actualmente una actividad, cuántas personas participan y cuántas veces se realiza durante un periodo determinado.

Después de incorporar IA, estos indicadores pueden volver a medirse. La diferencia permite conocer si realmente hubo una mejora y si el consumo de créditos está justificado por los resultados.

¿Cómo saber si la inversión en IA vale la pena?

El costo de la IA debe analizarse junto con el valor que genera. Una organización puede utilizar diferentes indicadores para conocer el impacto de una implementación.

Algunos de los más útiles son:

• Horas de trabajo ahorradas.

• Número de tareas automatizadas.

• Tiempo de respuesta.

• Volumen de información procesada.

• Reducción de errores.

• Cantidad de procesos ejecutados.

• Créditos consumidos.

• Costo promedio por proceso.

Una fórmula sencilla para comenzar es:

Costo de IA del proceso ÷ número de ejecuciones = costo promedio por ejecución

Después, este resultado puede relacionarse con el tiempo y los recursos que requería realizar la misma actividad manualmente.

El análisis también debe considerar la calidad. Una automatización que procesa información rápidamente, pero requiere una revisión manual extensa, puede necesitar ajustes. Por eso, el éxito de una implementación debe medirse considerando costo, tiempo, volumen y calidad.

Buenas prácticas para administrar la IA en una empresa

La incorporación de inteligencia artificial requiere una combinación de tecnología, procesos y administración. La plataforma proporciona las capacidades, pero la empresa necesita definir dónde utilizarlas, quién puede acceder a ellas y cómo se evaluarán los resultados.

Algunas prácticas recomendadas son:

• Definir objetivos concretos antes de implementar una función.

• Priorizar procesos repetitivos y de alto volumen.

• Establecer responsables para la administración de IA.

• Controlar permisos según las funciones de cada equipo.

• Revisar periódicamente el consumo de créditos.

• Documentar los flujos de trabajo automatizados.

• Medir resultados antes y después de implementar IA.

• Evaluar el costo de cada proceso automatizado.

• Mantener supervisión humana en actividades que requieran validación.

Este enfoque permite que la inteligencia artificial se incorpore de forma progresiva y que las decisiones de expansión estén respaldadas por información sobre consumo y resultados.

Conclusión: la IA necesita una estrategia de gestión

Utilizar inteligencia artificial en una empresa implica mucho más que contratar una plataforma o activar nuevas funciones. La organización necesita comprender qué procesos puede mejorar, qué capacidad necesita, cuánto consume y qué resultados genera.

Los créditos de IA permiten medir el uso de determinadas capacidades y pueden convertirse en una herramienta de planeación cuando se combinan con indicadores operativos. Horas ahorradas, volumen procesado, reducción de tareas manuales y mejora en los tiempos de respuesta ayudan a determinar si la inversión está generando resultados.

La pregunta, por lo tanto, no debería ser únicamente cuánto cuesta la IA. También es necesario analizar qué procesos puede optimizar, cuánto trabajo puede liberar y qué valor puede generar para la organización.

Si tu empresa está evaluando cómo incorporar IA a sus procesos de trabajo, agenda una llamada con nuestras especialistas para identificar oportunidades de automatización, definir una estrategia de implementación y aprovechar las capacidades disponibles de acuerdo con las necesidades de tu organización. También puedes visitar nuestro sitio web para conocer más sobre nuestras soluciones y servicios.