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7 herramientas con las que debes contar en tu arsenal de ventas



Independientemente de las habilidades personales con las que cuentas, para convertirte en un exitoso ejecutivo de ventas es esencial el uso de la tecnología.


Los vendedores que obtienen los mejores resultados utilizan diferentes herramientas disponibles en el mercado para:


  • Mejorar su proceso de ventas

  • Desarrollar relaciones fructíferas y duraderas

  • Sobresalir por encima de su competencia

  • Ofrecer valor a sus prospectos y clientes


El objetivo es simplificar y agilizar las actividades involucradas en el ciclo de ventas. Por lo tanto, estas aplicaciones deben:


  1. Mantener un directorio ordenado de contactos

  2. Ayudar a generar nuevos prospectos

  3. Mantenerte en constante comunicación con tus contactos

  4. Gestionar tu embudo de ventas (pipeline)

  5. Pronosticar con precisión futuros ingresos (forecast)

  6. Automatizar actividades tediosas y repetitivas

  7. Generar información relevante y oportuna sobre el proceso de ventas


¿Cuáles son las seis herramientas tecnológicas indispensables para un vendedor?



1. Directorio de contactos


Uno de los activos más valiosos que tienes en tu negocio es tu lista de contactos. Por obvio que parezca, una lista organizada de contactos (empresas y/o personas) con sus nombres, correos electrónicos, teléfonos, etc. hace que tu negocio sea más robusto, eficiente y valioso.


Mientras más información tienes de tus contactos más inteligencia tienes sobre ellos.


En un momento dado puede haber información de cientos o miles de nombres en tu directorio, por lo que debemos contar con una herramienta ágil y clara para acceder a ella, organizarla de diferentes maneras y rastrearla por medio de filtros.




2. Generación de prospectos


La constante generación de prospectos es crítica para la continuidad de cualquier empresa. Es indispensable contar con las aplicaciones que nos ayudan a identificar nuevos prospectos.


Estas aplicaciones deben captar automáticamente la mayor cantidad de información sobre el prospecto, verificando la calidad de la misma. Deben eliminar procesos manuales tales como; obtener datos relevantes del contacto, crear listas con base en criterios específicos, calificar el verdadero interés del prospecto y agendar citas, buscando acelerar el proceso de ventas significativamente.


Algunas de estas aplicaciones son:


  • Web forms colocadas a lo largo de nuestra página web

  • Chatbots que interactúan con los visitantes a nuestro sitio web

  • Agendamiento interactivo de citas

  • Identificadores de visitantes a nuestra página

  • Generadores de prospectos por medio de perfiles definidos



3. Gestión de campañas de marketing


Una vez que contamos con los datos de contacto de las personas interesadas en nuestros productos y servicios, es muy importante mantenernos en constante contacto con ellos. Una de las mejores maneras para hacerlo son las campañas de marketing.


Los componentes clave para realizar campañas efectivas son:


  • Definir el perfil de la audiencia

  • Diseñar la campaña

  • Seleccionar la lista de distribución

  • Definir la propuesta de valor de la campaña

  • Establecer la acción solicitada (call to action)

  • Realizar el envío

  • Medir los resultados y actuar en consecuencia


Es prácticamente imposible realizar estas actividades manualmente y poder interpretar los resultados obtenidos sin la tecnología adecuada para hacerlo.




4. Gestión del embudo de ventas (pipeline)


El embudo de ventas es una herramienta para convertir prospectos en ventas. Le ofrece a los vendedores una representación visual de las oportunidades que están persiguiendo y de las diferentes etapas del proceso de ventas en las que cada una de ellas se encuentra.





Adicionalmente cada oportunidad debe contar con por lo menos la siguiente información:


  • Datos de la empresa

  • Personas involucradas

  • Productos y/o servicios ofrecidos

  • Valor de la oportunidad

  • Fecha probable de cierre

  • Acciones realizadas y por realizar

  • Notas, correos y documentos asociados

  • Alertas sobre su estatus


Gestionar un embudo de ventas requiere capturar datos consistentes, realizar y monitorear las actividades que mueven las oportunidades de una etapa a otra y obtener indicadores de rendimiento asociados al proceso.



5. Pronóstico de ingresos (forecast)


El pronóstico de ingresos es el proceso de estimar el valor de las ventas durante un periodo determinado a futuro. El periodo de pronóstico normalmente es mensual o trimestral.


El “forecast” es un elemento clave en la gestión de ventas. Sin una idea clara de los futuros ingresos, no se puede estimar el inventario, administrar el flujo de efectivo y definir la estrategia del negocio.


Es una consecuencia directa de la gestión precisa del embudo de ventas. ¿Recuerdan la fecha probable de cierre de la oportunidad en el pipeline? El forecast utiliza esta fecha para ubicar el ingreso potencial en el mes correspondiente.





Es de suma importancia que el “pipeline” esté actualizado y que la información que contiene sea precisa para contar con un “forecast” realista.



6. Automatización


Las herramientas para automatizar el proceso de ventas permiten agilizar, simplificar y optimizar las actividades propias de venta, la estrategia de marketing y la generación de prospectos.


Al implementar la automatización, el equipo de ventas puede ahorrar tiempo al dejar de hacer actividades tediosas y repetitivas y enfocarse en consolidar la relación con el cliente y acelerar el proceso de cierre de una oportunidad.


Algunos ejemplos de actividades que se pueden automatizar son:


  • Cada que se genere un nuevo lead envía un correo electrónico al vendedor responsable de darle seguimiento

  • Cada que se cree una nueva oportunidad crea una actividad para darle una demo de producto al cliente

  • Cada que una oportunidad pase a la etapa de propuesta crear un recordatorio para llamar el cliente dos días después

  • Cada que se cierre una oportunidad ganada enviar un correo de agradecimiento al cliente por la compra

  • Cada que se cierre una oportunidad perdida crear una llamada con el cliente seis meses después


Adicionalmente a que el equipo de ventas incrementa su productividad significativamente, la automatización ofrece una ventaja competitiva estratégica para el negocio y frecuentemente incrementa la satisfacción del cliente.



7. Inteligencia de Ventas


Las herramientas de inteligencia de ventas incluyen tableros y reportes que permiten rastrear, monitorear y mejorar el desempeño del proceso de ventas. Ayudan a visualizar la información en tiempo real agilizando la toma de decisiones.


Le dan sentido a la infinidad de información involucrada en el proceso, permitiendo a la organización adoptar un proceso de mejora continua basado en datos precisos y oportunos.


Un tablero de ventas debería mostrar:


  • El número de oportunidades abiertas al momento, organizadas por diferentes criterios (región, industria, etapa del embudo, responsable, etc.)

  • El porcentaje de conversión (por equipo o individuo)

  • ¿Cuál es la fuente de prospectos más importante?

  • ¿Cuál es la razón más frecuente por la que perdemos oportunidades?

  • ¿Cuál es el valor promedio de las oportunidades?

  • ¿Cuántos días en promedio tardamos para ganar una oportunidad?





Esta información debe ser dinámica y debe cambiar en el instante que algo cambia en cualquiera de las oportunidades en el embudo de ventas. Los indicadores presentados en el tablero deben tener la capacidad para obtener la información detallada que los alimenta.


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El título de este artículo es: 7 herramientas con las que debes contar en tu arsenal de ventas. Pero tal vez solo necesitas una…


Un CRM (Customer Relationship Management por sus siglas en inglés) es un sistema diseñado para gestionar nuestras relaciones con los clientes.


Es importante saber que un CRM completo, debe contar con todas las funcionalidades mencionadas anteriormente. Ayuda a mantenernos en contacto con clientes existentes y potenciales. Nos indica en tiempo real el estado de cada una de las oportunidades que tenemos en nuestro embudo de ventas. Apoya a los esfuerzos de marketing e incrementa la retención y fidelización de los clientes.


Básicamente, almacena toda la información asociada al proceso de ventas en un solo lugar y nos ayuda a utilizarla para generar crecimiento y utilidades.


Un CRM es probablemente la inversión más importante en tecnología de ventas que debemos realizar.


Los ejemplos visuales que acompañan este artículo son de PIPEDRIVE ,el CRM diseñado para mantenerte vendiendo…


Si quieres conocer más sobre Pipedrive, te invitamos a escribirnos a info@systec.com.mx para agendar una demo o solicitar una prueba gratuita de la plataforma. También puedes visitar nuestro sitio webwww.systec.com.mx/pipedrive y conocer las soluciones que ofrecemos.



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