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  • Jaime Gómez

Nuevas fórmulas de Smartsheet para la administración exitosa de proyectos



La gestión de proyectos es el caso de uso principal de Smartsheet para la mayoría de sus usuarios que aprovechan la gran versatilidad, flexibilidad y facilidad de uso que ofrece la plataforma. De hecho, uno de los elementos esenciales de cualquier proyecto es el plan de trabajo. Este nos va a ayudar a administrar recursos correctamente, difundir los hitos y los plazos con las partes interesadas, agilizar la realización de tareas y lograr los resultados deseados a tiempo.


Contar con un plan de trabajo claro, preciso y con todos los indicadores importantes del proyecto a la vista, es indispensable para la ejecución exitosa del proyecto. Por esta razón, y buscando siempre mejorar la experiencia de los usuarios y ofrecer nuevas herramientas, en los últimos meses Smartsheet ha estado agregando nuevas fórmulas que permiten dar un paso adelante en la optimización de los planes de trabajo. Vamos a conocerlas:


ISCRITICAL


Esta fórmula nos permite identificar todas aquellas tareas clave que se encuentran en la ruta crítica de nuestro proyecto. Por lo que si la combinamos, por ejemplo, con una fórmula de tipo IF, podemos levantar una bandera si la tarea se encuentra en la ruta crítica para que los colaboradores tengan una referencia visual sobre la importancia de dicha actividad.


Uno de los posibles usos prácticos para esta fórmula es incluir este indicador en todas las alertas, recordatorios y solicitudes de actualización que enviamos a las distintas personas involucradas. De esta manera, nos aseguramos que los responsables sepan que su tarea está en la ruta crítica y que es de vital importancia que se termine a tiempo para no sufrir retrasos en el proyecto.




TOTAL FLOAT


Esta fórmula que recién se agregó a Smartsheet, sirve para conocer la cantidad de días de holgura con los que contamos para poder realizar una tarea, sin que se provoque el retraso de las siguientes actividades o del proyecto en general.


Con ayuda de dicha fórmula, podemos conocer cuáles son las tareas que tienen una holgura y de cuánto tiempo es nuestro margen permitido. Estos datos pueden resultar muy útiles al momento de realizar la planificación de nuestros esfuerzos de trabajo.


Cabe destacar que las tareas que tienen una holgura de cero, están sobre la ruta crítica y es necesario terminarlas a tiempo para que el proyecto termine en el tiempo establecido.




SUCCESSORS


El objetivo de esta fórmula es devolver el número de fila de la tarea sucesora en relación a la que se está trabajando, es decir, números de filas de todas aquellas actividades que dependen para su inicio o finalización de la tarea en cuestión.


El uso de la fórmula es muy práctico para identificar de forma sencilla cuáles son las actividades que siguen posteriormente, sobre todo si nuestro plan de trabajo es bastante complejo y cuenta con una gran cantidad de distintas actividades y relaciones de dependencia diferentes entre ellas.




Con estas tres fórmulas Smartsheet sigue entregando cada vez más y más instrumentos para que los usuarios puedan lograr una mejora significativa en la administración de su trabajo, puedan tener a la mano los datos críticos y logren automatizar tareas monótonas. Recuerda que puedes combinar distintas funciones de Smartsheet con las fórmulas revisadas para obtener cálculos únicos y adecuar aún más los planes de trabajo a las necesidades de tu equipo.



Esperamos que en este artículo hayas podido conocer las nuevas herramientas que tienes a tu alcance para la gestión de proyectos con Smartsheet. Si quieres descubrir más acerca de otros beneficios, soporte o consultoría, escríbenos en info@systec.com.mx


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