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Monitoreo y control de proyectos



Mientras el proyecto está en marcha, el gerente a cargo debe tener un pulso constante y revisar cómo éste se está llevando a cabo, también tiene que capturar, rastrear, administrar e informar sobre el estado del mismo. Te damos cinco factores clave que debes monitorear, junto con recursos y plantillas útiles, para asegurar y estar al tanto de todos los detalles


Identifica y mitiga el riesgo tempranamente


Es inevitable que los proyectos enfrenten problemas. Estos problemas pueden incluir riesgos de presupuesto, riesgos de línea de tiempo, incidentes, emergencias, oportunidades y más. Los gerentes de proyecto que completan su evaluación de riesgos desde el principio, tendrán una mejor oportunidad de evitar problemas, pero aún deben tener una vista en tiempo real de su trabajo para identificar y mitigar los riesgos imprevistos antes de que afecten el cronograma y el presupuesto general del proyecto.

Dado que ningún proyecto está exento de riesgos, contar con las herramientas y los procesos de gestión de riesgos adecuados puede ayudarte a identificar, monitorear y resolver los riesgos de manera mucho más eficiente y no solo confiar en tu propia capacidad para estar en el lugar correcto en el momento correcto. Algunos beneficios de usar un software de gestión de riesgos incluyen:

  1. Mayor transparencia: los gerentes de proyecto pueden abordar y priorizar los riesgos del proyecto con los mejores resultados de riesgo/recompensa.

  2. Cumplimiento y costos legales reducidos: la integración de los procesos de cumplimiento de la gestión de riesgos y el gobierno corporativo significa costos más bajos para todos.

  3. Mejores controles internos: los gerentes de proyecto que monitorean y administran de cerca su riesgo, muestran una propiedad más profunda de sus proyectos que aquellos que no monitorean tan de cerca.

  4. Operaciones de PM fortalecidas: cuanto más conocimiento tenga un gerente de proyecto, mejor podrá predecir el riesgo para proyectos futuros.

  5. Mayor confianza de las partes interesadas: Demostrar que se cuenta con las herramientas adecuadas para anticiparse al riesgo tranquiliza a las partes interesadas.



2. Seguimiento de indicadores clave de rendimiento


Los gerentes de proyecto deben usar indicadores clave de rendimiento (KPI) para determinar si el proyecto va o no por buen camino. Estos son algunos de los principales KPI para medir el rendimiento del proyecto:

  1. Objetivos del proyecto: Un proyecto que está dentro del cronograma y el presupuesto es un buen indicador para determinar si el proyecto cumplirá con sus objetivos originales.

  2. Entregables de calidad: mida si los entregables de las tareas se están cumpliendo y si cumplen con los estándares específicos establecidos dentro de los requisitos del proyecto.

  3. Seguimiento de esfuerzos y costos: los PM deben realizar un seguimiento del esfuerzo y los costos asociados con los recursos para ver si el presupuesto está bien encaminado.

  4. Rendimiento del proyecto: realiza un seguimiento de los cambios que se producen en el proyecto, incluida la cantidad y el tipo de problemas que surgen y cómo se abordan.

Sugerencia: crear un tablero específico del proyecto para realizar un seguimiento de los KPI de alto nivel y luego compartirlo con todas las partes interesadas, ayudará a reducir el tiempo dedicado a responder preguntas de estado.




3. Administrar la documentación


La documentación es una parte importante en cualquier proyecto. Ya sea que prefieras Waterfall sobre Agile, Kanban sobre Scrum, mantener registros de lo que sucedió y los cambios que ocurrieron a lo largo de su ciclo de vida, se sumará al éxito general del proyecto.

Dependiendo del tamaño y la complejidad de tus proyectos, sería difícil, si no imposible, recordar todo lo que sucede. Además, cuando hay clientes o partes interesadas externas involucradas, tener la documentación organizada puede ser el factor decisivo cuando surgen desacuerdos o problemas. Además, tener un proyecto bien documentado proporciona información histórica que se puede utilizar en proyectos futuros.

La clave aquí es organizar la documentación para que no tenga que buscar en carpetas, correos electrónicos, aplicaciones de mensajería, herramienta de administración de proyectos, etc. para encontrar la documentación que necesita. Crea una única ubicación para administrar toda la documentación del proyecto para que pueda acceder rápidamente a la información que necesitas y así mantener los detalles en contexto.

4. Conocer el estado


Parte del rol del gerente del proyecto es mantener actualizados a los interesados ​​clave sobre el estado durante el transcurso del proyecto. No saber el estado de tu proyecto cuando se te pregunta, puede enviar señales de alerta de que no estás siguiendo tu proyecto de cerca y puede reducir la confianza de las partes interesadas tanto en ti como en el proyecto.

Una forma de garantizar que conoces el estado de tu proyecto en cualquier momento, es con un informe de estado del proyecto. El informe debe capturar todas las actividades, desarrollos y riesgos críticos para el negocio asociados con un proyecto. Esencialmente, un informe de estado del proyecto es una instantánea de dónde se encuentra un proyecto y cómo van varios aspectos del proyecto.

Además, los informes de estado ayudan a:

  • Crear y habilitar la aceptación de las partes interesadas

  • Proporcionar transparencia en el progreso hacia los hitos

  • Identificar problemas y riesgos, para que la corrección del rumbo pueda ocurrir rápidamente

  • Identificar el trabajo realizado por individuos, equipos o departamentos, para que se pueda asignar recursos según sea necesario

  • Proporcionar un indicador de alto nivel de la salud del proyecto

  • Crear un método para que los gerentes de proyecto y los equipos rindan cuentas

  • Prevenir la fluencia del alcance




5. Control del alcance


Los cambios ocurren a lo largo de un proyecto y son de esperar. Pero, debido a que el alcance se define al comienzo del proyecto, es muy fácil para las partes interesadas tratar de ampliar ese alcance meses después, cuando el proyecto está en marcha.

Es esencial que el administrador del proyecto agregue solicitudes a los requisitos y priorice según el valor. Si dice "sí" a todo sin evaluar el valor y el impacto en el cronograma y el presupuesto, tendrá un proyecto interminable que se convertirá en un pozo de dinero.

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