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  • Alena Vavilova

Mejores prácticas para crear tus dashboards

Actualizado: 18 jul



Antes de comenzar a crear un dashboard, hay tres factores que debes determinar.

  1. Su propósito: ¿Este dashboard es para un solo proyecto, múltiples proyectos o es un portal de información general?

  2. Su audiencia: ¿Estás creando un dashboard para tí, para tu equipo, para gerencia media o para un ejecutivo de nivel C?

  3. Sus datos: ¿Qué datos e información serán más útiles para tu audiencia?

Los dashboard o tableros, son herramientas poderosas para visualizar el trabajo en toda tu empresa pero solo pueden extraer datos que ya existen en sus hojas e informes. Asegúrate de que estén llenos de información precisa.

La información en tu dashboard se obtiene de una de las siguientes fuentes:

  • Datos en una hoja: consolida rápidamente los totales y promedios de los datos en tus hojas. Para cualquier dato que desees incluir en un dashboard, primero deberás generar el cálculo en la hoja misma.

  • Informes: puedes extraer un informe completo de Smartsheet en un tablero. La creación de un informe te permite mostrar un determinado conjunto de filas y/o un conjunto específico de columnas, consolidando la información en varias hojas en una sola vista.

  • Vínculos: puede ser extremadamente eficiente utilizar portales como centros de información para vincular todos los documentos relevantes sobre un tema. Los enlaces pueden dirigirse a hojas importantes de Smartsheet, páginas web externas, archivos y más.

Determina cuáles de estos tipos de datos ya tienes y cuáles aún necesitas crear. Una vez que sepas lo que deseas que contenga tu panel o portal, es hora de comenzar a construir.

Recuerda: no puedes hacer ningún cálculo en un dashboard en sí. Los cálculos deben completarse en tus hojas utilizando funciones de jerarquía o secciones de resumen con fórmulas a nivel de hoja.


A continuación configura tus informes. Los informes extraen datos de tus hojas y los dashboards extraen datos de tus informes, así que asegúrate de recopilar solo los datos que deseas mostrar.


Creación de tu dashboard


Una vez que hayas realizado los preparativos, es hora de comenzar a crear tu dashboard o tablero. Crea un panel como lo haría con una hoja o un informe.

  1. Haz clic en “Crear nuevo” o da click en el botón derecho en una carpeta o espacio de trabajo y selecciona “Tablero/Portal” en el menú desplegable.

  2. Determina qué tipos de widgets necesitarás. Recomendamos usar varios tipos de widgets diferentes en tu dashboard para mostrar todos los datos que necesitas en un diseño cohesivo.

  3. Cuando hayas terminado de planificar, comienza a crear tus widgets. Es importante no estar demasiado preocupado por cómo están organizados todavía. Asegúrate de que se vinculen correctamente a los datos que deseas antes de hacer cualquier otra cosa.

  4. Después de crear tus widgets y llenar tu dashboard, es hora de organizarse. Mueve, cambia el tamaño y edita tus widgets según sea necesario. Recuerda, tus tableros pueden tener aproximadamente seis widgets de ancho, pero ser infinitamente largos.

Tips:

  • No te preocupes por hacer que tu dashboard se vea "bonito" cuando comiences por primera vez. Primero conecta tus datos a tus widgets y luego concéntrate en organizar esa información.

  • El poder de los dashboards/tableros está en su naturaleza visual de un vistazo. Deja que los datos que aparecen en la superficie hablen por sí mismos.

  • Utiliza widgets de texto enriquecido como marcadores de posición para probar el tamaño y la organización.

  • Plantea los planes en papel antes de empezar.

  • Toma capturas de pantalla del diseño de tu tablero antes de realizar cambios. Si no te gusta tu nuevo diseño, tienes un registro del anterior.


Compartiendo tu dashboard con las partes interesadas.


Una vez que tu dashboard esté construido y muestre todos los datos que necesitas, es hora de pasarlo a los demás. Para hacerlo, usa la pestaña para compartir en la parte inferior de una página completa.

El poder de los dashboards está en su flexibilidad, incluso después de haberlos construido. Más de una persona puede trabajar en un tablero al mismo tiempo. Eso es útil para los gerentes de proyecto y sus equipos que construyen uno de manera colectiva.


Hay dos niveles de uso compartido en los paneles: administradores y espectadores.

El administrador puede agregar, eliminar y editar widgets y el diseño del tablero. Los espectadores, pueden ver todo el contenido en un dashboard, pero no pueden editarlo ni compartirlo con nadie más. Sin embargo, a diferencia de los informes, los espectadores no requieren acceso a las hojas para ver su información en los tableros, lo que garantiza una manera fácil de resaltar los datos críticos de las hojas y los informes para su audiencia sin mostrarles todo lo que hay detrás.

Si tú y tu equipo ya cuentan con un dashboard que funciona adecuadamente, puedes crear una plantilla a partir del mismo y usarla en otros lugares.

Copia un tablero seleccionando y guárdalo como nuevo para crear una nueva plantilla que tu o tus compañeros de trabajo y clientes puedan reutilizar. También, puedes editar todos los widgets para extraerlos de nuevos informes y hojas. Los enlaces del panel se actualizarán automáticamente cuando alguien duplique un espacio de trabajo.


Tips:

  1. Haz que los empleados se acostumbren a agregar filas de encabezado a sus hojas si planean acumular la información debajo de ellas.

  2. Tómate el tiempo para brindar capacitación a los empleados que trabajan en las hojas de las que se extraerán sus dashboards.

  3. Puedes arrastrar un tablero entre carpetas y espacios de trabajo para compartirlo con un grupo de personas.

Con estas prácticas recomendadas, esperamos que descubras que los dashboards son una herramienta tan versátil y útil como nosotros. Si quieres aprender más sobre tableros, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, contáctanos en info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.


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