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  • Jaime Gómez

Maximiza tu portafolio de proyectos con Smartsheet Control Center


Control Center es una aplicación premium de Smartsheet que tiene como principal objetivo llevar a otro nivel la administración de tus portafolio de proyectos con Smartsheet. Control Center logra que los equipos de trabajo sean mucho más ágiles; por ejemplo, que no tengan que preocuparse por hacer múltiples tareas cada vez que inicia un proyecto, particularmente ajustes manuales a hojas y tableros. De una forma fácil e intuitiva, Control Center se encargará automáticamente de hacer todas esas tareas monótonas.


Si eres un gerente de proyecto que gestiona un portafolio de proyectos con Smartsheet, y quieres ahorrar tiempo, tener mayor automatización, visibilidad y trazabilidad de cada uno de tus proyectos en tiempo real, los siguientes puntos son las áreas fuertes de Control Center y te van a interesar:


1. Estandariza tus proyectos y ahorra tiempo en la implementación


La clave del trabajo exitoso con Control Center consiste en definir y preparar las plantillas de todos los elementos esenciales que debe contener cada proyecto. Al dar de alta un nuevo proyecto con un solo clic, Control Center genera automáticamente la copia de todos los componentes necesarios: hojas, reportes y tableros gráficos preestablecidos, incluyendo en ellos los datos únicos de ese proyecto. Con esto dejas que Control Center se encargue de todo el trabajo manual y repetitivo, y tu equipo de trabajo ya tenga en minutos todos los elementos de Smartsheet listos para comenzar a trabajar rápidamente y de manera correcta.



2. Obtén mayor control en cada uno de tus proyectos


Control Center desde su interfaz tendrá un registro de todos aquellos proyectos que fueron dados de alta, guardando su fecha y la persona que lo implementó. Además puedes integrar flujos de aprobación de nuevos proyectos para lograr mayor coherencia, control y priorización de tu trabajo. Control Center incluso te puede sugerir nuevos proyectos y traer cierta información que especifiques desde antes, como el presupuesto, las fechas de inicio planeadas o el jefe de proyecto, entre otros datos que tú consideres indispensables para comenzar el proyecto.


3. Genera automáticamente los indicadores de tu portafolio


Otra de las grandes ventajas de Control Center es que generará automáticamente el enlace con los datos vitales de tu proyecto a nivel de portafolio. Con esto se actualizarán en tiempo real todos los indicadores clave, informes y gráficas de los tableros del portafolio sin trabajo adicional conforme el proyecto vaya avanzando. El contar con un tablero para todo tu portafolio de proyectos siempre actualizado en tiempo real será una tarea sencilla para que siempre estés al tanto del avance de los proyectos y puedas tomar mejores decisiones estratégicas.


4. Realiza cambios y actualizaciones globales en tu portafolio


Realizar una actualización en los planes de trabajo o en el tablero del proyecto se vuelve un proceso engorroso, en el que se pierde mucho tiempo y las probabilidades de error son altas. Esto sucede ya que las actualizaciones se deben realizar individualmente en cada proyecto. Con Control Center puedes realizar múltiples actualizaciones en todos los componentes del proyecto (hojas, reportes, tableros), desde agregar una columna nueva, realizar una actualización de criterios de reporte, hasta modificar un widget en el tablero. De esta manera puedes actualizar fácilmente las plantillas de proyectos y colocar estos cambios tanto en los proyectos nuevos como en los ya existentes, sin importar la cantidad de proyectos que tengas.


5. Archiva proyectos suspendidos y terminados


Una vez que el proyecto esté terminado o cancelado, Control Center nos permitirá establecer reglas para archivar automáticamente estos proyectos, deshabilitar las alertas y notificaciones, y eliminar información de estos proyectos de reportes y tableros de proyectos activos. Así podremos gestionar de forma ordenada la etapa de cierre del proyecto, siempre guardando el detalle de los proyectos pasados para futuras referencias y lecciones aprendidas.


Por todas estas herramientas de automatización y los beneficios que brinda, Control Center se ha vuelto en una de las aplicaciones de Smartsheet más reconocidas e indispensables para el trabajo diario con un portafolio de proyectos. ¿Quieres conocer más de Control Center, o inclusive programar una demo para que veas esta herramienta en acción? ¡Visita nuestra página web www.systec.com.mx/smartsheet-control-center o escríbenos a info@systec.com.mx!


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