Haz más eficientes tus procesos mediante el centro de plantillas de monday.com
- Orkesta
- 18 jun
- 3 Min. de lectura
La organización y la estandarización son piezas clave para obtener mejores resultados en nuestras operaciones, al reducir el riesgo de cometer errores y evitar el trabajo repetitivo y redundante. Dentro de monday.com, una de las herramientas más poderosas para eficientar nuestro trabajo es el centro de plantillas, cuyas últimas actualizaciones lo hacen más amigable y poderoso al momento de crear nuestras plantillas personalizadas.
¿Qué son las plantillas en monday.com?
Dentro de la plataforma tenemos una serie de opciones de plantillas diseñadas para adaptarse a múltiples tipos de necesidades, desde áreas comerciales hasta TI y operaciones. Estas plantillas pueden incluir desde un solo tablero hasta flujos completos de trabajo con múltiples tableros, paneles y documentos conectados entre sí.
Una vez que decidimos usar alguna de estas plantillas, podemos hacer las modificaciones que deseemos para personalizarla aún más y asegurarnos de que se ajusta a las necesidades de nuestro equipo. Ahora bien, si hemos identificado que usualmente realizamos ciertos cambios o empleamos estructuras y columnas determinadas, es posible que la mejor ruta sea crear nuestras propias plantillas basadas en nuestros flujos específicos de trabajo.
¿Cómo crear nuestras propias plantillas?
Dentro de monday.com, podemos convertir cualquiera de nuestros tableros, workdocs o dashboards en plantillas personales, que podemos usar para estandarizar fácilmente nuestros flujos de trabajo. Asimismo, podemos compartirlas con nuestros equipos de trabajo, de tal suerte que estas plantillas puedan usarse a nivel organizacional.
Este proceso es muy sencillo. El primer paso es buscar los tres puntos en la barra del nombre de nuestro tablero en la barra de menús del lado izquierdo de la interfaz de monday. Ahí, podemos seleccionar la opción “Guardar como plantilla”.
Nota: Para que podamos guardar un tablero como plantilla, este debe ser público o privado, pero no puede ser compartible. De ser el caso, tendríamos que cambiar el tipo de tablero o duplicarlo y cambiar los permisos de esa copia.
Una vez que demos click en esta opción, se nos mostrarán dos opciones: “Mover el origen”, o “Duplicar el origen". La opción pre-seleccionada es la de “Mover el origen”, lo que hace que nuestro tablero, ahora convertido en plantilla, pase al centro de plantillas, desapareciendo del espacio de trabajo donde se encontraba en nuestro ambiente.
Si, por el contrario, elegimos la opción de “Duplicar el origen”, se creará una copia de nuestro tablero en el centro de plantillas, pero el tablero que estemos usando se mantendrá en el lugar donde se encuentre dentro de nuestro ambiente. Es importante mencionar que independientemente de la opción que escojamos, nuestra plantilla se hallará en el centro de plantillas de monday, y si deseamos realizar cambios en ella, tendremos que hacerlo desde el nuevo Editor de plantillas de monday.
¿Cómo usar y editar las plantillas?
Hay varias maneras de acceder al Centro de Plantillas, con el fin de usar las plantillas que ya hayamos creado, o de editarlas con el fin de mejorarlas o adaptarlas a nuevos cambios en nuestros procesos. Por ejemplo, podemos dar click en el botón azul en el menú de la izquierda, a un lado del nombre de nuestro espacio de trabajo:
Alternativamente, podemos abrir la sección de productos de monday, que se halla en la esquina superior derecha, a un lado del ícono de nuestro ambiente. En ambos casos, accederemos al centro de plantillas de monday, donde podemos acceder a todas las opciones de plantilla que ofrece la plataforma, incluyendo aquellas que hayamos creado dentro de nuestro ambiente.
Una vez en el centro de plantillas, podemos navegar a la pestaña de “Creados por mí”, para ver sólo nuestras creaciones. Una vez identificada la plantilla con la que queramos trabajar, podemos dar click al botón de “Editar en pestaña nueva”. Haciendo esto, accederemos al editor de plantillas, desde donde podremos hacer toda una serie de cambios que incluyen añadir otros componentes a nuestra plantilla.
Todos los cambios que realicemos dentro de este editor deberán ser publicados con el uso del botón que se ubica en la esquina superior derecha de la pantalla. Una vez realizado esto, cada vez que usemos esta plantilla, se creará con últimos cambios publicados.
El nuevo sistema de plantillas nos permite evitar confusiones en torno a si un tablero es una plantilla dentro de nuestro ambiente. Asimismo, centraliza su gestión, para que no tengamos que buscar alguna plantilla dentro de carpetas y espacios de trabajo si queremos realizar algún cambio o ajuste. De esta forma, las iniciativas de estandarización se vuelven más sencillas de implementar, y la gobernanza de nuestros procesos, más eficiente.
Si deseas mantenerte al día sobre las tendencias de monday y los beneficios que puede aportar a ti, a tu equipo y a tu negocio, visita nuestro sitio web en orkesta o contáctanos en info@orkesta.net para recibir atención personalizada.
