La gestión de cambios te permite evitar modificaciones que no contribuyan al objetivo del proyecto o que estén fuera del alcance contratado.
Una forma efectiva de gestionar de manera ordenada este proceso es mediante la creación de un flujo de trabajo en monday.com.
Antes de comenzar, es fundamental tener en cuenta los siguientes puntos clave:
1. Identifica a la persona responsable de autorizar los cambios.
2. Establece desde el inicio del proyecto el proceso de solicitud y aprobación que serán utilizados en caso de presentarse algún cambio.
3. Define cómo se comunicarán y notificará a todos los involucrados los cambios aprobados.
Una vez que hayas determinado los puntos anteriores, estarás preparado/a para crear tu flujo. En este paso, puedes aprovechar las diversas funciones que monday.com tiene disponibles para ti:
- Genera una solicitud de cambio: Para lograrlo, puedes emplear un formulario que inicie el proceso e incluya la información relevante, como el nombre del cambio, su categoría y causa, la fecha en que se solicita la modificación y una breve descripción del mismo, entre otros aspectos a considerar.
- Analiza el impacto: Una función útil para evaluar si la modificación que estás a punto de realizar afecta al proyecto en términos de costo, fechas, alcance o recursos involucrados, es generar columnas con listas desplegables que permitan ingresar los atributos del cambio de manera precisa.
Es importante que el responsable del proyecto o de la actividad afectada realice este análisis, lo cual se facilita mediante las automatizaciones proporcionadas por monday.com al momento de su registro.
- Aprueba: Antes de aceptar y aplicar la modificación al proyecto, es necesario obtener la aprobación del sponsor o director del proyecto. Esta aprobación puede ser activada mediante una notificación enviada al sponsor, lo cual permite avanzar con el proceso una vez recibida.
- Documenta el cambio: Una vez que el cambio haya sido aprobado, es importante dejar un registro de la modificación que se realizará. Puedes utilizar la columna de archivos para subir cualquier evidencia documental y colaborar en torno a ella. Esto facilitará la documentación y seguimiento del cambio a lo largo del proceso.
- Informa. No importa si el cambio ha sido aprobado o no, es importante informar sobre el resultado a las personas implicadas en la solicitud:
En caso de no aprobarse, el director del proyecto deberá comunicar al solicitante el resultado y los motivos de la no aceptación. Proporcionar esta información es importante para notificar al solicitante que su solicitud ha sido analizada y para evitar que siga intentando implementar el cambio de manera inadecuada.
Una vez que un cambio ha sido oficialmente aprobado y aplicado en la planificación del proyecto, es crucial informar al equipo del proyecto sobre el cambio y los efectos que ha tenido. Además, es importante notificar al solicitante sobre la aprobación del cambio.
La información del cambio se puede integrar en el tablero de control de tu proyecto, de manera que forme parte de los indicadores clave de rendimiento (KPI) que se están monitoreando.
En conclusión, la gestión efectiva de cambios a través de monday.com permite mantener el enfoque en el objetivo del proyecto y evitar desviaciones. La integración, automatización y comunicación abierta se combinan para agilizar el proceso, garantizando una mejor colaboración entre todos los participantes.
La plataforma ofrece una solución integral para solicitar, evaluar y documentar los cambios, asegurando una comunicación clara y un seguimiento efectivo. Al final del día, monday.com te ayuda a maximizar la eficiencia y alcanzar el éxito en tus proyectos.
Ahora que ya conoces parte de las funcionalidades de monday.com en la gestión de cambios, te invitamos a explorar más sobre la plataforma visitando nuestro sitio web https://www.orkesta.net/monday-construction o bien, escribiéndonos a info@systec-construction.com para brindarte atención personalizada.
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