Dos formas de controlar el tiempo para la planificación de un proyecto con monday.com
- Orkesta
- 16 abr
- 3 Min. de lectura
¿Alguna vez te has enfrentado a la incertidumbre de que tu proyecto se extienda más allá del plazo previsto, a pesar de una planificación detallada? Este fenómeno es más común de lo que parece. Aunque tengamos una línea de tiempo definida, la ejecución rara vez se ajusta perfectamente a la planificación inicial.
El diseño de una línea de tiempo precisa es esencial para cualquier proyecto, pero no debe basarse únicamente en estimaciones. Debe fundamentarse en datos concretos que reflejen la realidad del esfuerzo requerido para cada fase del proyecto. Aquí es donde herramientas como monday.com juegan un papel crucial, al proporcionar información detallada que puede transformar una planificación subjetiva en una estrategia basada en evidencia.
Si trabajas en proyectos recurrentes, es posible aprovechar la experiencia acumulada para realizar estimaciones más precisas, basadas en el historial de tareas previas. Este enfoque no solo optimiza la planificación, sino que también facilita la identificación de patrones y la mejora continua.
En este artículo exploraremos dos métodos efectivos para registrar y analizar el manejo del tiempo en tus proyectos. Estos no solo son útiles durante la ejecución, sino que, aplicados de manera sistemática, pueden ofrecer lecciones clave que impacten positivamente la planificación de futuros proyectos, incluso aquellos que, aunque similares, presenten diferencias sustanciales.
Al capturar y reportar datos en tiempo real, podemos garantizar que la información esté lo más cerca posible de la realidad, lo que se traduce en decisiones más informadas y estrategias más ajustadas a las necesidades del proyecto.
Columna de seguimiento del tiempo
La columna de seguimiento de tiempo, como su nombre indica, nos permite registrar el tiempo invertido en la realización de una tarea. Esta herramienta es útil tanto para medir sesiones breves como para períodos más largos, como días o semanas. Sin embargo, la mejor práctica es utilizarla para períodos más cortos, como horas o incluso minutos.
Dependiendo de la configuración, es posible permitir que los usuarios añadan sesiones manualmente, lo que permite registrar el tiempo empleado en cualquier momento. Alternativamente, se puede configurar un flujo de automatización que active y pause el temporizador de manera automática, en función del estado de la tarea.
Al utilizar esta columna en conjunto con el widget correspondiente, es posible desglosar el tiempo invertido a lo largo del proyecto y, dependiendo de la estructura del tablero, también por cada tarea individual.
Esta información resulta valiosa para realizar estimaciones más precisas sobre tareas similares en futuros procesos. Además, al poder visualizar los datos por semana, mes o año, se facilita la identificación de periodos con mayores cargas de trabajo o posibles cuellos de botella.
Registro de discrepancias entre los plazos de tiempo planeados y reales
Con las columnas de Fecha o Cronograma en monday.com, es posible establecer plazos específicos para la finalización de cada tarea. Sin embargo, estas fechas no siempre se cumplen, debido a múltiples factores que varían según el contexto del proyecto.
Cuando observamos un patrón constante de retrasos o, por el contrario, una tendencia a finalizar tareas antes del plazo establecido, podemos estar frente a una subestimación o, en menor medida, una sobreestimación del esfuerzo requerido para determinadas tareas.
Actualmente, monday permite vincular un plazo con una columna de Estado y otra de Persona asignada, lo que facilita la visualización del cumplimiento de los tiempos programados.
Adicionalmente, podemos configurar una columna de fórmula que calcule la diferencia entre la fecha de entrega y la fecha real de finalización. Un valor negativo indicará retraso, mientras que uno positivo señalará que la tarea se completó antes del plazo.
Si definimos un resumen como promedio de estos valores, obtendremos una visión general del desempeño temporal del proyecto: si las tareas tienden a cumplirse dentro del margen previsto, adelantadas o con demoras sistemáticas.
Dependiendo del tipo de proyectos o procesos que gestione una organización, distintos tipos de información pueden ser estratégicos para mejorar la planificación futura. Esta recopilación de datos también contribuye a construir un acervo organizacional valioso, que integre aprendizajes provenientes de distintos departamentos y proyectos.
Contar con una plataforma colaborativa e integrada como monday.com facilita esta consolidación de conocimiento, permitiendo centralizar la información, identificar patrones y fortalecer la toma de decisiones basada en evidencia.
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