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  • Carlos Cruz

Colaboración segura en Smartsheet: registro de cambios y respaldo de datos


Una de las principales ventajas de Smartsheet y fuerte beneficio ante otras herramientas de la competencia, es su funcionalidad colaborativa. El hecho de que varios colaboradores estén trabajando al mismo tiempo en una misma hoja, viendo los cambios y actualizaciones en tiempo real, es invaluable.

Sin embargo, mayor colaboración viene acompañada con mayor riesgo. Es por eso que Smartsheet cuenta una serie de mecanismos y herramientas que nos permiten un alto grado de seguridad en nuestra información, así como un fácil rastreo de todos los cambios que sufren nuestras hojas en el día a día del trabajo. Vamos a conocer dichas funcionalidades:


1. Registro de actividades

El registro de actividad de Smartsheet es una bitácora que almacena absolutamente todos los cambios, visualizaciones y modificaciones que sufre la hoja desde el momento que se crea. Cabe mencionar que el registro de actividad es inalterable y no se puede desactivar.

En esta bitácora podemos aplicar diferentes filtros para buscar los registros de algún tipo de acción específica, en un intervalo de tiempo e inclusive realizados por un cierto usuario.


2. Historial de la celda

Si queremos tener un control más exacto de algún movimiento en específico de la hoja, cada una de las celdas en Smartsheet va a recordar cuáles son los valores que ha tenido en el pasado, quién fue la persona que estableció dicho valor, e inclusive cuándo fue la fecha en la que se modificó ese valor. El historial de la celda es completamente automático y tampoco se puede modificar.

3. Exportación automatizada de hojas y reportes

Otro elemento importante de seguridad en Smartsheet es la posibilidad de exportar la información a formato PDF o Microsoft Excel, para poder tener siempre un respaldo de nuestros datos en el ordenador.

Dicha exportación llegará directamente a nuestro correo electrónico o a algún email que designemos con la periodicidad requerida; por ejemplo, todos los lunes a las 9:00 a.m. o inclusive todos los días 15 y 30 del mes. No obstante, recuerda que siempre existe la posibilidad de descargar la información en un momento dado.


4. Copia de seguridad periódica de un espacio de trabajo

Otra de las opciones que nos va a proporcionar Smartsheet como método para resguardar nuestros datos es la creación de copias de seguridad de un espacio de trabajo completo. Con esto Smartsheet nos va a enviar por medio de correo electrónico un archivo de tipo ZIP donde vendrán las hojas en formato de Microsoft Excel, así como todos los adjuntos que se encuentren en las hojas. Esto es equivalente a una copia de seguridad de una gran cantidad de información a la vez.

Por otro lado, Smartsheet nos otorga también la posibilidad de hacer que estas copias de seguridad se realicen con la periodicidad que nosotros programemos.


5. Informe de uso compartido

Por último, si quieres un informe de usuarios que tienen acceso al espacio de trabajo o de los diferentes elementos que lo componen, podemos seleccionar la opción Descargar informe de uso compartido. Con esta herramienta Smartsheet nos enviará por correo electrónico un archivo ZIP con dos informes en Excel que detallarán: quiénes son las personas que han sido compartidas al espacio de trabajo, cuándo fue la última vez que modificaron un elemento, cuál fue el nivel de permiso que se le otorgó, entre otros datos.

Dicho informe permitirá tener un control más preciso de las personas que acceden a nuestra información de Smartsheet, con el fin de asegurarnos de que los únicos que accedan sean los colaboradores destinados a ello.



Con estas 5 herramientas que Smartsheet pone a disposición de sus usuarios podemos tener la confianza de que nuestra información se encuentre segura y que solo los colaboradores asignados interactúan con nuestros datos. De esta manera trabajar con Smartsheet no solo es una experiencia colaborativa sin igual, sino que también segura.

Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios de Smartsheet, soporte y consultoría que podemos brindarte.


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