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  • César Flores

Cómo aprovechar al máximo los formularios de Smartsheet


Una de las principales bondades de Smartsheet sin duda son los formularios ya que agilizan la recolección de datos y ayudan a mantener organizada la información en una sola hoja. Independientemente de tu área de trabajo puedes usar los formularios de Smartsheet para una amplia variedad de propósitos gracias a sus múltiples beneficios. Aquí te presentamos qué debes de considerar para poder lograr formularios exitosos:



Diseña y personaliza tu formulario

Realizar pequeños ajustes en la edición puede contribuir en gran medida a que tu formulario sea más sencillo de completar para las partes interesadas. Por esto Smartsheet hace que el proceso de creación y modificación de los formularios sea bastante simple y amigable para cualquier usuario.


Este proceso se realiza dentro del generador de formularios. Aquí es donde puedes usar la capacidad de arrastrar y soltar (“drag & drop”) para agregar, eliminar o reordenar los campos que vas a mostrar en el formulario. También puedes establecer valores predeterminados, agregar instrucciones y determinar campos obligatorios.



Haz preguntas correctas y valida las respuestas

Para recopilar datos completos y precisos a través de tus formularios debes hacer las preguntas correctas a las personas adecuadas, y Smartsheet proporciona las herramientas para hacerlo. Puedes controlar qué campos verá alguien al completar cada pregunta con lógica condicional, la cual te permite mostrar campos e incluso presentar diferentes secciones y encabezados en función de las respuestas anteriores.

Además, con la nueva funcionalidad de validación de campos basada en caracteres y patrones, puedes lograr una recopilación de datos coherentes y sin errores. Esta función ayuda a confirmar que los datos ingresados al formulario coincidan con el formato requerido: número de teléfono, correo electrónico, número o porcentaje. Si se presenta algún error, el usuario será notificado inmediatamente y deberá corregir la falla para poder remitir sus respuestas.


Actúa con mayor rapidez

Una vez que esté listo tu formulario, asegúrate de que tus colegas, clientes y otras partes interesadas puedan acceder fácilmente a él mediante una liga URL única. También puedes enviar el formulario por correo electrónico directamente desde Smartsheet o incrustarlo en un panel o página web.


Finalmente, Smartsheet ofrece numerosas formas de incorporar las entradas de formularios en soluciones más amplias que te ayudarán a impulsar tu trabajo. Por ejemplo, tu equipo puede ahorrar tiempo y actuar más rápido cuando utiliza las entradas nuevas del formulario para activar flujos de trabajo automatizados. Con éstos, se pueden recibir notificaciones cada vez que llegue una nueva entrada; solicitar seguimiento o aprobación, así como mover o copiar filas a otras hojas.


10 consideraciones para el uso exitoso de formulario:

  1. Agrega instrucciones al formulario y texto de ayuda a cualquier campo que pueda causar confusión.

  2. Las nuevas entradas de formularios siempre crearán nuevas filas. Si deseas darle a alguien la posibilidad de editar una fila existente, lo que debes hacer es enviar una solicitud de actualización.

  3. Habilita Captcha para mayor seguridad y permite que el usuario reciba una copia de sus respuestas para mayor transparencia.

  4. Se requiere una licencia de Smartsheet y tener permisos de propietario o administrador de la hoja para crear y editar formularios. Sin embargo, cualquiera que tenga acceso al formulario - inclusive sin licencia - puede completarlo.

  5. La liga URL del formulario es dinámica. Incluso si editas el formulario, el enlace seguirá siendo el mismo. Los cambios que realices aparecerán en el formulario en cuanto los guardes.

  6. En Smartsheet tú decides lo que debe de suceder cuando se contesta un formulario; por ejemplo: mostrar una respuesta automática, direccionar a una página web o volver a cargar inmediatamente el formulario para una nueva entrada.

  7. Puedes crear diversos formularios por hoja para recopilar información distinta o mostrar un formato diferente a distintas personas.

  8. Si necesitas saber quién ingresó una entrada, puedes configurar tu formulario para que se requiera iniciar sesión en Smartsheet (usuarios con y sin licencia dados de alta en la cuenta). En la columna automática de “Creado por” estará capturado el correo del usuario correspondiente.

  9. Usa el campo de archivos adjuntos que permite a los usuarios enviar documentos, imágenes, videos, presentaciones etc. con su respuesta del formulario.

  10. Si tienes configuradas fórmulas de celda o fórmulas de columna en tu hoja principal, estas se aplicarán automáticamente a las nuevas filas que se agreguen a tu hoja con cada entrada nueva.


Uno de los principales beneficios de los formularios es poder recopilar información de cualquier persona, en cualquier momento y lugar. Ten en cuenta que los formularios con preguntas relevantes hacen que la persona que lo conteste esté más interesada en brindar respuestas completas y precisas. Con los formularios de Smartsheet podrás crear e implementar rápidamente soluciones que optimicen la forma en que recolectas y actúas sobre la información.


Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.


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