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Ahorra una hora al día automatizando acciones con Smartsheet

Actualizado: 26 may



Todo el mundo ha escuchado el dicho: “si tan solo tuviera una hora más en el día”. Aquellos de nosotros con vidas plenas conocemos el valor de una hora y siempre estamos buscando formas de aprovechar al máximo nuestro tiempo. Configurando acciones automatizadas de Smartsheet lograrás tener esa hora que tanto deseas.



Un proceso manual me mantiene despierto por la noche


Renunciamos al tiempo en familia, la cena, los eventos deportivos para niños, la clase de spinning o incluso una noche relajante, para asegurarnos de que los procesos de trabajo se desarrollen sin problemas.


Yo administro un equipo de ingeniería de ventas y es responsabilidad de mi equipo brindar soporte técnico a cualquier representante de ventas que solicite asistencia. Desde preguntas y respuestas básicas sobre productos hasta pruebas de concepto complejas, los representantes de ventas pueden solicitar ayuda a mi equipo y la recibirán si cumplen con los requisitos mínimos. En el momento de mi vuelo nocturno, nuestro proceso de solicitud se parecía a esto:


1. Un representante de ventas solicita soporte de ingeniería de ventas en sus oportunidades a través de un formulario.


2. Smartsheet recopila los datos del formulario de solicitud en la cola de tareas pendientes de ingeniería de ventas.


3. El gerente de ingeniería de ventas revisa la solicitud para asegurar su validez, teniendo en cuenta lo siguiente:

  • ¿La información proporcionada es precisa y completa?

  • ¿Está actualizado el acuerdo?

  • ¿La solicitud cumple con los requisitos de umbral mínimo?


4. El gerente de ingeniería de ventas confirma cuánto tiempo ha estado el representante en la empresa (brindamos soporte adicional para los representantes más nuevos que aún están en capacitación).


5. Si falta alguna información, el gerente de ingeniería de ventas se comunica con el gerente de ventas y el representante de ventas a través de mensajería instantánea, correo electrónico o una llamada telefónica para analizar qué falta.


6. El gerente de ingeniería de ventas recibe respuestas esporádicamente a lo largo del día y las ingresa manualmente en la hoja.


7. Una vez ingresados ​​los datos, la solicitud está completa y el gerente de ingeniería de ventas está listo para asignar recursos.


Debido al volumen de solicitudes de un equipo de más de 100 representantes de ventas, el tiempo que dediqué a administrar este proceso fue de más de una hora por día, sin mencionar el tiempo que le quité a mi equipo en las reuniones de pie para evaluar el proceso según fuera necesario.



Una visión aerotransportada para automatizar


Esa noche en el avión, a 40,000 pies en el aire, me di cuenta de que Smartsheet no solo podía administrar este proceso en mi nombre, sino que podía hacerlo de manera más eficiente que yo.


¿Cómo? Podría automatizar nuestro proceso para garantizar que tuviéramos la información necesaria de nuestro equipo de ventas y reaccionar más rápidamente a las solicitudes. Las acciones automatizadas de Smartsheet facilitan la automatización de notificaciones, solicitudes de actualización y solicitudes de aprobación, sin una sola línea de código, fórmulas complejas o ayuda del área de TI.


Entonces, en 5 minutos, en pleno vuelo, configuré las siguientes reglas en la hoja:


  • Envía una notificación automática: si el monto de la oportunidad refleja $0, notifica al representante (de la columna de la lista de contactos) que recibirá un recurso asignado solo una vez que haya actualizado la oportunidad con un valor en dólares.


  • Envía una solicitud de aprobación automatizada: si la solicitud se encuentra por debajo de nuestro umbral de soporte mínimo, envía una solicitud de aprobación al gerente del representante de ventas (desde la columna de la lista de contactos) para aprobar/desaprobar una excepción de soporte.


  • Envía una solicitud de actualización automatizada: si a la solicitud le faltan campos contextuales que describan lo que necesitan, envía una solicitud de actualización al representante de ventas (columna de la lista de contactos) para solicitar información adicional.


  • Establece reglas condicionales para acciones automatizadas: si el representante de ventas tiene menos de 2 meses de permanencia en la empresa (aún en capacitación), ignora lo anterior y acepte todas las solicitudes.


Nuestro nuevo proceso automatizado



Las cuatro acciones anteriores básicamente eliminaron todo mi esfuerzo antes de asignar mis recursos a las oportunidades. El nuevo proceso ahora funciona de la siguiente manera:


  • Un representante de ventas solicita soporte de ingeniería de ventas en sus oportunidades de ventas.

  • Smartsheet extrae la solicitud a la cola de trabajos pendientes de asignación.

  • Smartsheet verifica automáticamente para ver que:

  1. La información de la solicitud está completa

  2. El trato es actual

  3. La solicitud cumple con los requisitos de los umbrales mínimos

  • Smartsheet confirma la permanencia del representante para las excepciones de los aprendices.

  • Si falta alguna información, Smartsheet se comunica con el gerente de ventas o el representante de ventas para obtener una excepción de aprobación o información adicional.

  • Smartsheet vuelve a llenar las respuestas en la hoja automáticamente.

  • Ya está todo listo para asignar recursos.


Dediqué unos cinco minutos a configurar las acciones automatizadas que implementé para que este proceso se ejecutará por sí solo. Con Smartsheet realizando las tareas anteriores en mi nombre, ahorro una hora de esfuerzo manual todos los días.


¿Qué puede hacer la automatización por ti?


¿Cuánto tiempo pasas enviando correos electrónicos, llamando o chateando con tus clientes, empleados y compañeros de trabajo? ¿Cuántos pasos administrativos manejas a diario que podrían automatizarse? La recopilación de datos, la solicitud de actualizaciones, la solicitud de aprobaciones y la notificación a las partes interesadas se pueden automatizar con Smartsheet, por lo que espero que tengas una idea de lo que harás con la hora extra.



Si quieres aprender a automatizar tus actividades y empezar a ahorrar tiempo, visítanos en www.systec.com.mx/smartsheet o bien, contáctanos en info@systec.com.mx para resolver tus dudas y brindarte atención personalizada sobre Smartsheet.


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